淺析如何在新形勢(shì)下做好干部檔案管理工作

唐國(guó)琿

摘要：隨著我國(guó)干部人數(shù)的不斷增多，干部檔案的內(nèi)容也逐步增加，越來(lái)越多的干部檔案管理問(wèn)題暴露出來(lái)，干部檔案管理主要管理干部的人事檔案，對(duì)干部的工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況進(jìn)行分析，人事檔案能夠作為選拔、任命干部的主要依據(jù)。一些干部為確保人事檔案的“完整性”，出現(xiàn)過(guò)替換、造假檔案內(nèi)容的事件，對(duì)完善檔案管理、促進(jìn)檔案產(chǎn)生較大的影響，干部選拔的公平性也遭到了破壞。本文對(duì)目前干部檔案管理工作問(wèn)題進(jìn)行分析，從根本上解決干部檔案管理問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);干部檔案;管理工作

干部檔案也稱干部人事檔案，主要記錄了干部的政治思想經(jīng)歷、是否存在品德作風(fēng)問(wèn)題、工作能力與工作表現(xiàn)等，人事檔案還能夠作為觀察干部工作經(jīng)歷進(jìn)行觀察，具有一定的權(quán)威性，也是了解一個(gè)干部個(gè)人發(fā)展軌跡的書(shū)面材料。當(dāng)前存在干部人數(shù)增加、檔案管理工作壓力大等問(wèn)題。

一、目前干部檔案管理工作難點(diǎn)剖析

（一）管理機(jī)制欠缺

管理機(jī)制欠缺主要發(fā)生在檔案管理工作的制度方面，部分單位的檔案管理工作，由自身專門的科室完成，但科室的管理制度相對(duì)缺乏，管理人員在管理工作中無(wú)依據(jù)、無(wú)制約，管理工作隨心所欲。出現(xiàn)檔案經(jīng)常亂丟亂放，造成檔案丟失、檔案殘缺事件多發(fā)。一些單位甚至未設(shè)立檔案管理科室，將檔案管理工作委派給人事處、領(lǐng)導(dǎo)，管理方法也僅僅將干部的檔案“收納”起來(lái)，放在抽屜里，并無(wú)檔案管理和更新，也經(jīng)常出現(xiàn)丟失現(xiàn)象。

（二）重視程度不足

由于檔案管理出現(xiàn)了新的形式，傳統(tǒng)管理方法已經(jīng)無(wú)法保證管理效果。但多數(shù)單位、領(lǐng)導(dǎo)以及干部自身并未得到意識(shí)轉(zhuǎn)變，對(duì)檔案管理的重視也明顯不足。主要體現(xiàn)在人員配備與管理方面的問(wèn)題，單位在建設(shè)檔案管理制度與科室時(shí)，多以抽調(diào)其他部門工作人員為主，人員多數(shù)不具備檔案管理專業(yè)技術(shù)與知識(shí)，甚至身兼數(shù)職，除檔案管理工作外，還需要進(jìn)行其他工作，進(jìn)一步壓縮了檔案管理工作的精力，造成檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)削弱問(wèn)題。

（三）管理方法老舊

隨著計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)化管理的不斷普及與推進(jìn)，越來(lái)越多的單位將人員管理、績(jī)效管理等內(nèi)容與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理掛鉤。但由于檔案管理工作相對(duì)單一，大部分單位并未對(duì)檔案管理進(jìn)行電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，管理方法老舊，且同時(shí)存在管理效率低，管理能力差的問(wèn)題。

二、提高干部檔案管理工作質(zhì)量的建議

（一）建立電子檔案管理制度

電子檔案是利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)處理技術(shù)，對(duì)干部檔案進(jìn)行管理的技術(shù)，電子檔案依托傳統(tǒng)檔案管理內(nèi)容，將傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案管理內(nèi)容上傳到電子檔案管理網(wǎng)站上，利用網(wǎng)絡(luò)的大存儲(chǔ)量、高處理速度、便捷的處理方式、無(wú)紙化管理優(yōu)勢(shì)進(jìn)行管理。電子檔案管理還能夠避免檔案室管理人員冗雜、管理制度不完善的問(wèn)題，通過(guò)電子檔案管理方法，能夠充分解放檔案室管理人員的工作時(shí)間，促進(jìn)電子檔案信息、文件的共享效率，各科室與檔案管理工作之間的溝通壓力逐步降低。檔案自身的歸檔、調(diào)取方式也發(fā)生變化。與此同時(shí)，根據(jù)干部自身、不同領(lǐng)導(dǎo)設(shè)置不同的管理權(quán)限，將管理權(quán)限設(shè)計(jì)成分層管理形式，由干部自身、檔案管理工作人員對(duì)檔案進(jìn)行上傳，但上傳后，干部自身與基層檔案工作管理人員，沒(méi)有撤銷檔案、刪除電子檔案內(nèi)容的權(quán)限，由科室主管人員開(kāi)設(shè)檔案刪減權(quán)限，領(lǐng)導(dǎo)則設(shè)置管理與下載權(quán)限，確保電子檔案的上傳、管理、取閱方便，同時(shí)減少檔案作假、替換的不良行為產(chǎn)生。

（二）增加檔案管理部門的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

對(duì)并未設(shè)置檔案管理部門的單位，應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)始重視檔案管理工作，并積極主動(dòng)的進(jìn)行檔案管理部門的建設(shè)，聘用保密意識(shí)強(qiáng)、責(zé)任心強(qiáng)且具有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能的工作人員開(kāi)展管理，檔案管理部門應(yīng)直接受領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督和管理，避免層層管理、層層審批對(duì)檔案管理工作效率的影響。對(duì)已經(jīng)設(shè)置檔案管理部門的單位，則要對(duì)檔案管理人員的配置進(jìn)行調(diào)查，對(duì)配置不足的部門進(jìn)行補(bǔ)充，對(duì)人員冗雜的部門進(jìn)行考核規(guī)劃，確保檔案管理人員管理素養(yǎng)，并減少檔案管理部門“養(yǎng)老部門”形象對(duì)整個(gè)檔案管理工作的影響。此外，對(duì)已經(jīng)擁有檔案管理部門的工作人員，開(kāi)展技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)要求工作人員熟知管理制度，熟練掌握管理技巧，并定期學(xué)習(xí)和進(jìn)修，以提高業(yè)務(wù)水平。

（三）完善檔案管理工作制度

針對(duì)目前檔案管理工作中，存在工作制度不完善的問(wèn)題。主要針對(duì)單位自身管理工作實(shí)際，開(kāi)展檔案管理制度的完善，需要充分結(jié)合其他企事業(yè)、單位的管理工作內(nèi)容，積極處理目前遺留的檔案管理問(wèn)題，將殘缺檔案、造假檔案逐一清點(diǎn)、排查，盡可能完善殘缺檔案，對(duì)殘缺部分進(jìn)行書(shū)面資料的說(shuō)明，對(duì)新任命干部檔案，則要積極主動(dòng)要求干部提供檔案，避免干部自己處理檔案事件的發(fā)生。嚴(yán)格獎(jiǎng)懲制度，對(duì)已經(jīng)存在的檔案管理問(wèn)題進(jìn)行清點(diǎn)，并以此作為檔案管理依據(jù)，對(duì)接下來(lái)的檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，出現(xiàn)同樣問(wèn)題時(shí)，嚴(yán)格按照制度要求開(kāi)展管理工作。

三、總結(jié)

干部檔案管理工作的重點(diǎn)，在于保管好干部檔案，按照檔案管理工作的要求進(jìn)行定期的補(bǔ)充和管理，以增加干部檔案的真實(shí)性、時(shí)效性，促進(jìn)檔案管理工作有序開(kāi)展，真正將干部檔案作為干部任免、調(diào)動(dòng)的書(shū)面依據(jù)與材料。針對(duì)目前的檔案管理問(wèn)題，需要對(duì)檔案管理進(jìn)行有效的改進(jìn)與彌補(bǔ)，利用計(jì)算機(jī)與科技技術(shù)，彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，嚴(yán)格管理程序，確保管理質(zhì)量。同樣對(duì)管理人員進(jìn)行科學(xué)、有效的管理，促進(jìn)管理制度約束能力的提高，從整體上提高新形勢(shì)下干部檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

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