大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理發(fā)展的思考

王俊乾

摘 要：在信息化社會的不斷發(fā)展之下，大數(shù)據(jù)的應(yīng)用既給檔案管理工作帶來了挑戰(zhàn)，同時(shí)也為其帶來了發(fā)展與機(jī)遇，檔案工作要想提高效率與質(zhì)量，那么充分地利用大數(shù)據(jù)以及信息化現(xiàn)代設(shè)施必不可少，檔案管理的相關(guān)部門也應(yīng)該不斷調(diào)整方向與目標(biāo)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)，一起為檔案管理工作做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;堅(jiān)持原則;應(yīng)對舉措

深入思考大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理的發(fā)展是尤為重要的，通過分析大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的機(jī)遇，有利于形成社會檔案觀，有利于為電子文件的有效管理開辟新途徑。同時(shí)闡述大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式受到?jīng)_擊，難以確保數(shù)據(jù)的安全與隱私。提出大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的應(yīng)對舉措，強(qiáng)化大數(shù)據(jù)思維宣傳教育，建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺，全面引入云存儲與云服務(wù)，打造特色智能化檔案服務(wù)。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的優(yōu)勢

（一）大數(shù)據(jù)的應(yīng)用使檔案管理能夠高效率完成

在進(jìn)行檔案管理時(shí)，由于有大量的數(shù)據(jù)需要整合記錄，所以大數(shù)據(jù)的應(yīng)用大大提高了檔案管理工作的效率，并且節(jié)省人力資源使得檔案管理工作的成本大大降低。由于傳統(tǒng)的檔案管理工作不僅需要大量人力資源，它所產(chǎn)生的檔案也是數(shù)不勝數(shù)，需要大量的空間來承載，但是使用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理，大大節(jié)省了檔案管理的保存空間，有效提高了資源的利用率。

（二）大數(shù)據(jù)能夠提高檔案工作的質(zhì)量

在傳統(tǒng)的檔案管理工作當(dāng)中，由于檔案報(bào)訊需要一定的空間，如果保存地點(diǎn)發(fā)生意外，如火災(zāi)等情況的發(fā)生，那么檔案的恢復(fù)工作非常困難，數(shù)據(jù)信息的流失非常大，就算能夠有效避免意外情況的發(fā)生，那么隨著時(shí)間的推移、紙質(zhì)的老化以及自己的不清晰，也會使大量資料數(shù)據(jù)受到損失，但是如果運(yùn)用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案的保存，就能夠有效避免上述情況的發(fā)生，并且能大大節(jié)省實(shí)際空間。

二、檔案管理領(lǐng)域運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)堅(jiān)持的原則

（一）實(shí)事求是原則

近幾年來，大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展速度迅猛，大數(shù)據(jù)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、人工智能技術(shù)和其他信息技術(shù)的融合趨勢加強(qiáng)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在信息處理上的能力也有了顯著的提升。因此，檔案管理人員要用動態(tài)的眼光看待檔案管理工作，根據(jù)單位檔案工作實(shí)際選擇合適的信息技術(shù)。單位要保障人力、物力和財(cái)力的開支能夠跟上檔案實(shí)際工作需求。例如，在人力資源管理上，單位要培養(yǎng)檔案管理人員的大數(shù)據(jù)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用能力，提高檔案管理人員操作軟硬件設(shè)備的能力。在財(cái)力開支上，單位要保障信息化設(shè)施的購置經(jīng)費(fèi)，購置先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和其他信息設(shè)備。

（二）系統(tǒng)性原則

運(yùn)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理本就是一項(xiàng)復(fù)雜性的系統(tǒng)工程，單位只有站在系統(tǒng)、整體和宏觀的角度去審視檔案管理工作，才能真正提高檔案服務(wù)能力。因此，單位要從績效考核、崗位安排、工作流程、培訓(xùn)管理等各個(gè)方面予以加強(qiáng)，分析檔案管理各個(gè)要素與要素之間的聯(lián)系，構(gòu)建宏觀的檔案管理體系。除此之外，檔案管理部門也要協(xié)調(diào)好與其他部門的關(guān)系，做好信息資源匯總歸類工作的同時(shí)，也要提高檔案服務(wù)質(zhì)量。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的應(yīng)對舉措

（一）強(qiáng)化大數(shù)據(jù)思維宣傳教育

只有轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，才能將大數(shù)據(jù)技術(shù)更好地應(yīng)用在檔案管理中。基于此，檔案管理部門應(yīng)當(dāng)不斷強(qiáng)化大數(shù)據(jù)思維宣傳教育，使得檔案管理人員能夠充分意識到大數(shù)據(jù)的價(jià)值所在，從而推動檔案管理的信息化。一方面，檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加各種培訓(xùn)活動。例如，邀請專家到本部門進(jìn)行演講、開展各種知識競賽等，這不僅有助于檔案管理人員更好地了解大數(shù)據(jù)技術(shù)，還有助于培養(yǎng)檔案管理人員的信息素養(yǎng)。另一方面，檔案管理部門還應(yīng)當(dāng)獲得其他部門的擁護(hù)，使各部門都能意識到大數(shù)據(jù)的重要性，并相互配合促進(jìn)檔案管理的信息化。

（二）建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺

由于檔案信息資源種類比較繁多，要想實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，必須建立大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺，確保人們能夠充分利用這些信息。目前，我國已經(jīng)建立了全國開放的檔案信息資源共享平臺，但依然有些不完善，需要進(jìn)行調(diào)整。一方面，應(yīng)當(dāng)借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，有效整合檔案資源，并充分發(fā)揮雙方優(yōu)勢，使檔案信息資源共享平臺的功能不斷完善，從而更好地服務(wù)于大眾。另一方面，還應(yīng)當(dāng)加速將已經(jīng)完成數(shù)字化的檔案資源，合理納入信息資源共享平臺中，以推進(jìn)大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺的深入發(fā)展。

（三）全面引入云存儲與云服務(wù)

全面引進(jìn)云存儲與云服務(wù)是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的應(yīng)對舉措之一。一方面，在檔案管理過程中，應(yīng)不斷吸取企業(yè)在云存儲方面的精華為我所用，并不斷丟棄企業(yè)云存儲方面的糟粕為我所鑒，同時(shí)強(qiáng)化與相關(guān)企業(yè)之間的合作，為檔案管理安設(shè)特定的云存儲服務(wù)器，以促進(jìn)數(shù)據(jù)處理能力的提升。另一方面，由于云服務(wù)具有較強(qiáng)的交互性，它在一定程度上能夠提升服務(wù)的效率與質(zhì)量，所以，在檔案管理過程中，應(yīng)當(dāng)對云服務(wù)這一多元化的服務(wù)模式加以高度重視，這對提高檔案管理的效率與質(zhì)量來說是很有幫助的。為了推動檔案管理云存儲與云服務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理部門可以采用網(wǎng)絡(luò)授權(quán)的方式，根據(jù)人們的喜好給予相應(yīng)權(quán)限，從而使人們能夠在自身的權(quán)限內(nèi)選擇所需要的服務(wù)，這不僅能夠滿足人們的實(shí)際需求，還能極大程度地確保檔案資源的安全可靠。

（四）打造特色智能化檔案服務(wù)

由于每個(gè)人都是獨(dú)立的個(gè)體，所以，他們對檔案資源的需求也不盡相同。這就使得在檔案管理過程中，對所有人的實(shí)際需求都要有一定了解，這樣才能針對每個(gè)人的實(shí)際需求給予相應(yīng)的權(quán)限。在檔案管理中合理應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠基于數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)針對人們進(jìn)行詳細(xì)的分類處理。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，各種先進(jìn)技術(shù)已經(jīng)成為人們生活中的重要組成部分，例如，智能化、云計(jì)算及數(shù)字化等。基于此，檔案管理就必須打造特色智能化檔案服務(wù)。在檔案管理過程中，僅進(jìn)行收集管理環(huán)節(jié)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要將數(shù)據(jù)分析部分納入進(jìn)來，通過檔案管理服務(wù)的精確化處理，改進(jìn)傳統(tǒng)檔案服務(wù)過于粗糙的檔案信息記錄，以此提高檔案管理服務(wù)的效率與質(zhì)量，從而更好地服務(wù)大眾。

四、結(jié)束語

在信息社會，檔案信息化水平?jīng)Q定了檔案利用程度，檔案管理人員緊跟時(shí)代步伐，牢牢抓住大數(shù)據(jù)技術(shù)這一有力抓手，能夠平衡檔案管理質(zhì)量與效率的關(guān)系。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域仍然處于一個(gè)不成熟階段，內(nèi)部需要要素還有待探討，因此，文中難免存在些許疏漏，需要在今后的研究中加以完善。

參考文獻(xiàn)：

[1]李楊.淺析大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理[J].長江叢刊，2017（34）：168.