做好企業(yè)檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

曾曉琛

摘 要：做好企業(yè)檔案管理工作是優(yōu)化企業(yè)管理和提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的重要舉措。自新中國成立以后，我國的檔案管理工作得到了很大的發(fā)展，從檔案工作的管理原則、管理體制、管理內(nèi)容到管理方法、管理手段都發(fā)生了很大變化?！稒n案法》、《檔案管理?xiàng)l例》、《國家8號令》的相繼出臺，為企業(yè)檔案管理工作提供了法律保障。隨著企業(yè)的發(fā)展，檔案數(shù)量不斷增加，如何做好企業(yè)檔案管理工作是擺在檔案部門面前的首要任務(wù)。本文就此展開了論述，以供參閱。

關(guān)鍵詞：企業(yè);檔案管理

引言

企業(yè)檔案管理承載著企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等活動信息的整理及傳遞的任務(wù)。企業(yè)檔案不僅記載了企業(yè)發(fā)展史上的優(yōu)秀成果，還為企業(yè)進(jìn)行科學(xué)分析、揚(yáng)長避短，制定發(fā)展方向提供第一手資料。因此，檔案管理是企業(yè)日常運(yùn)行管理過程中的一項(xiàng)重要工作。特別是在市場競爭激烈的今天，更需要檔案管理工作全面、真實(shí)地反映好企業(yè)各個(gè)階段的工作狀況和工作成果，為促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展發(fā)揮好信息中心的作用。

1 企業(yè)檔案管理工作的意義

第一，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作是提高企業(yè)管理水平的需要，企業(yè)檔案是對企業(yè)日常生產(chǎn)活動最真實(shí)、最直接的記錄，只有通過的檔案才能明確企業(yè)內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)以及員工的工作情況，檔案管理工作是確保企業(yè)管理工作的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案管理工作也是評判一個(gè)企業(yè)綜合管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，如果一個(gè)企業(yè)就連檔案都無法管理好，就無法談及其他各項(xiàng)事業(yè)的管理。第二，管理好企業(yè)檔案才能為企業(yè)的發(fā)展提供有價(jià)值的情報(bào)信息，企業(yè)只有充分開發(fā)與利用這些信息資源，才能創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)利潤，而且企業(yè)只有通過對檔案中信息資源的對比、分析、整理和研究才會找出行業(yè)內(nèi)部所隱含的規(guī)律，以便制定正確的企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營的穩(wěn)定性和長久性。

2 企業(yè)檔案管理的策略

2.1加強(qiáng)檔案培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)

檔案管理工作人員專業(yè)的業(yè)務(wù)素質(zhì)對于工作的順利開展具有非常重要的意義，有很多企業(yè)的檔案管理工作沒有發(fā)揮出應(yīng)有的效果，除了領(lǐng)導(dǎo)意識上的不重視外，和不專業(yè)的工作人員也有著密切的關(guān)系。因?yàn)闄n案管理工作是為其他部門服務(wù)的，本身不能產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，檔案工作人員的聘用也沒有那么嚴(yán)格。通過對檔案管理工作實(shí)踐的總結(jié)，可以得出檔案管理技能一方面來源于實(shí)際崗位，一方面需要通過培訓(xùn)、交流、考察等方面進(jìn)行提升。企業(yè)應(yīng)組織檔案管理專職和兼職人員參加各類檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，要加強(qiáng)他們的基本理論知識的學(xué)習(xí)，督促他們掌握更多先進(jìn)的管理技巧，提升檔案管理員的綜合素質(zhì)和管理技能;組織檔案管理人員到優(yōu)秀的檔案管理單位考察、交流、學(xué)習(xí)取經(jīng)，借鑒同行經(jīng)驗(yàn);每年請專職檔案員定期對單位全體檔案員開展培訓(xùn)，學(xué)習(xí)資料鑒定和分類、編號和立卷、檢索工具的編制等方面知識，提高檔案員的業(yè)務(wù)水平。在狠抓檔案管理培訓(xùn)的同時(shí)，需要注意的是，要注重實(shí)效和針對性，要根據(jù)本單位特點(diǎn)、檔案管理需求組織培訓(xùn)學(xué)習(xí)，避免形式和走過場。

2.2健全企業(yè)檔案管理制度

正所謂“無規(guī)矩，不成方圓”，只有制定了一定的制度作為管理基礎(chǔ)，才能有效進(jìn)行管理，要不然只會如散沙一般，管理起來一團(tuán)糟，毫無重點(diǎn)。因此，作為企業(yè)檔案管理部門的管理者要根據(jù)相關(guān)的法律法規(guī)制定適合工作開展的制度，健全管理制度，這樣才能使管理工作有章可循，讓檔案的管理工作能夠順利進(jìn)行。否則，管理工作出現(xiàn)錯(cuò)誤必然會使整個(gè)檔案共組出現(xiàn)混亂，讓企業(yè)對檔案的真實(shí)性產(chǎn)生懷疑，嚴(yán)重者甚至?xí)o企業(yè)的發(fā)展帶來無法彌補(bǔ)的錯(cuò)誤。由此可見，健全檔案管理制度，以制度為工作基礎(chǔ)，按制度所規(guī)定的法規(guī)辦事對檔案的管理有著一定的作用。

2.3創(chuàng)新工作思路，提高檔案利用率

拓展服務(wù)功能是促進(jìn)企業(yè)檔案工作發(fā)展的前提。企業(yè)檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理人員要更新思想觀念，解放思想，破除“看攤守業(yè)”的思想觀念，要及時(shí)“換腦筋”，破除自我封閉，因循守舊，安于現(xiàn)狀的舊觀念，樹立敢想、敢闖、敢冒風(fēng)險(xiǎn)的大膽開拓精神，不斷為企業(yè)檔案工作注入新的活力與動力，堅(jiān)持以利用為中心的業(yè)務(wù)指導(dǎo)思想，拓展企業(yè)檔案工作的新領(lǐng)域走向經(jīng)濟(jì)建設(shè)的主戰(zhàn)場，在處理好企業(yè)檔案利用和安全保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的基石，傳統(tǒng)的檔案管理觀念、開發(fā)和利用等服務(wù)模式已不能滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化的要求，在檔案管理工作上必須進(jìn)行創(chuàng)新。一方面要充分利用現(xiàn)代科技，豐富服務(wù)內(nèi)容。檔案管理人員利用現(xiàn)代技術(shù)對已收藏的檔案進(jìn)行分析研究，按照一定的主體對檔案存在的大量信息進(jìn)行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟編制成各種檔案參考資料，通過企業(yè)檔案室內(nèi)部局域網(wǎng)及時(shí)公布相關(guān)信息，實(shí)現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上查閱，提高查找利用檔案的效率。另一方面立足檔案，拓寬服務(wù)領(lǐng)域。加強(qiáng)橫向聯(lián)合，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息資源共享，建立一個(gè)完整的社會信息系統(tǒng)，實(shí)行一體化管理。企業(yè)檔案人員要有效的管理和利用在科研、生產(chǎn)及管理等各個(gè)領(lǐng)域形成的大量電子文件和電子檔案，提高工作和管理效率。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

利用現(xiàn)代科技手段實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化是當(dāng)前和今后一階段檔案管理工作的必由之路。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化要著重從3個(gè)方面入手，一是建立電子檔案。所有檔案在紙制檔案的基礎(chǔ)上要建立相應(yīng)的電子檔案。對歷史資料要重新整理，補(bǔ)齊電子檔案，使所有檔案資料都能夠以文字、圖片、視頻等多媒體形式得以呈現(xiàn)，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。二是要實(shí)施編碼管理。按照編碼管理的要求，對所有電子檔案分門別類進(jìn)行認(rèn)真整理、科學(xué)編碼，并合理設(shè)置子根目錄進(jìn)行存放，實(shí)現(xiàn)電子檢索，便于查看、調(diào)閱。三是要重視開發(fā)使用電子檔案管理系統(tǒng)。要發(fā)揮企業(yè)的實(shí)踐優(yōu)勢和科研機(jī)構(gòu)的技術(shù)優(yōu)勢，協(xié)作開發(fā)有針對性和實(shí)用性的電子檔案管理系統(tǒng)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化，提高檔案管理的精確度。

結(jié)束語

總而言之，作為企業(yè)管理體系的重要組成部分，企業(yè)檔案管理對于企業(yè)的運(yùn)營和發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。因此，為了進(jìn)一步提升企業(yè)檔案管理質(zhì)量，還需要企業(yè)檔案管理人員能夠全面收集各種類型的檔案資料，不斷完善自我，提升綜合素質(zhì);同時(shí)企業(yè)需要及時(shí)轉(zhuǎn)變管理理念，建設(shè)現(xiàn)代化自動化的檔案管理方式，從而使檔案資源更好的服務(wù)于企業(yè)各項(xiàng)工作。

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