淺析當(dāng)今企業(yè)檔案管理的改革創(chuàng)新

牛瑞燕

摘要：檔案已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)的一個(gè)重要組成部分。完善的企業(yè)檔案管理體系，是企業(yè)謀求今后長遠(yuǎn)發(fā)展的重要資源，同時(shí)也是企業(yè)之間核心競爭力的體現(xiàn)。為了適應(yīng)當(dāng)今信息化社會的發(fā)展，企業(yè)必須明確檔案管理流程中存在的問題，積極改進(jìn)創(chuàng)新，為既定戰(zhàn)略目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)注入動力。本文通過提出創(chuàng)新觀念體制、檔案信息化管理、加強(qiáng)宣傳等三個(gè)方面的創(chuàng)新策略，力圖為當(dāng)今企業(yè)在檔案管理方面的改進(jìn)創(chuàng)新謀求出路。

關(guān)鍵詞：檔案管理 創(chuàng)新 先進(jìn)案例

隨著當(dāng)今科技水平的不斷發(fā)展，順應(yīng)時(shí)代潮流，加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)已經(jīng)成為越來越多企業(yè)長期規(guī)劃的重要戰(zhàn)略目標(biāo)。而檔案作為企業(yè)的核心資源，檔案管理的信息化水平是衡量企業(yè)信息化建設(shè)的重要因素。檔案資源在當(dāng)今時(shí)代不再局限于紙質(zhì)文字，而日趨成為一種多形式的信息資源組合，互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展更是為檔案利用者提供了一條高效快捷的通道。沒有改革創(chuàng)新就沒有生機(jī)和活力，企業(yè)只有強(qiáng)化針對檔案管理改進(jìn)創(chuàng)新的觀念意識，各部門通力合作，才能為企業(yè)在檔案管理方面探索出一條行之有效的出路。

一.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理觀念、體制

首先，一個(gè)企業(yè)的檔案資源除了員工的個(gè)人信息，更多的往往是員工在從事生產(chǎn)和經(jīng)營活動中的記錄和積累。雖然不同于企業(yè)的固定資產(chǎn)可以用價(jià)值來衡量，但是妥善保管和利用好檔案資源，一定會為企業(yè)帶來一筆無形的財(cái)富。企業(yè)檔案記錄著企業(yè)的原始數(shù)據(jù)，包含著一些企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)享資源，如果不能加以合理的收集利用，一旦信息泄露可能會為企業(yè)造成難以預(yù)估的損失。這就需要企業(yè)從上到下明確責(zé)任意識，重視檔案的重要作用，通過利用檔案為企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)和社會價(jià)值。

第二，企業(yè)檔案管理也需要整合、高效的機(jī)制。當(dāng)今社會的檔案管理不能僅局限于檔案本身，而是應(yīng)該不斷豐富其外延。企業(yè)的檔案資源從某種意義上來說也屬于企業(yè)的大數(shù)據(jù)資源，檔案管理者應(yīng)該從檔案室外延為集信息收集與分析于一身的檔案信息中心。各種信息資源通過這種形式在企業(yè)內(nèi)聯(lián)合共享，并成為高層人員決策時(shí)的重要參考資料。這種整合、高效的檔案管理體制，無疑可以深入挖掘檔案中隱藏的價(jià)值，使得檔案資源成為企業(yè)創(chuàng)新的動力所在。

二.創(chuàng)新企業(yè)檔案信息化管理

信息化管理檔案是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，這首先需要企業(yè)打造出一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍。檔案的信息化管理已經(jīng)不同于以往行政工作的方式，需要的是專業(yè)人才，這就要求企業(yè)加強(qiáng)對于相關(guān)人員的專業(yè)培訓(xùn)，明確先進(jìn)的檔案管理思想，積極拓寬檔案管理的外延，全面提升檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)。

其次，信息化檔案管理也需要硬件設(shè)施的更迭。隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，企業(yè)需要規(guī)劃預(yù)算購入相關(guān)先進(jìn)終端設(shè)備，加大檔案信息化、現(xiàn)代化的建設(shè)力度，推動檔案資料數(shù)字化、無紙化的早日實(shí)現(xiàn)，使得檔案管理向信息資源管理階段邁進(jìn)。

最后，信息化檔案管理一定要保證安全。安全是檔案管理的底線，所有的信息化建設(shè)都是在確保信息安全的基礎(chǔ)上實(shí)施的。這不但需要向相關(guān)從業(yè)人員明確安全責(zé)任和意識，也需要在企業(yè)層面做好檔案資源防攻擊和備份工作，確保檔案安全萬無一失。

三.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理宣傳工作

宣傳工作是檔案管理的重要組成部分，同時(shí)也是提升企業(yè)檔案管理效率最直接和有效的方式。檔案宣傳工作不單只是向全體員工宣傳檔案意識，更需要檔案從業(yè)人員從企業(yè)文化層面對宣傳工作進(jìn)行提升。檔案管理者承載的是一個(gè)企業(yè)的價(jià)值與文化，因此企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)必須充分發(fā)揮自己在企業(yè)文化建設(shè)方面的職能，主動為企業(yè)的文化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的力量。比如利用自身資源，通過企業(yè)內(nèi)部雜志、公眾號等平臺圍繞企業(yè)歷史進(jìn)行一系列的專題報(bào)道;也可以在企業(yè)建立相關(guān)展廳，發(fā)揮檔案的最大效用，通過展覽的形式加強(qiáng)員工對企業(yè)文化的認(rèn)同;更進(jìn)一步，檔案管理者還可以積極承擔(dān)員工文化方面的培訓(xùn)，特別針對新入職員工開展專題教育，這樣既宣傳了企業(yè)文化，又提高了員工的檔案意識。

此外，企業(yè)檔案宣傳工作也應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢。信息化建設(shè)為檔案管理工作提出了前所未有的挑戰(zhàn)，與此同時(shí)也為檔案宣傳工作提供了發(fā)展的機(jī)遇。企業(yè)檔案管理部門更應(yīng)該借助信息化發(fā)展帶來的福利，借助新興媒體的發(fā)展，加大網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與管理力度，充分利用企業(yè)網(wǎng)站，及時(shí)更新檔案相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)，通過網(wǎng)站提供檔案信息集成、一站式服務(wù)，為員工檔案信息的獲取和上傳提供便利，同時(shí)也有利于后續(xù)的檔案管理。

四.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理先進(jìn)案例

蘇州市歷來經(jīng)商氛圍濃厚，在新時(shí)期效益至上理念以及改革精神的指引下，大批企業(yè)進(jìn)行了改制，為統(tǒng)一高效管理此類企業(yè)的檔案，蘇州市成立了專門機(jī)構(gòu)蘇州工商檔案管理中心負(fù)責(zé)改制企業(yè)的檔案管理，并逐步探索出一條符合本市發(fā)展需求的特色管理之路——“蘇州模式”。

“蘇州模式”首先堅(jiān)持“集中”原則，規(guī)范檔案管理。蘇州秉持高度集中的原則，對改制企業(yè)的檔案實(shí)行全市統(tǒng)一管理，既降低了企業(yè)成本也為日后檔案的查證與利用提供了極大便利，同時(shí)要求市級機(jī)關(guān)文檔管理中心對工商檔案管理中心的工作進(jìn)行進(jìn)一步的完善，確保檔案的完整與安全;其次，在檔案管理中調(diào)動多方主體參與。蘇州市在管理改制企業(yè)的檔案時(shí)充分發(fā)揮了市場的作用，以蘇州市檔案局這一管理部門為領(lǐng)導(dǎo)核心，輔以蘇州市工業(yè)投資發(fā)展有限公司的資金技術(shù)支持，借助工商檔案管理中心的具體實(shí)施，將政府、企業(yè)、事業(yè)單位等主體共同納入檔案管理的工作之中，多方聯(lián)動、強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合便可實(shí)現(xiàn)效率的最大化。最后，為特色資源建立專業(yè)檔案館進(jìn)行保存與展示。作為桑蠶絲綢的起源地，蘇州市保存有悠久詳實(shí)的絲綢檔案資源，市政府組織修建了中國絲綢檔案館，將從各改制企業(yè)檔案中收集整合而成的絲綢檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一管理，構(gòu)成了獨(dú)特的“蘇州記憶”。