電力工程物資采購(gòu)規(guī)范化管理研究

馮永春 薛鑫 周毅明

【摘 ?要】規(guī)范化流程管理是明確企業(yè)各部門職責(zé)，捋順各部門業(yè)務(wù)流程，提高企業(yè)各部門協(xié)作能力和管理效率，確保工作任務(wù)目標(biāo)完成的重要途徑。企業(yè)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)導(dǎo)入“規(guī)范化流程管理”，對(duì)于提高企業(yè)物資采購(gòu)管理水平，降低企業(yè)采購(gòu)成本支出，確保物資的及時(shí)供應(yīng)、安全供應(yīng)等方面都具有重要的作用。

【關(guān)鍵詞】電力工程;物資采購(gòu);規(guī)范化;管理

引言

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，人們的工作及生活對(duì)電力供應(yīng)的需求持續(xù)增長(zhǎng)，電力企業(yè)的數(shù)量和規(guī)模也在不斷擴(kuò)充，發(fā)電企業(yè)的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)都需要投入巨大的資金，如何能夠快捷地、規(guī)范地完成電力企業(yè)的物資采購(gòu)工作，同時(shí)又能夠滿足物資的采購(gòu)方式合理、質(zhì)量合格，本文就該問題進(jìn)行了研究。

1物資采購(gòu)規(guī)范化管理的目標(biāo)

電力工程物資采購(gòu)規(guī)范化管理是為了完成生產(chǎn)與銷售計(jì)劃，在確保質(zhì)量的情況下從供應(yīng)商那里以合適的價(jià)格、恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間，購(gòu)入一定數(shù)量的商品。電力企業(yè)在物資采購(gòu)規(guī)范化管理的過程中，需要不斷提高物資采購(gòu)管理的效率，以實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)規(guī)范化管理的目標(biāo)。電力企業(yè)要維持日常運(yùn)營(yíng)活動(dòng)，就需要一定的生產(chǎn)運(yùn)行設(shè)備材料，設(shè)備材料的質(zhì)量對(duì)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)有著重大影響。因此，選擇恰當(dāng)?shù)脑O(shè)備材料供應(yīng)商，確保設(shè)備材料來源的可靠性，是物資采購(gòu)規(guī)范化管理的首要目標(biāo)。電力企業(yè)的物資采購(gòu)管理人員應(yīng)當(dāng)在充分分析企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)需求的基礎(chǔ)上，合理地安排物資采購(gòu)數(shù)量與采購(gòu)時(shí)間，以確保企業(yè)的生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)不會(huì)受到設(shè)備材料短缺的影響，保證生產(chǎn)計(jì)劃連續(xù)進(jìn)行。合理的采購(gòu)時(shí)間能夠優(yōu)化庫存數(shù)量，從而降低企業(yè)庫存成本。另一方面，要確保電力工程的合理有序開展，就必須保證零部件或設(shè)備材料的質(zhì)量。設(shè)備材料質(zhì)量過差，會(huì)導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量下降，影響企業(yè)生產(chǎn)過程，阻礙企業(yè)長(zhǎng)期穩(wěn)健發(fā)展;所以應(yīng)選擇質(zhì)量達(dá)標(biāo)的設(shè)備材料，雖然在一定程度增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，但利于企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展。因此，確保設(shè)備材料質(zhì)量能夠滿足企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)需求，是電網(wǎng)運(yùn)營(yíng)企業(yè)物資采購(gòu)規(guī)范化管理的重要目標(biāo)。此外，確保設(shè)備材料價(jià)格的公平合理性，是降低物資采購(gòu)成本的關(guān)鍵。在采購(gòu)過程中，應(yīng)在保障供應(yīng)商的合理利潤(rùn)空間的同時(shí)降低物資采購(gòu)成本，既避免挫傷原材料供應(yīng)商的積極性，又利于物資采購(gòu)的持續(xù)高效開展。

2如何實(shí)施規(guī)范化流程管理

2.1做好資金預(yù)算的控制

采購(gòu)計(jì)劃是一項(xiàng)采購(gòu)任務(wù)的開始，采購(gòu)計(jì)劃的合理性、規(guī)范性影響到整個(gè)采購(gòu)過程，所以在提出采購(gòu)計(jì)劃時(shí)要嚴(yán)謹(jǐn)和慎重。物資采購(gòu)計(jì)劃按照不同企業(yè)的管理情況可以劃分為周計(jì)劃、月度計(jì)劃、季度計(jì)劃、年度計(jì)劃，等等。在提出采購(gòu)計(jì)劃前，需求部門要落實(shí)好資金預(yù)算，嚴(yán)禁在沒有資金預(yù)算的情況下提報(bào)采購(gòu)計(jì)劃，同時(shí)在提采購(gòu)計(jì)劃前要核實(shí)好預(yù)算金額，防止超出預(yù)算的情況發(fā)生。各電力企業(yè)要按照自身管理情況制定物資采購(gòu)計(jì)劃的提報(bào)和審批流程，需求部門提出物資采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要保證規(guī)格型號(hào)、技術(shù)要求等采購(gòu)要素正確和完整，提報(bào)的資料要經(jīng)過專業(yè)人員的斟酌和把關(guān)。通過對(duì)采購(gòu)計(jì)劃的合理性、規(guī)范性把關(guān)，加以對(duì)資金預(yù)算的有效控制，為之后的采購(gòu)工作順利進(jìn)行提供保證。

2.2供應(yīng)商規(guī)范化管理

對(duì)正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購(gòu)必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對(duì)考核的問題逐一評(píng)分，只有達(dá)到或超過評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。建立價(jià)格檔案和評(píng)價(jià)體系。企業(yè)采購(gòu)部門要對(duì)所有采購(gòu)材料建立價(jià)格檔案，對(duì)報(bào)價(jià)與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。原則上采購(gòu)的價(jià)格不能超過檔案中的價(jià)格水平，否則要作出詳細(xì)的說明。對(duì)于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，由公司有關(guān)部門組成價(jià)格評(píng)價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，來分析、評(píng)價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對(duì)歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。

2.3加強(qiáng)物資采購(gòu)人員隊(duì)伍建設(shè)

落實(shí)物資采購(gòu)人員的責(zé)任制，建立物資采購(gòu)的合理、合規(guī)、質(zhì)量、價(jià)格等績(jī)效指標(biāo)體系。加強(qiáng)對(duì)物資采購(gòu)人員的政策、法規(guī)、采購(gòu)技能的培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)能力和采購(gòu)工作水平，準(zhǔn)確地理解和掌握有關(guān)法律、法規(guī)和政策，對(duì)采購(gòu)工作流程和方法能夠熟練的應(yīng)用，防范無知性的違章，使每一次的采購(gòu)工作都能夠在合理、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的路徑上進(jìn)行。

2.4推進(jìn)采購(gòu)管理信息化建設(shè)。

信息化建設(shè)是采購(gòu)管理的趨勢(shì)，是實(shí)現(xiàn)采購(gòu)規(guī)范化管理的重要抓手。未來，應(yīng)全面推進(jìn)完善ERP物資采購(gòu)管理系統(tǒng)、物資采購(gòu)電子商務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，并根據(jù)采購(gòu)管理實(shí)際情況，設(shè)置相應(yīng)的部門和人員操作權(quán)限，充分利用信息化走勢(shì)提高企業(yè)采購(gòu)管理的效率，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理的信息化、規(guī)范化和高效化。與此同時(shí)，在日常工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各級(jí)采購(gòu)人員對(duì)于采購(gòu)管理系統(tǒng)操作和采購(gòu)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，建立起現(xiàn)代化、高水平的采購(gòu)信息化管理隊(duì)伍，全面提升企業(yè)采購(gòu)規(guī)范化流程管理的水平。

2.5物資采購(gòu)質(zhì)量規(guī)范化管理

物資質(zhì)量管理是電力企業(yè)物資采購(gòu)規(guī)范化管理的核心。電力企業(yè)物資采購(gòu)部門應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把控采購(gòu)物資的質(zhì)量關(guān)。在物資采購(gòu)質(zhì)量規(guī)范化管理中，首先要權(quán)責(zé)明確，各個(gè)部門各司其職。物資業(yè)務(wù)部主要負(fù)責(zé)采購(gòu)物資的驗(yàn)收管理工作，簽字確認(rèn)配送物資驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)驗(yàn)收不合格的采購(gòu)物資進(jìn)行后續(xù)處理。物資管理部門負(fù)責(zé)組織人員參與物資的到貨驗(yàn)收工作，填寫驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，收集整理采購(gòu)物資檔案，并及時(shí)地向主管部門反饋物資驗(yàn)收情況。其次，按類驗(yàn)收，實(shí)行采購(gòu)物資質(zhì)量分類管理。物資采購(gòu)驗(yàn)收可以分成三類：1）出廠驗(yàn)收或工廠檢驗(yàn)，根據(jù)合同規(guī)定在出廠前或工廠生產(chǎn)過程中對(duì)物資進(jìn)行檢驗(yàn)驗(yàn)收;2）到貨驗(yàn)收，在采購(gòu)物資達(dá)到企業(yè)后進(jìn)行驗(yàn)收，根據(jù)合同規(guī)定的時(shí)間開展此項(xiàng)工作，通常是物資配送到企業(yè)后的五個(gè)工作日內(nèi)開展現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收;3）質(zhì)保期滿驗(yàn)收，在物資采購(gòu)合同規(guī)定的物資質(zhì)保期即將結(jié)束時(shí)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于屬于企業(yè)監(jiān)造范圍的設(shè)備，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行出廠驗(yàn)收或工廠檢驗(yàn)。

2.6明確物資采購(gòu)項(xiàng)目全流程成本，控制總成本

研究降低物資采購(gòu)項(xiàng)目成本課題之前，首先應(yīng)該明確全流程成本，有效控制物資采購(gòu)各環(huán)節(jié)成本，從而縮減總成本。在這一過程中，不應(yīng)一味追求物資的低價(jià)，還應(yīng)綜合考慮質(zhì)量可靠、供貨及時(shí)、服務(wù)優(yōu)質(zhì)、貨源相對(duì)穩(wěn)定等相應(yīng)的潛在成本，單獨(dú)降低企業(yè)物資采購(gòu)過程中某一項(xiàng)要素的成本反倒會(huì)增加其他要素的成本，因此我們可以通過建立全流程成本概念來綜合考慮設(shè)定合理的評(píng)價(jià)比較標(biāo)準(zhǔn)，選取最優(yōu)的采購(gòu)方案，實(shí)現(xiàn)整個(gè)物資采購(gòu)流程的成本控制和管理。企業(yè)的物資采購(gòu)管理人員應(yīng)該從物資采購(gòu)全流程來衡量成本效用，細(xì)致入微地探究降低物資采購(gòu)總成本的有效措施，按照此種觀念才可在采購(gòu)過程中發(fā)覺降低成本的機(jī)會(huì)。

結(jié)束語

采購(gòu)規(guī)范化流程管理是實(shí)現(xiàn)企業(yè)安全供應(yīng)、及時(shí)供應(yīng)的重要途徑。根據(jù)當(dāng)前所面臨的復(fù)雜市場(chǎng)形勢(shì)和較大的資金壓力，積極推進(jìn)規(guī)范化流程管理也是降低采購(gòu)成本支出，全面提高采購(gòu)管理水平，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)管理任務(wù)目標(biāo)的關(guān)鍵。

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（作者單位：國(guó)網(wǎng)甘肅省電力公司）