“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理的探討

黃繼紅

摘 要：檔案管理是當(dāng)前醫(yī)院后勤管理的重要組成部分之一，提升醫(yī)院檔案精細化管理水平，是提高醫(yī)院管理水平的重要舉措之一，是促進醫(yī)院管理優(yōu)化的重要方式，對于醫(yī)院正常工作的開展與管理具有重要意義。而近些年為了更好地實現(xiàn)醫(yī)院檔案精細化管理，醫(yī)院的相關(guān)部門對醫(yī)院檔案精細化管理進行了深入的思考，而將“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理也逐漸成為了一個革新的方向，旨在為醫(yī)院管理水平的提高提供重要的方法論指導(dǎo)。本文正是就“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理進行了深入的探究，以期為醫(yī)院管理水平的提高奠定理論基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：加減乘除法;醫(yī)院檔案管理;精細化管理;管理應(yīng)用

在過去的很長一段時間，醫(yī)院的相關(guān)管理部門對于檔案管理的精細化并不看重。但隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認知逐漸得到深化，而醫(yī)院檔案的精細化管理也隨之成為了當(dāng)前醫(yī)院后勤管理的重要組成部分。醫(yī)院檔案精細化管理對于醫(yī)院管理水平的提高起到了重要的作用，同時促進了檔案管理制度的標準化，極大地提高了當(dāng)前醫(yī)院的管理效率。而將“加減乘除”的管理思想與醫(yī)院檔案精細化管理相融合，更是成為了醫(yī)院檔案管理中較為特殊的一個種管理方式，并為醫(yī)院檔案精細化管理水平的提高指明了方向。

一、“加減乘除法”的概念

“加減乘除法”的提出是為了適應(yīng)檔案管理精細化而提出的新型管理方法指導(dǎo)觀念，是指通過增加與減少一定措施和資料改變被管理對象現(xiàn)狀的一種精細化管理方式。[1]與傳統(tǒng)的管理方式相比，“加減乘除法”中的任何一個環(huán)節(jié)單獨拿出來都很難起到較為明顯的作用，但當(dāng)四類舉措相互作用時，才會對被管理對象起到質(zhì)變的作用。對于檔案的精細化管理而言，“加減乘除法”的應(yīng)用是促進了精細化管理模式和方法論的合理化、邏輯化、以及標準化，同時對于管理任務(wù)精簡化也起到了重要的作用。其中“加法”是指增加精細化管理的范圍與內(nèi)容，但這并不僅僅是管理方法和檔案管理范圍數(shù)量上的簡單增加，而是為了豐富檔案管理的方法，不斷地創(chuàng)新管理思維，創(chuàng)新和精簡化管理內(nèi)容，最終達到提高工作效率的目的。而“減法”則主要側(cè)重與減少檔案管理的文獻數(shù)量，使得檔案整理人員負責(zé)需要整理、鑒別、以及分類的檔案數(shù)量減少，降低工作人員的工作強度，提高工作質(zhì)量?！俺朔ā眲t是指通過不斷地完善管理制度、以及引入西方的先進檔案管理方法，利用最新的檔案精細化管理方法與制度，推動原有檔案管理方法和制度化的量變，最終促使整個檔案管理的精細化實現(xiàn)質(zhì)變?！俺ā眲t是要求檔案管理人員能夠擁有大局觀，從檔案管理精細化的多個方面入手，不斷地擴大檔案管理內(nèi)容的“分母”，減少檔案管理精細化的“分子”，從而利用兩者之間的相互作用促進檔案管理精細化進展的質(zhì)變，全面提高檔案管理的查準率和全查率。因此，“加減乘除法”應(yīng)用于檔案管理精細化具有重要的促進和推動作用。

二、檔案精細化管理的現(xiàn)狀

隨著時代的變化，管理部門對于檔案管理的認知逐漸得到深化，而醫(yī)院檔案的精細化管理也隨之成為了當(dāng)前醫(yī)院后勤管理的重要組成部分。[2]醫(yī)院檔案精細化管理對于醫(yī)院管理水平的提高起到了重要的作用，同時促進了檔案管理制度的標準化，極大地提高了當(dāng)前醫(yī)院的管理效率。而將“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理也逐漸成為了一個革新的方向，旨在為醫(yī)院管理水平的提高提供重要的方法論指導(dǎo)。

（一）管理制度不合理

由于長期以來醫(yī)院管理人員對檔案管理工作重要性的忽視，檔案管理精細化也僅僅只是停留在理論的階段，真正能夠做到醫(yī)院檔案管理精細化的少之又少，也正是在這樣的背景下，造成了檔案管理制度的不合理和不完善。對于管理活動而言，是否具有一個合理的管理制度將會對其后續(xù)的工作產(chǎn)生重要的影響，例如如何進行檔案精細化排列和分類，都需要有一個合理的管理制度保持其規(guī)范化和制度化，避免了由于制度不合理可能會導(dǎo)致的排列和分類的混亂。另一方面，只有一個合理的管理制度才能夠保證檔案管理的精細化進展足夠科學(xué)，同時又能夠利用科學(xué)管理的方式反作用于醫(yī)院檔案的精細化管理，當(dāng)兩者之間相互促進時，醫(yī)院檔案管理才能夠持續(xù)精細化。[3]

（二）管理模式較為單一

管理模式較為單一是當(dāng)前醫(yī)院檔案精細化管理的重要問題之一，是阻礙醫(yī)院檔案管理水平發(fā)展的重要因素。單一的管理模式是制約醫(yī)院檔案管理精細化的重要原因，同時也導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理精細化工作效率低下、工作質(zhì)量不高等問題。檔案管理人員在履行工作職責(zé)時，如果只能通過較為單一的方式對圖書檔案進行管理，則可能會對醫(yī)院管理人員的查閱和管理工作造成影響，進而導(dǎo)致整個醫(yī)院檔案管理甚至是運營管理系統(tǒng)的低效率。這種管理模式單一的問題對于檔案管理工作的精細化而言，是長期存在的較為普遍的一種現(xiàn)象，而如何解決這一問題則成為了能否促進檔案管理精細化高效率和快速普及的關(guān)鍵。

（三）“加減乘除法”應(yīng)用還不成熟

對于醫(yī)院檔案管理的精細化而言，能否將“加減乘除法”充分地與檔案管理的多方面相結(jié)合，是決定醫(yī)院檔案管理精細化是否趨向于成熟的決定性因素。然而，由于“加減乘除法”的管理模式較為新穎，所以其與醫(yī)院檔案管理精細化的融合自然也并不算完善，應(yīng)用的也并不成熟。[2]然而“加減乘除法”的應(yīng)用仍然需要長期的理論研究和實踐，才能夠更好地保證醫(yī)院檔案管理的精細化。

三、“加減乘除法”應(yīng)用策略研究

“加減乘除法”中的任何一個環(huán)節(jié)單獨拿出來都很難起到較為明顯的作用，但當(dāng)四類舉措相互作用時，才會對被管理對象起到質(zhì)變的作用，因此在進行“加減乘除法”的應(yīng)用時需要進行宏觀的科學(xué)指導(dǎo)才能夠真正地達到促進檔案管理精細化的目的。

（一）“加法”增加精細化范圍

“加法”是指增加醫(yī)院檔案精細化管理的范圍與內(nèi)容，但這并不僅僅是管理方法和檔案管理范圍數(shù)量上的簡單增加，而是為了豐富檔案管理的方法，不斷地創(chuàng)新管理思維，創(chuàng)新和精簡化管理內(nèi)容，最終達到提高工作效率的目的。例如將醫(yī)患糾紛、受害賠償?shù)燃尤氲綑n案精細化管理的范圍內(nèi)，并對醫(yī)療糾紛的事件進行詳細記錄與收集。

（二）“減法”減少檔案數(shù)量降低成本

“減法”主要側(cè)重與減少醫(yī)院檔案精細化管理的文獻數(shù)量，使得檔案整理人員負責(zé)需要整理、鑒別、以及分類的檔案數(shù)量減少，降低工作人員的工作強度，提高工作質(zhì)量。主要則是指通過電子化手段減少檔案管理中紙質(zhì)文件的數(shù)量，用電子技術(shù)代替紙質(zhì)記錄，用電子文件、電子存檔代替紙質(zhì)管理。[3]

（三）“乘法”提高檔案管理強度

“乘法”則是指通過不斷地完善管理制度、以及引入西方的先進醫(yī)院檔案管理方法，利用最新的醫(yī)院檔案精細化管理方法與制度，推動原有醫(yī)院檔案管理方法和制度化的量變，最終促使整個醫(yī)院檔案管理的精細化實現(xiàn)質(zhì)變。[1]例如提高醫(yī)院管理人員的招聘水平和定期培訓(xùn)教育工作的次數(shù)，并通過編制醫(yī)院事件編年史，深刻反映當(dāng)前醫(yī)院的歷史和管理強度。

（四）“除法”較少管理的安全隱患

“除法”是要求醫(yī)院檔案管理人員能夠擁有大局觀，從檔案管理精細化的多個方面入手，不斷地擴大檔案管理內(nèi)容的“分母”，減少檔案管理精細化的“分子”，從而利用兩者之間的相互作用促進醫(yī)院檔案管理精細化進展的質(zhì)變，全面提高檔案管理的查準率和全查率。例如加強醫(yī)院的防火防盜管理、制定嚴格的管理準則、去紙質(zhì)化等，都能起到“除法”的作用。

結(jié)語

將“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理也逐漸成為了一個革新的方向，旨在為醫(yī)院管理水平的提高提供重要的方法論指導(dǎo)，但如何促進“加減乘除法”與醫(yī)院檔案精細化管理之間的融合，則仍然需要從“加減乘除”四個方面進行思考。

參考文獻

[1]朱麗麗，李娜，宋茂民，等.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理的探討[J].中國病案，2016，17（6）：51-53.

[2]張顏.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理的分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（2）.

[3]陳潔.“加減乘除法”應(yīng)用于醫(yī)院檔案精細化管理的分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2018（4）.

（作者單位：湖南省婁底市第二人民醫(yī)院 醫(yī)院辦公室）