事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)研究

鄧少敏

摘 要：新世紀(jì)以來(lái)我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)有著翻天覆地的變化，建立在此形勢(shì)之下對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作也有著更高的要求。隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，事業(yè)單位檔案管理工作也朝著網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的方向發(fā)展，但觀察現(xiàn)狀發(fā)現(xiàn)存在不少問(wèn)題亟待解決，基于此，本文將針對(duì)這些問(wèn)題給出應(yīng)對(duì)策略，旨在助力事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)水平的提升。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化

計(jì)算機(jī)時(shí)代的來(lái)臨使得信息化遍布各個(gè)角落，信息化技術(shù)有效提升了工作效率，對(duì)于事業(yè)單位而言在檔案管理工作上也是如此，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)是提高管理水平的必要途徑。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)性

（一）提高檔案查詢借閱的效率

傳統(tǒng)檔案管理中查詢效率非常低，工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)，并貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，按照順序進(jìn)行排放。當(dāng)需要查找檔案的時(shí)候，就得按照原來(lái)的順序查詢，找到檔案盒后又得打開(kāi)搜尋自身需要的那份。這個(gè)步驟極為繁瑣，在查詢借閱過(guò)程中需要大量的時(shí)間。而當(dāng)事業(yè)單位檔案采用信息化管理模式后，在查閱上只需要打開(kāi)計(jì)算機(jī)搜索即可，還能夠避免頻繁借閱造成檔案的損壞，因?yàn)閼?yīng)用信息化管理后都會(huì)留有備案的，即使借閱者沒(méi)有歸還對(duì)原檔案也不會(huì)造成損失，由此一來(lái)大幅度提升了檔案查詢借閱的效率。

（二）有效延長(zhǎng)檔案管理期限

事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理多采用紙質(zhì)化，由于材料自身的因素，隨著時(shí)間的推移或者天氣變化影響會(huì)導(dǎo)致檔案受到不同程度的損壞。部分事業(yè)單位也有采取一些措施防止這類(lèi)情況發(fā)生，如在檔案室安裝空調(diào)、恒溫機(jī)等等，但這都需要大量的人力、物力予以維持，并且這類(lèi)措施承受的風(fēng)險(xiǎn)性還是挺大的，一旦某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題的時(shí)候，檔案資料是非常容易遭到損害。而隨著現(xiàn)代化技術(shù)的普及，檔案信息化管理則主要采取電子文檔的形式，只需要有個(gè)網(wǎng)絡(luò)信息終端就可以對(duì)其儲(chǔ)存，節(jié)約了大量的空間，還能夠防止環(huán)境變化造成的損壞，檔案管理期限得到大幅度延長(zhǎng)。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

（一）事業(yè)單位檔案管理信息化水平不高

當(dāng)前我國(guó)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化水平已然達(dá)到不錯(cuò)的水平，并融入到事業(yè)單位檔案管理工作的多個(gè)方面。雖然從信息檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)量來(lái)看非常龐大，但細(xì)察明顯發(fā)現(xiàn)重復(fù)地方較多，且在內(nèi)容上過(guò)于單調(diào)，充分體現(xiàn)出事業(yè)單位當(dāng)那管理的信息化水平還不高。信息化檔案管理模式涉及多個(gè)板塊的配合，檢索的速度及準(zhǔn)確性都能夠直接影響到檔案管理的效率。

（二）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不高

觀察當(dāng)前很對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足，一方面受限于經(jīng)費(fèi)原因，還有一個(gè)重要的原因就是部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理信息化建設(shè)重視程度不高，因此在相關(guān)設(shè)施上沒(méi)有配套完全。還存在一些事業(yè)單位雖然有應(yīng)用檔案信息化管理模式，但沒(méi)能制定出一個(gè)科學(xué)的措施予以維持，導(dǎo)致整個(gè)檔案管理工作較為雜亂，且存在信息化設(shè)備閑置的情況。

（三）事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)普遍較低

擁有完善的檔案信息化管理設(shè)備后還需要相應(yīng)的工作人員進(jìn)行維持，可部分事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)較低，又不愿加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)能力，導(dǎo)致在操作過(guò)程中不夠順暢。甚至還存在一些檔案管理工作人員認(rèn)為檔案管理信息化建設(shè)作用不大，可能是有工作人員被傳統(tǒng)思想所禁錮，但造成這種現(xiàn)象的主要原因還是由于這些工作人員不愿提高自身的能力，且沒(méi)能夠意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

三、針對(duì)事業(yè)單位檔案管理中問(wèn)題的應(yīng)對(duì)策略

（一）提高對(duì)信息化檔案管理的認(rèn)識(shí)

事業(yè)單位要想做好信息化檔案管理工作，首先就應(yīng)當(dāng)從思想層面進(jìn)行轉(zhuǎn)變，改變固有的觀念。單位的領(lǐng)導(dǎo)要和全體職工一起積極接觸外界信息，了解先進(jìn)科技帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)。要加強(qiáng)財(cái)力和物力投入，加大預(yù)算，結(jié)合單位的實(shí)際情況制定科學(xué)完善的信息化建設(shè)制度，以此來(lái)促進(jìn)信息化檔案管理的有序發(fā)展。

（二）做好對(duì)信息化技術(shù)的高效利用

信息化技術(shù)能夠提高工作效率，特別是檔案管理需要處理大量繁瑣的信息數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的人工管理已經(jīng)不能夠滿足現(xiàn)代社會(huì)的實(shí)際需求。應(yīng)當(dāng)要利用好信息化技術(shù)，完善基礎(chǔ)設(shè)施，并建立起高效的信息化管理平臺(tái)，提高管理效率。事業(yè)單位需要對(duì)自身的情況進(jìn)行調(diào)研，在學(xué)習(xí)其他單位先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的時(shí)候取長(zhǎng)補(bǔ)短，合理制定符合自身信息化管理模式。事業(yè)單位檔案管理部門(mén)在利用信息化技術(shù)時(shí)，也應(yīng)當(dāng)做好風(fēng)險(xiǎn)考慮，制定應(yīng)急預(yù)案。因?yàn)樾畔⒒O(shè)備在提高工作效率的同時(shí)，也面臨著來(lái)自黑客和設(shè)備故障的威脅，有可能完成數(shù)據(jù)丟失，引起嚴(yán)重的后果?？梢酝ㄟ^(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)備份和安裝防火墻的模式來(lái)降低這些風(fēng)險(xiǎn)。

（三）提高職工的工作素養(yǎng)

要做好信息化檔案管理工作，就需要檔案管理人員具備足夠的專(zhuān)業(yè)能力，保持高度的責(zé)任感，確保檔案工作順利進(jìn)行。但是在當(dāng)前的背景下，部分檔案管理人員的工作能力有所欠缺，并且缺乏對(duì)工作的熱情，很容易出現(xiàn)很多工作上的問(wèn)題，不利于檔案管理工作的效果發(fā)揮。因此就需要有針對(duì)性的提高檔案管理人員的工作能力，要定期展開(kāi)培訓(xùn)班，結(jié)合信息化技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，并進(jìn)行工作能力考核。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要幫助檔案管理人員解決好生活中的問(wèn)題，提高工作待遇，鼓勵(lì)他們以更加主動(dòng)的姿態(tài)投入到檔案管理工作中去，不斷改進(jìn)工作模式，提高工作效果。

四、結(jié)語(yǔ)

事業(yè)單位對(duì)檔案進(jìn)行管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，呈現(xiàn)出繁瑣、復(fù)雜的性質(zhì)。通過(guò)信息化技術(shù)的引入能夠有效提升檔案管理工作的效率，保障工作效果。在此過(guò)程中，需要制定好完善的信息化管理制度，提高檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)，根據(jù)實(shí)際情況不斷改進(jìn)工作模式，適應(yīng)工作的需求。

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（作者單位：湖北省恩施州鶴峰縣公共就業(yè)和人才服務(wù)局）