電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理初探

馬曉寧

【摘 ?要】電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目關(guān)系到國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，綜合國力的提升，其項(xiàng)目檔案真實(shí)、完整的記錄工程建設(shè)的過程以及工程項(xiàng)目成果。工程項(xiàng)目檔案是評(píng)價(jià)工程質(zhì)量的根據(jù)，是項(xiàng)目完成交付使用的必要條件，也是項(xiàng)目投入使用后解決所有可能涉及的問題的依據(jù)。因此，工程項(xiàng)目檔案管理者應(yīng)加強(qiáng)檔案管理力度，針對(duì)不同工程檔案合理分析并實(shí)施有效地檔案管理方法。

【關(guān)鍵詞】電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目;檔案管理;規(guī)范化

1存在問題

近年來，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理具有業(yè)務(wù)范圍廣、業(yè)務(wù)鏈條長、參建單位多、監(jiān)督檢查難等特點(diǎn)，直接導(dǎo)致了工程建設(shè)中關(guān)鍵檔案不齊全、收集移交不及時(shí)、整理編目不規(guī)范等問題，究其原因如下：一是工作量大，管理環(huán)節(jié)多。隨著電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目管理水平的提升，建設(shè)工期越來越短，項(xiàng)目過程管理要求越來越高，項(xiàng)目管理環(huán)節(jié)越來越多，加之智能電網(wǎng)建設(shè)和特高壓工程建設(shè)中大量新技術(shù)、新產(chǎn)品、新工藝的運(yùn)用，需歸檔資料不斷增加，給工程檔案歸檔工作造成了較大難度。二是現(xiàn)有檔案管理模式滯后。國網(wǎng)電力部分檔案管理規(guī)章制度與工程項(xiàng)目管理相關(guān)規(guī)章制度部分條款有沖突，部分管理界面不夠清晰，監(jiān)督考核機(jī)制不夠嚴(yán)謹(jǐn)，檔案管理人員與工程管理人員的配合度較低，檔案人員“被動(dòng)接收”檔案的情況時(shí)有發(fā)生。

2電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理

2.1以檔案專業(yè)化管理為基礎(chǔ)

項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理要求在實(shí)現(xiàn)專業(yè)管理中做到管理的同步化、資料的標(biāo)準(zhǔn)化和操作的精細(xì)化。管理的同步化指的是檔案的管理要和電網(wǎng)工程的建設(shè)同步策劃和實(shí)施，其中包含資料收集的同步、質(zhì)量監(jiān)督檢查的同步、中間驗(yàn)收資料收集檢查的同步、竣工驗(yàn)收時(shí)的同步檢查等。資料的標(biāo)準(zhǔn)化指的是電網(wǎng)項(xiàng)目工程的資料歸檔范圍、文件材料內(nèi)容、工作表式、載體要求等必須嚴(yán)格按照國家、行業(yè)和當(dāng)?shù)仉娋W(wǎng)企業(yè)對(duì)于檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)要求劃定。操作的精細(xì)化指的是根據(jù)當(dāng)?shù)仉娏緳n案管理規(guī)范化指導(dǎo)文件，以及優(yōu)質(zhì)電網(wǎng)項(xiàng)目工程檢查標(biāo)準(zhǔn)等具體的標(biāo)準(zhǔn)和要求，在資料收集、整理、目錄編制、歸檔以及移交等環(huán)節(jié)中做到每一項(xiàng)工作的精細(xì)化操作。在工作流程方面也要規(guī)范，并加強(qiáng)檔案的專業(yè)管理控制能力，重點(diǎn)是做好工程前中后期的管理，包括項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、設(shè)備技術(shù)管理、竣工、系統(tǒng)試驗(yàn)和運(yùn)行管理資料方面的收集和歸檔工作，保證這些操作都符合規(guī)定要求?？傊?，電網(wǎng)項(xiàng)目檔案管理必須以檔案專業(yè)化管理為基礎(chǔ)，強(qiáng)化標(biāo)準(zhǔn)和制度的執(zhí)行，做好監(jiān)督和控制工作。保證歸檔文件資料全面真實(shí)，各種表式標(biāo)志和填寫符合規(guī)范性要求，能夠真實(shí)反映電網(wǎng)項(xiàng)目工程的實(shí)際情況。

2.2健全項(xiàng)目檔案制度，全程控制管理

要想保證檔案文件保持完整性和準(zhǔn)確性，需要系統(tǒng)提供堅(jiān)實(shí)有力的保障制度。比如成立一個(gè)檔案中心，將檔案文件都?xì)w檔到各項(xiàng)制度的考核當(dāng)中，將項(xiàng)目檔案也作為考核的標(biāo)準(zhǔn)，充分發(fā)揮這一行為的激勵(lì)機(jī)制作用，這是提高項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量的重要手段。對(duì)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行全面控制與監(jiān)督，近幾年企業(yè)建立了一些關(guān)于檔案管理的規(guī)章制度和獎(jiǎng)懲制度，可以積極發(fā)揮檔案的作用，提高對(duì)檔案管理的重視度;另外要加強(qiáng)項(xiàng)目檔案管理的培訓(xùn)，定期對(duì)相關(guān)人員組織培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)知識(shí)和技能。在每年的某一階段，公司的檔案項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與監(jiān)理單位一起，都要對(duì)相關(guān)檔案、文書和資料進(jìn)行管理，形成行之有效的檔案管理制度。2015年分別出臺(tái)了幾項(xiàng)文件，包括檔案歸檔規(guī)定，項(xiàng)目檔案竣工管理辦法和歸檔要求，2017年也相應(yīng)出臺(tái)了部分文件，用于規(guī)范檔案管理，包括考核標(biāo)準(zhǔn)和編制表，這些文件的出臺(tái)保障了公司中各部門的管理職能，使檔案管理有更清楚的保管規(guī)則，人員對(duì)檔案管理更加有章可循，各部門職責(zé)分明，檔案管理制度的建立也提高了檔案管理的效率。

2.3完善檔案資源體系建設(shè)

（1）收集和管理檔案。檔案是一種歷史活動(dòng)的原始記錄。工程建設(shè)公司每年都要產(chǎn)生很多檔案資料，內(nèi)容涉及文書、科技、工程建設(shè)項(xiàng)目等各種重要信息，這些信息忠實(shí)地記錄了立檔單位的發(fā)展歷史，對(duì)立檔單位的發(fā)展提供有利的借鑒。促進(jìn)檔案資源總量增加、質(zhì)量提高、結(jié)構(gòu)優(yōu)化。（2）完善各類檔案歸檔范圍。建立健全文件材料歸檔制度，制定或修訂企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限表，實(shí)現(xiàn)應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收。推動(dòng)并落實(shí)將歸檔工作納入各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)章制度和工作流程，從業(yè)務(wù)管理層面確?！罢l形成、誰收集、誰保管、誰歸檔”，實(shí)現(xiàn)檔案工作與業(yè)務(wù)管理同步推進(jìn)、共同提升。（3）加強(qiáng)重點(diǎn)領(lǐng)域歸檔工作。加強(qiáng)對(duì)重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、重大建設(shè)項(xiàng)目、重大科研項(xiàng)目，以及新領(lǐng)域、新專業(yè)、新機(jī)構(gòu)的建檔指導(dǎo)，做到應(yīng)建盡建，應(yīng)歸盡歸，應(yīng)收盡收，全面覆蓋。（4）完善檔案管理制度。結(jié)合國家和集團(tuán)公司有關(guān)檔案管理相關(guān)政策，對(duì)現(xiàn)有相關(guān)制度進(jìn)行不斷的完善。結(jié)合電子檔案管理的新形勢(shì)，本著合規(guī)、高效的原則，制定并完善與之相適應(yīng)的規(guī)章制度。

2.4重視檔案信息化建設(shè)，強(qiáng)化電子文件管理

信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，加快了檔案信息化建設(shè)步伐，國家已陸續(xù)出臺(tái)電子文件和電子檔案管理相關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)，電子文件歸檔所引起的系列問題正在逐步解決。電子文件的單軌制和雙軌制歸檔問題成為當(dāng)前國內(nèi)檔案界研究的熱點(diǎn)。2018年12月24日，國家檔案局發(fā)布第14號(hào)令《國家檔案局關(guān)于修改<電子公文歸檔管理暫行辦法>的決定》，將第七條修改為“符合國家有關(guān)規(guī)定要求的電子公文可以僅以電子形式歸檔。電子公文歸檔應(yīng)當(dāng)符合電子文件歸檔和電子檔案管理的要求”。這是國家層面首個(gè)規(guī)定電子文件可實(shí)行單套制的管理辦法。電子文件歸檔模式的轉(zhuǎn)變，勢(shì)必影響項(xiàng)目檔案管理工作的過程。如在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目采購管理的環(huán)節(jié)，隨著電子化招投標(biāo)和電子簽章技術(shù)的應(yīng)用，項(xiàng)目檔案中的合同、招投標(biāo)材料將以電子文件的形式存在于電子商務(wù)系統(tǒng)中，不再形成紙質(zhì)材料歸檔。在電子文件單軌制的總體趨勢(shì)下，工程項(xiàng)目的合同、招投標(biāo)檔案首當(dāng)其沖將成為單套制的試點(diǎn)。建設(shè)單位應(yīng)發(fā)揮主導(dǎo)作用，加強(qiáng)對(duì)電網(wǎng)各信息系統(tǒng)中電子文件的管理，通過捕獲環(huán)節(jié)進(jìn)行前端控制，建立電子文件形成、積累和移交機(jī)制，確保電子文件的安全。參建單位需積極配合開展項(xiàng)目電子文件收集和移交工作，逐步實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔與電子檔案接收規(guī)范化、常態(tài)化，提高檔案管理的工作效率。

2.5構(gòu)建檔案應(yīng)急管理機(jī)制模型

檔案應(yīng)急服務(wù)支撐是在突發(fā)事件中，檔案管理人員參與到應(yīng)急工作過程中，根據(jù)應(yīng)急搶險(xiǎn)現(xiàn)場情況、應(yīng)急服務(wù)人員需求，采取有針對(duì)性的檔案應(yīng)急服務(wù)方式，提供在線查詢利用、手持終端利用和實(shí)體檔案利用等。災(zāi)后總結(jié)輔助決策支撐是國網(wǎng)公司通過對(duì)突發(fā)事件災(zāi)后總結(jié)，建立和完善檔案應(yīng)急服務(wù)部門參與突發(fā)事件的案例庫、預(yù)案庫和方法庫等，形成程序化、規(guī)范化、自動(dòng)化的應(yīng)急輔助決策技術(shù)支持體系，為應(yīng)急服務(wù)部門應(yīng)對(duì)突發(fā)事件提供及時(shí)、有效的決策資料和決策建議。檔案信息資源保障可促進(jìn)國網(wǎng)公司所屬各單位提高增量檔案的歸檔意識(shí)，確保相關(guān)檔案歸檔資料的完整性和可用性。檔案應(yīng)急服務(wù)資源是高效處置的基礎(chǔ)，因此，在突發(fā)事件的處置過程中，國網(wǎng)公司應(yīng)加強(qiáng)對(duì)突發(fā)事件信息、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件處置過程中形成的文件材料、效果評(píng)估資料的收集整理。

3結(jié)束語

綜上，電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的規(guī)范化和精細(xì)化，關(guān)鍵是改變當(dāng)前管理理念，健全管理制度，結(jié)合實(shí)際采取合適的管理辦法，注重對(duì)每個(gè)管理細(xì)節(jié)的把關(guān)，注意利用現(xiàn)代信息技術(shù)。只有保證電網(wǎng)建設(shè)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，才能保證電網(wǎng)企業(yè)工作服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)而推動(dòng)電網(wǎng)檔案建設(shè)的發(fā)展，最終提高電網(wǎng)建設(shè)和管理的綜合水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]楊惜業(yè).廣西電網(wǎng)公司采購項(xiàng)目檔案規(guī)范化管理工作獲南網(wǎng)肯定[J].廣西電業(yè)，2015，09：13.

（作者單位：國網(wǎng)晉中供電公司）