淺談檔案管理工作的重要性

張馨

摘 ?要：無論對企業(yè)還是員工，檔案管理工作都是必要和重要的。目前，國內眾多企業(yè)檔案管理工作不盡人意，存在許多現實問題，不利于企業(yè)健康科學發(fā)展。本文論述了企業(yè)檔案管理工作的重要性，指出了工作中還存在的不足和缺陷，并提出了解決問題的參考建議。

關鍵詞：檔案管理;重要性;持續(xù)發(fā)展;思考和建議;責任制

檔案管理，是指特定實體對工作或經營中相關的文字、圖片、聲音等資料進行收集、整理和保管的活動。從廣義講，小至個人、家庭，檔案管理是工作與生活的必備內容，大至政府、國家，檔案管理能夠記錄歷史、傳承文化。在現代社會，做好檔案管理工作對于企業(yè)具有重大的意義，可以說，現代化的企業(yè)要想科學持續(xù)發(fā)展，就時刻離不開檔案管理。因此，目前企業(yè)管理學已把檔案管理作為其中重要的一項內容，越來越多現代的企業(yè)也日益重視檔案管理工作，不斷提高檔案管理的效率與質量。

一、檔案管理工作對于企業(yè)的重要性

在檔案管理工作中有這樣一個共識，那就是從對檔案資料的收集保管水平上，就可以看出一個企業(yè)的管理層次和工作績效。企業(yè)在成長壯大發(fā)展過程中，必定產生過許多研究成果，獲得過驕人的生產業(yè)績。檔案管理工作就是忠實地記錄、保存這些信息、數據和資料，為企業(yè)沿著良性軌道持續(xù)健康地發(fā)展提供借鑒和參考，為企業(yè)保持正確的發(fā)展方向和不斷進取的發(fā)展勢頭提供詳細真實的資料。實踐證明，在市場經濟條件下，檔案管理工作的數據和信息，能夠有效指導企業(yè)綜合發(fā)展，參與企業(yè)投資和生產方向的決策，甚至對企業(yè)整體布局、長遠戰(zhàn)略都能產生深刻的影響、發(fā)揮積極的作用。特別是在我國改革開放不斷深入的背景下，企業(yè)高質量地做好檔案管理工作，不僅能夠為將來的歷史記錄其真實的發(fā)展歷程和成績，也能為中國后繼企業(yè)嘗試和探索新的檔案管理思想和手段，總結檔案管理的經驗和教訓。所以，提高檔案管理工作的質量，不僅能夠促進企業(yè)經濟效益的提升，還能推動我國經濟社會整體發(fā)展。

二、當前企業(yè)檔案管理工作普遍存在的問題

（一）檔案管理工作人員業(yè)務素質及能力水平不高。這方面的問題主要有以下兩種表現：一是檔案管理人員工作主動性不夠，普遍缺乏自覺收集整理保管的意識：二是檔案管理人員的工作質量意識比較淡薄，工作中敷衍了事、差不多就行，不能嚴格落實相關的規(guī)定對資料進行細致整理、區(qū)分類別造冊，致使檔案管理日益混亂。實踐證明，如果不具備相關的專業(yè)知識和一定的工作經驗，就不能很好地完成檔案管理工作;如果不嚴格落實檔案管理相關規(guī)定，檔案管理工作混亂的問題就無法避免。此外，檔案管理工作人員必須做到定崗定位，不能頻繁換人。

（二）檔案資料的收集工作不規(guī)范。這方面的問題當然有檔案管理工作人員的責任，但更主要的原因在于企業(yè)員工。許多員工為便于工作，置企業(yè)利益和國家安全于不顧，私自占有、隱匿企業(yè)信息數據資料，致使企業(yè)在檔案資料收集時不完整，具體有以下兩種表現：一是外來學習或培訓人員將企業(yè)檔案資料帶走，導致企業(yè)數據資料不完整;二是本企業(yè)人員在首次使用重要器械或設備特別是國外進口設施時，未將該器械或設備數據信息資料交由檔案管理人員，致使重要資料丟失。

（三）檔案整理工作中落實規(guī)定不嚴格。這方面的問題主要有以下三表現：一是檔案資料的格式不一致，例如資料的內容和封皮紙張大小、顏色等均不同，導致檔案資料五花八門、樣式不一，影響了資料的整理裝訂和歸檔。二是資料分類的標準不一致，導致整理后的資料組合混亂、交叉存放，為后期檔案使用增加了困難。三是匯總整理不及時，很多檔案管理人員都認為，檔案管理就是收集資料，沒有進行及時的分類、匯總和整理，導致最后形成的檔案不科學、不合理、不可用，直接限制了收集資料應有作用的有效發(fā)揮。

（四）檔案鑒定識別工作把關不嚴。將收集的檔案資料匯總整理后，在歸入檔案之前，還需要對資料進行一次識別鑒定，以確保將檔案資料既完整齊全，又質量較高，方便后續(xù)管理使用。目前，檔案鑒定識別工作中把關不嚴的問題較為突出，主要表現為：一是有的檔案管理工作人員害怕承擔責任，在鑒定識別時過于謹慎，對所有資料不管有用與否一概收入檔案中，導致原本很多沒有價值的東西也被歸檔;二是有的檔案管理人員對檔案資料的價值和意義理解不充分，或一概追求檔案資料的精簡，致使很多有用的資料被當做無用舍棄掉，對檔案資料的完整性造成巨大損害。

三、對企業(yè)檔案管理工作的思考與建議

（一）企業(yè)要高度重視檔案管理工作。檔案管理不僅是企業(yè)發(fā)展的實證，也是員工工作生活的記錄，同時也是企業(yè)發(fā)現人才、培養(yǎng)人才的依據。所以，企業(yè)主要領導一定要有檔案管理工作無比重要的意識，深入研究管理工作中出現的新問題，不斷提高企業(yè)檔案管理的水平。要加強對檔案管理部門管控，督促各項規(guī)章政策落到實處，真正通過規(guī)范檔案管理促進企業(yè)規(guī)范管理，推動企業(yè)不斷向前發(fā)展。

（二）采取有效措施不斷提高檔案管理工作的質量。要強化檔案管理工作人員的業(yè)務能力，抓好該項工作相關規(guī)章制度的落實，使檔案管理實現既定目標、發(fā)揮有效作用。要在全體員工中開展相關教育，使每名員工經手的資料都做到真實、細致和完整，確保檔案收集、整理的質量。要不斷完善企業(yè)檔案管理工作體制，下大力抓好硬件與軟件設施建設，明確檔案管理責任制，實現檔案管理工作的科學化規(guī)范化。

總之，檔案管理工作對于企業(yè)意義重大、不容忽視。實踐中，對檔案管理出現的新情況新問題要認真對待、深入研究、及時解決，并嘗試探索創(chuàng)新工作方法，不斷提升企業(yè)檔案管理工作的質量。

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