新時期辦公室行政事務(wù)管理思路研究

馮海燕 徐剛 王靜 邢亞磊

摘要：辦公室行政管理工作對于單位有著重要影響，需要引起關(guān)注。同時，辦公室行政事務(wù)管理屬于行政事務(wù)管理的關(guān)鍵內(nèi)容，可以發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)作用。辦公室管理工作有著較強的綜合性，而且有著廣泛的接觸面。相關(guān)人員需要承上啟下，加強各部門的聯(lián)系。辦公室工作人員工作范圍比較廣，同時需要參與政務(wù)，所以需要進行有效協(xié)商和工作落實。

關(guān)鍵詞：辦公室 行政事務(wù) 問題

在當(dāng)前的發(fā)展中，辦公室的職能受到了一定的重視，并且在單位中發(fā)揮了不可替代的關(guān)鍵作用和調(diào)節(jié)作用。在辦公室行政事務(wù)管理工作中，涉及到文化傳播、職員溝通以及人員調(diào)配等方面的內(nèi)容。辦公室行政管理工作比較零碎和復(fù)雜，所以相關(guān)人員需要加強對業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的研究。

一、辦公室行政事務(wù)管理工作的主要內(nèi)容

在一開始設(shè)置辦公室的時候，其職能方向的定位就是管理和執(zhí)行，輔助一些調(diào)研的功能[1]。辦公室的日常主要工作就是針對整個單位的行政運作情況進行監(jiān)督和協(xié)調(diào)，如后勤保障、業(yè)務(wù)往來人員的招待和登記、簽署流程的監(jiān)督、文件起草等，這些事務(wù)或大或小、或?qū)?nèi)或?qū)ν猓夹枰k公室的參與。正是因為如此，一個高效有序運轉(zhuǎn)的辦公對單位的運作順暢程度有著舉足輕重的作用，可以促進整個單位的可持續(xù)發(fā)展。在單位組織中，辦公室的重要性體現(xiàn)在方方面面，尤其是上傳下達上。對下要結(jié)合實際情況執(zhí)行上級所有命令，與此同時，還要展開民意調(diào)研和信息搜集工作，向上級及時反饋群眾的實際需求。對上要給領(lǐng)導(dǎo)和管理人員出謀劃策，使其能夠做出正確的決策[2]。在單位內(nèi)部溝通和運作上，辦公室是一個重要的環(huán)節(jié)。雖然辦公室行政事務(wù)管理工作比較瑣碎，甚至有些工作還是重復(fù)的，但是其重要性卻是不容忽視的。正是因為如此，辦公室行政事務(wù)管理人員對于辦公室在單位中的地位以及管理任務(wù)要有一個清楚的、充分的認(rèn)識，只有這樣才能建立全面的、科學(xué)的服務(wù)理念，實現(xiàn)辦公室行政事務(wù)管理工作形象和工作效率的有效提升。作為一個強大的綜合權(quán)力部門，辦公室主要負(fù)責(zé)單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)和溝通工作。因此，在辦公室行政事務(wù)管理工作中，工作人員要對各個部分的建議以及意見進行全面收集，對上對下都要提供最好的服務(wù)。

二、新時期背景下辦公室行政事務(wù)的有效管理思路

（一）科學(xué)定位辦公室行政事務(wù)管理目標(biāo)

明確的管理目標(biāo)可以為管理工作的順利開展提供明確的方向，就目前辦公室行政事務(wù)管理工作情況來看，目標(biāo)定位不明確是一個非常突出的問題。這個問題若不予以解決，辦公室行政事務(wù)管理工作效率和管理水平很難從根本上得到提升。換言之，如果管理目標(biāo)不明確，即使采取最先進的管理理念和管理方式也無濟于事。這主要是因為辦公室是單位內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)的樞紐，也是一個核心部門。辦公室行政事務(wù)管理人員的工作量比較大，如果對你管理職能和管理目標(biāo)不能明確定位的話，將會造成責(zé)任不清、工作混亂的局面，新時期的辦公室行政事務(wù)管理的改革和創(chuàng)新需求也就無法得到滿足[3]。因此，單位必須要重視辦公室行政事務(wù)管理工作，只有從思想上重視才能加大資金投入力度和關(guān)注力度，將崗位隨意安排的不良現(xiàn)狀徹底改變。在實際工作中要認(rèn)真查看是否存在管理無序以及職位交叉等問題，并在這個基礎(chǔ)上進行有效的整改和調(diào)整，保證權(quán)責(zé)清晰。應(yīng)用這種方式可以實現(xiàn)辦公室行政事務(wù)管理效率和管理水平的有效提升，讓辦公室行政事務(wù)管理工作具有更強的針對性。為了使管理目標(biāo)的定位準(zhǔn)確性得到進一步強化，單位還要針對辦公室行政事務(wù)管理的職能以及重要性加大宣傳教育力度，確保單位各個部門工作人員能夠積極配合辦公室行政事務(wù)管理工作[4]。

（二）建立完善的辦公室行政事務(wù)管理機制

完善的辦公室行政事務(wù)管理機制可以實現(xiàn)管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。就現(xiàn)階段辦公室行政事務(wù)管理工作情況來看，很多單位的辦公室管理效率低、管理水平低，歸根究底，主要是管理流程不嚴(yán)格，管理過程存在較強的隨意性，導(dǎo)致單位的各項工作不符合規(guī)范規(guī)則和規(guī)章制度。因此，辦公室要針對辦公室行政事務(wù)管理機制進行不斷完善，確保單位的各項規(guī)范流程以及制度規(guī)章都能得到有效落實。首先，單位要從實際出發(fā)，對當(dāng)前辦公室行政事務(wù)管理中的不足和缺陷以及績效情況等做到深入了解，有利于后期在管理方法和管理內(nèi)容上的創(chuàng)新，使辦公室行政事務(wù)管理工作能夠有效適應(yīng)單位的日常運轉(zhuǎn)。其次，單位要采取民主化的管理方式，讓全體員工都能積極履行建議和參與的職能，參與到單位各項工作流程規(guī)范化處理以及行政管理事務(wù)制度規(guī)范制定過程中。對于工作人員的意見和建議，單位要做到細(xì)致、耐心、全面地傾聽，為規(guī)范流程體積制度規(guī)章的落實打好牢固的基礎(chǔ)。最后，單位還要針對獎懲制度進行落實，通過獎懲制度對辦公室行政事務(wù)管理模式進行健全，對工作人員以及職能部門的職責(zé)進行規(guī)范，為新時期下辦公室行政事務(wù)管理工作的效率和質(zhì)量提供可靠的保障[5]。

（三）辦公室行政事務(wù)管理人員綜合素質(zhì)

在辦公室行政事務(wù)管理工作中，工作人員發(fā)揮主體作用，其綜合素質(zhì)直接決定了管理工作效率和管理水平。因此，要想做好新時期辦公室行政事務(wù)管理工作，單位必須要采取措施不斷提升管理人員的綜合素質(zhì)。很多辦公室行政事務(wù)管理工作效率低，究其根源，與管理人員管理理念落后、管理方式滯后有著很大的關(guān)系。機關(guān)單位要及時發(fā)現(xiàn)管理人員在辦公室行政事務(wù)管理工作中存在的問題和不足之處，加強對辦公室行政事務(wù)管理人員素質(zhì)能力的有效分析，找到管理人員素質(zhì)和能力方面存在的缺點，在這個基礎(chǔ)上制定針對性的培訓(xùn)方案。在實際培訓(xùn)過程中，機關(guān)單位要對管理人員的專業(yè)業(yè)務(wù)素質(zhì)的培養(yǎng)給予充分的關(guān)注，要求管理人員了解并掌握辦公室行政事務(wù)管理的理論知識，提升其管理實踐技能，同時還要不斷提升管理人員創(chuàng)新能力、應(yīng)變能力、交往溝通能力等多方面的素質(zhì)。除此之外，機關(guān)單位還要對辦公室行政事務(wù)管理人員的道德素質(zhì)的培養(yǎng)給予充分的關(guān)注，不斷提升管理人員愛崗敬業(yè)意識和責(zé)任意識。

（四）建立信息化辦公室行政事務(wù)管理系統(tǒng)

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，機關(guān)單位的辦公室行政事務(wù)管理工作人員也要順應(yīng)時代的發(fā)展潮流，與時俱進，加快辦公室行政事務(wù)管理工作與信息技術(shù)的融合力度，建立信息化辦公室行政事務(wù)管理系統(tǒng)。這樣不僅可以節(jié)省人力資源物力資源，還能從根本上提升辦公室行政事務(wù)管理效率和管理水平。機關(guān)單位要對此予以重視，在資金和技術(shù)方面給予大力支持，在現(xiàn)代化管理體系中納入網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)以及計算機設(shè)備，為機關(guān)單位各項工作的順利和高效進行提供可靠的保障。除此之外，由于信息技術(shù)具有虛擬性的特點，所以機關(guān)單位在建設(shè)信息化過程中要對網(wǎng)絡(luò)安全予以重視，邀請專業(yè)性的技術(shù)人員負(fù)責(zé)信息安全以及網(wǎng)絡(luò)安全的運作。

三、結(jié)語

綜上所述，在任何一個單位中，辦公室行政事務(wù)管理都是基本的工作任務(wù)之一。新時期下，機關(guān)單位要重視辦公室行政事務(wù)管理工作，從管理目標(biāo)、管理方式、管理內(nèi)容等各個方面進行創(chuàng)新和改革，從而達到提升辦公室行政事務(wù)管理效率和管理水平的目的。

參考文獻：

[1]顧朦.企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識研究[J].建材與裝飾，2017，（17）：166-167.

[2]陳燕.對企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識及探討[J].中外企業(yè)家，2017，（10）：93+95.

[3]胡宏偉.對企業(yè)辦公室行政事務(wù)管理工作的認(rèn)識及探討[J].現(xiàn)代國企研究，2015，（14）：35.