掌握5W2H方法，提升管理水平

摘? 要? 管理需要不斷學(xué)習(xí)，但不能一味追求新方法新工具，為求新而求新。5W2H是一種很好的管理方法，通過“反思必要性”來發(fā)現(xiàn)問題和矛盾，通過“更佳選擇”來擺脫現(xiàn)狀。管理者千萬別把追逐當(dāng)作獲得，別把了解當(dāng)作掌握，別把知道當(dāng)作應(yīng)用！

關(guān)鍵詞? 5W2H;產(chǎn)生背景;應(yīng)用領(lǐng)域;深化應(yīng)用

當(dāng)下，管理知識得到前所未有的普及，這要歸功于培訓(xùn)業(yè)的快速發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)的強(qiáng)力推動。在一個正規(guī)組織里，每個受過培訓(xùn)的初級管理者都能隨口說出數(shù)個企業(yè)管理理論和方法，比如：二八法則、PDCA循環(huán)、精益管理、績效管理、目標(biāo)管理……但對于絕大多數(shù)人來說，即便已被稱為“管理者”，但其內(nèi)心仍未把“管理”當(dāng)作一項技能。在他們看來，專業(yè)是其職能定義，包括研發(fā)、生產(chǎn)、銷售、財務(wù)等，管理則是務(wù)虛，似乎是一個沒有技術(shù)含量的名詞。

一、問題描述

不少企業(yè)管理者總在抱怨：員工缺乏積極性，不主動反饋結(jié)果;核心人員流失嚴(yán)重;研發(fā)流程明確，但項目總是拖期;銷售目標(biāo)年初就已分解到人，但結(jié)果總有缺口;跨部門的溝通有壁壘，工作進(jìn)展遲緩;制度里的獎懲似乎對員工失效了;委派工作總是陷入管與不管的糾結(jié)……這些問題都不是直線管理者口中的“專業(yè)”所能解決的，恰恰是“管理”發(fā)揮威力的領(lǐng)域。

管理，靠什么？用什么？梅爾·施瓦茨著的《可能性法則：量子力學(xué)如何改善思考、生活和愛的方式》一書中有這樣一句話;“當(dāng)我們看到想法的運行時，我們真的在思考，這就是思考的目標(biāo)?！逼浔澈蟮暮x是，我們要掌握進(jìn)入自己意識領(lǐng)域的方法，能觀察到自己的想法，能察覺到它如何發(fā)生，這樣就能掌控自己的想法，而不被慣性或定勢所控制，從而專注面對問題并予以解決。

不少管理者在行使權(quán)力時，其言行只是大腦簡單運行的結(jié)果，沒有產(chǎn)生新的思考，更沒有意識到自己搞管理靠的是什么？用的是什么？可見，不是“管理”沒有技術(shù)含量，而是沒有真正掌握，也不懂得如何應(yīng)用。

二、5W2H的基本特征

5W2H是一種很好的管理方法！的確，很多人都覺得5W2H就是幾個問題，一點也不“高大上”，似乎一聽就都懂。而這幾個問題恰恰是所有工具方法中對管理最有效的，會提問才是抓管理的開始！

眾所周知，5W2H就是what、why、when、who、where、how、how much，只是知道，但不會用。作為管理者，每天要決策很多事，或者要了解很多事，這時5W2H就派上用場了。比如，下屬來找你確定是否啟動某個項目，而你對細(xì)節(jié)不像他了解的那么深，怎么作決策、怎么讓下屬對工作有所思考而不是按部就班？你可以問他這幾個問題：做什么？這個項目到底是什么？為什么要做？對你有何意義？憑什么批準(zhǔn)立項？一定要現(xiàn)在啟動嗎？時機(jī)是否合適？誰來負(fù)責(zé)？需要哪些人配合？如果啟動，思路是什么？怎么保障結(jié)果？需要什么資源？預(yù)計投入產(chǎn)出是否合理？……一連串的問題下來，通過他的回答，雙方又一次厘清了思路，決策與否就變得簡單了。

啟發(fā)一：我們總在追求新方法，卻忽略了當(dāng)下可用的方法，最終能用好的卻沒有;

啟發(fā)二：對于工具方法，實踐中試一試，真正去用一用，總比只看一看要好很多;

啟發(fā)三：學(xué)習(xí)上太聰明，什么東西一看就會，卻從來不用，已成為管理實踐的最大問題之一。

綜上，管理并非玄之又玄，而是理念到實踐的貫穿，關(guān)鍵在于：你如何學(xué)？如何理解？如何應(yīng)用？

三、5W2H的本質(zhì)性理解

1.5W2H的產(chǎn)生背景

5W2H又叫“七何工作法”，最早起源于二戰(zhàn)時美國陸軍兵器修理部。對既定或選定的項目、任務(wù)，從七個問題代表的方面來提問、激發(fā)思考，從而對工作進(jìn)行深度的明確、細(xì)化和分解，并盡可能創(chuàng)新。

不少管理者非常清楚，企業(yè)的很多工作都流于形式，甚至很多工作計劃只需把日期改一改就能繼續(xù)使用，這樣并不產(chǎn)生價值，很多工作也經(jīng)不起推敲，比如招聘新人真的是在解決骨干流失問題嗎？

企業(yè)管理者讓下屬對自己要采取的行動或選擇的項目提出問題，思考如何才能真正有效解決問題，與5W2H的產(chǎn)生背景如出一轍，首先就找到了應(yīng)用場景的一致性，也就引起共鳴，激發(fā)起下屬學(xué)習(xí)管理工具的欲望。

2.5W2H的應(yīng)用領(lǐng)域

學(xué)習(xí)一項知識或工作方法，一定要了解其發(fā)揮作用的領(lǐng)域，才能知其可否采用！什么情況下使用更好？一般而言，5W2H對以下幾方面的益處最大：

一是發(fā)現(xiàn)既定工作中可能存在的漏洞和問題;

二是幫助獨立思考，使其更加系統(tǒng)周全;

三是通過提問，重新梳理思路，避免個性化和慣性化;

四是對工作進(jìn)行復(fù)盤和評估;

五是進(jìn)行工作創(chuàng)新和改善，避免思想僵化。

作為管理者，雖然不用像普通員工那樣處理很多具體事務(wù)，但應(yīng)清楚管理方法對自己的價值，一般在以下三種情況下可用：對重要工作的獨立思考;未充分了解情況下的決策;需要下屬改善工作，并對其進(jìn)行輔導(dǎo)。經(jīng)過一段時間的應(yīng)用，就會非常清楚什么情況下該用什么方法，也就找到了方法的價值。

3.5W2H的深化應(yīng)用

很多人在學(xué)習(xí)過程中，只看表象，覺得特別簡單，甚至不屑一顧。就如5W2H，幾乎每個人都能看到是哪7個問題，而未深入了解應(yīng)用方法，只是簡單照搬提問，很難產(chǎn)生相應(yīng)效果，所以就覺得簡單、無效。實際上，遠(yuǎn)不止告訴你對工作要提7個問題那么簡單，而應(yīng)是：

7個問題告訴你要系統(tǒng)全面審視工作。在實際應(yīng)用中，管理者們會發(fā)現(xiàn)，5W2H之所以成為廣泛應(yīng)用的工具方法，是因為它的結(jié)構(gòu)完整，7個問題就是審視工作的7個角度。掌握了它，能讓思維更完善，進(jìn)而減少漏洞。

7個問題需進(jìn)一步深化演變。很多人對工具方法的認(rèn)知，僅僅停留在“是什么”，缺少“反思必要性”和“更佳選擇”這兩步的深化。如下圖

5W2H 現(xiàn)狀 反思必要性 更佳選擇

目的（why） 為了什么 有無必要性 理由是否充分

對象（what） 干什么 為什么要干這個 能否干別的

地點（where） 在何處干 為什么在此干 有更好的地點嗎

時間（when） 在何時干 為什么這時干 有更好的時間嗎

人員（who） 誰來干 為什么由他干 有更適合的人嗎

方法（how） 用什么方法 為什么這樣干 有更好的方法嗎

花費（how much） 花費多少 為什么花費這些 有更節(jié)省的辦法嗎

可見，5W2H真正發(fā)揮威力的在后兩項，一是通過“反思必要性”來發(fā)現(xiàn)問題和矛盾，二是通過“更佳選擇”來擺脫現(xiàn)狀，產(chǎn)生更有效的新想法。

企業(yè)管理者在采用5W2H方法與下屬對話時，表面上是問現(xiàn)狀的7個問題，實際上在問“必要性”，激發(fā)下屬產(chǎn)生“更佳選擇”。

因此，通過分析很多人看似簡單的5W2H方法，就能懂得其中的管理秘訣，而且越用越好。至于你覺得方法簡單，而不去用它，是你對它還不夠了解。

惠普公司的創(chuàng)始人之一大衛(wèi)·帕卡德說過：“死于消化不良的公司，比死于饑餓的公司多得多”。這句話同樣適用于個人。不停地學(xué)習(xí)新概念新方法，同時也不斷拋棄過去所學(xué)信息，因而學(xué)的越多，卻越不知道自己能用什么，這就是知識“消化”出了問題。

四、5W2H的學(xué)習(xí)掌握

我們用5W2H重新看待管理者抱怨的問題，例如：針對“制度里的獎懲似乎對員工失效了”，優(yōu)化績效管理制度。

What：哪些可以不用改變？績效優(yōu)化什么？加大獎懲幅度的目標(biāo)是否正確？真正要解決的問題是什么？是員工動力問題還是績效制度本身的問題？

Why：為什么要優(yōu)化？理由是否充分？要解決的問題是不是普遍現(xiàn)象？

Who：優(yōu)化制度會影響到誰？需要誰參與、誰審核？員工接受度如何？員工的支持點和抵觸點分別在哪里？

When：什么時候開始優(yōu)化？是否影響到其他工作？預(yù)計制度頒布的時間？

Where：制度優(yōu)化完畢，是小范圍試點？還是全面鋪開？

How：怎么解決問題？懲罰對員工失效，是否就是績效問題？

How much：需要哪些資源？投入是否值得？

針對這些問題，看似毫無技術(shù)含量的“管理”卻發(fā)揮了積極作用。開始重新審視工作并行動起來，不再按部就班，更不會將問題停留在抱怨上。

掌握工具的本質(zhì)，是學(xué)習(xí)應(yīng)用的最佳方法。在眼花繚亂的方法論和工具包中，很多人永遠(yuǎn)在學(xué)、努力在學(xué)，卻總是難以提升。數(shù)據(jù)化、互聯(lián)網(wǎng)讓我們隨時隨地可查詢到自己想要的信息，同時也被海量信息所淹沒，總在不停地學(xué)習(xí)，卻仍然無所適從。

對于工具方法，為什么有的人總在創(chuàng)造，有的人卻總在模仿？在于他們對本質(zhì)的掌握之別。奉行“拿來主義”的人，總在尋找最為便捷的匹配之路，恨不得找到一“絕招”剛好就能解決自己頭疼已久的問題，問題一旦解決或暫時解決，就會把那個“絕招”扔到一邊，再努力去尋找新“絕招”，有如“猴子掰苞米，掰一個扔一個”，這正是當(dāng)下職場人學(xué)習(xí)應(yīng)用管理的真實寫照?？梢?，只有開始思考工具的本質(zhì)，才會真正理解并開啟應(yīng)用轉(zhuǎn)化之門。

管理需要不斷學(xué)習(xí)，但不能一味追求新方法新工具，為求新而求新。不能把管理變成一個追逐潮流的行為，而要認(rèn)真研究一些本質(zhì)性問題，并有效應(yīng)用它?？傊髽I(yè)管理者千萬別把追逐當(dāng)作獲得，別把了解當(dāng)作掌握，別把知道當(dāng)作應(yīng)用！

作者簡介：何信文，男，湖北潛江人，1965年2月出生。1986年7月畢業(yè)于華中科技大學(xué)電氣自動化專業(yè)。研究員，副總。系中國造船工程學(xué)會會員、中國海洋學(xué)會會員、中國數(shù)學(xué)會會員。長期在中船重工第七一〇研究所從事海洋裝備研究與開發(fā)，以及人力資源管理、法務(wù)管理、企業(yè)經(jīng)營管理等工作。曾借調(diào)原國防科工委工作，掛職中船重工集團(tuán)總部。獲國家科技進(jìn)步二等獎等7項科研成果獎，獲專利授權(quán)近10項，發(fā)表科技論文、管理論文100余篇。

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