淺談信息化系統(tǒng)建設(shè)中的團(tuán)隊(duì)管理

卞雯雯 費(fèi)翔

摘要：本文從項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)者的角度，首先導(dǎo)入項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的相關(guān)理論，并結(jié)合作者執(zhí)行的一個(gè)精細(xì)化管理信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，找到當(dāng)前項(xiàng)目管理中存在的諸多問題，分析影響項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的一些因素，提出相應(yīng)解決措施。

一、項(xiàng)目現(xiàn)狀以及存在問題

（一）項(xiàng)目執(zhí)行情況

設(shè)備管理的宗旨是降低設(shè)備故障率，提高設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)行率，延長(zhǎng)設(shè)備使用壽命。此次項(xiàng)目建設(shè)搭建了設(shè)備管理系統(tǒng)的整體架構(gòu)，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備生命周期管理、點(diǎn)檢管理、檢修管理、狀態(tài)監(jiān)測(cè)管理、故障事故管理、檢修外包管理、設(shè)備專項(xiàng)管理、維修費(fèi)用管理、績(jī)效管理九大模塊和APP功能的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了設(shè)備管理的信息化和閉環(huán)管理，通過該項(xiàng)目建設(shè)的設(shè)備管理信息化平臺(tái)，促進(jìn)了設(shè)備管理信息化、智能化水平的提高。通過移動(dòng)PDA手持點(diǎn)檢功能，提高點(diǎn)巡檢管理、檢修管理、故障管理。及時(shí)為使用者提供隱患報(bào)警，讓設(shè)備管理者通過預(yù)防檢修，提高檢修質(zhì)量，使故障最小化，有效管理檢修資源，實(shí)現(xiàn)檢修費(fèi)用節(jié)減。提高數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析能力，利用系統(tǒng)支撐，實(shí)現(xiàn)便捷的圖表分析、趨勢(shì)分析等。

（二）項(xiàng)目中存在的問題

雖然該項(xiàng)目在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目交付，但在團(tuán)隊(duì)管理方面也存在在諸多問題，具體表現(xiàn)在：

1.沒有提前做好團(tuán)隊(duì)文化建設(shè)與協(xié)調(diào)工作，執(zhí)行初期推進(jìn)困難。

2.角色分工與目標(biāo)不夠明確，出現(xiàn)進(jìn)度延期現(xiàn)象。

3.急于通過加班搶進(jìn)度，忽略了成員的健康發(fā)展。

4.項(xiàng)目執(zhí)行過程中存在溝通不充分現(xiàn)象。

二、團(tuán)隊(duì)影響因素分析及措施

（一）團(tuán)隊(duì)管理的影響因素分析

一個(gè)項(xiàng)目的成敗與項(xiàng)目執(zhí)行過程中的團(tuán)隊(duì)管理密不可分，而影響到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的因素有很多，就本信息化管理系統(tǒng)建設(shè)過程而言，總結(jié)歸納出以下幾方面的因素較為突出：

1.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)需要具有明確、具體的目標(biāo)。明確具體的目標(biāo)可以為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作指明方向，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)項(xiàng)目的目標(biāo)可以進(jìn)行任務(wù)的分配。同時(shí)團(tuán)隊(duì)成員應(yīng)該清楚了解個(gè)人目標(biāo)與項(xiàng)目總目標(biāo)之間關(guān)系的重要性，以及與其他團(tuán)隊(duì)成員目標(biāo)之間的關(guān)聯(lián)性，從而有效防止項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的任務(wù)與項(xiàng)目目標(biāo)之間的沖突和重復(fù)。在本信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中，項(xiàng)目的總體目標(biāo)是完成系統(tǒng)平臺(tái)如期如質(zhì)上線使用，在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組不斷強(qiáng)調(diào)各項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的任務(wù)分配、時(shí)間進(jìn)度安排、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)以及成本預(yù)算。每個(gè)人知道自己要做什么、為什么要做、該怎么做，充分發(fā)揮自己的主動(dòng)性，并與團(tuán)隊(duì)其他成員緊密合作，使得團(tuán)隊(duì)最大價(jià)值和能力得以體現(xiàn)，高效推進(jìn)項(xiàng)目實(shí)施。因此，明確的項(xiàng)目目標(biāo)直接決定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的成效。

2.項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的相互信任至關(guān)重要。對(duì)于一個(gè)復(fù)雜的信息化項(xiàng)目，每位團(tuán)隊(duì)成員的任務(wù)都與團(tuán)隊(duì)其他成員任務(wù)的完成和信息的反饋密切相關(guān)。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員要認(rèn)識(shí)到相互之間的依賴性和差異性，意識(shí)到信任其他團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目成功的重要性。如果在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間沒有信任，那么交流合作與信息的分享就不會(huì)順利進(jìn)行，整個(gè)項(xiàng)目執(zhí)行過程就可能會(huì)受到阻礙，最終導(dǎo)致項(xiàng)目的執(zhí)行效率下降。另外，信 任也包含了信任項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的能力，每位團(tuán)隊(duì)成員都應(yīng)該相信其他成員能夠很好地完成他們的任務(wù)。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)剛成立時(shí)，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施方式，我們可能會(huì)劃分需求人員、設(shè)計(jì)人員、開發(fā)人員、測(cè)試人員等角色，如果項(xiàng)目各角色成員不能互相信任，則可能直接導(dǎo)致設(shè)計(jì)與需求脫節(jié)、開發(fā)與測(cè)試不匹配，最后造成項(xiàng)目進(jìn)度延期。如果甲方項(xiàng)目成員與乙方項(xiàng)目成員不能互相協(xié)同，那么極有可能在項(xiàng)目執(zhí)行中出現(xiàn)信息不共享、出現(xiàn)問題相互推諉等，嚴(yán)重則直接影響項(xiàng)目實(shí)施。為避免這些狀況，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)定期召開項(xiàng)目例會(huì)，了解相互工作情況，各角色定期參與其他角色工作，相互監(jiān)督、檢查，并對(duì)項(xiàng)目組相關(guān)角色授予不同權(quán)限和責(zé)任。通過這種方式，從制度上促進(jìn)了團(tuán)隊(duì)的合作，確保了項(xiàng)目的順利開展。

3.有效的溝通與合作是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成功的決定因素。在一個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，每位團(tuán)隊(duì)成員都有自己的技術(shù)與特長(zhǎng)，溝通與合作能夠取長(zhǎng)補(bǔ)短，充分發(fā)揮每個(gè)團(tuán)隊(duì)成員的優(yōu)勢(shì)，使得團(tuán)隊(duì)的效率得到極大的提高。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中，一個(gè)好的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該開放、坦誠(chéng)、善于溝通，團(tuán)隊(duì)成員之間經(jīng)常交流思想，相互幫助，才能同心協(xié)力排除艱難。為了確保項(xiàng)目建設(shè)過程中的溝通順暢，我們建立了項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)QQ群、微信群，日常工作中團(tuán)隊(duì)可以隨時(shí)在線交流、解答問題、分享經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)，我們還建立了每周例會(huì)、月度例會(huì)制度，團(tuán)隊(duì)定期召開工作匯報(bào)會(huì)，會(huì)議上大家針對(duì)當(dāng)前進(jìn)展中的問題進(jìn)行討論、交流，明確方向，確保項(xiàng)目成員的工作不出現(xiàn)偏差。在項(xiàng)目實(shí)施初期，我們就遇到了甲乙雙方對(duì)需求表達(dá)不一致的情況，為了避免出現(xiàn)偏差，我們多次通過會(huì)議的方式與甲方進(jìn)行探討，并形成書面版解決方案提交甲方，經(jīng)過不斷的溝通與確認(rèn)，最終方案得到雙方認(rèn)可，促使項(xiàng)目順利推進(jìn)。因此，有效的溝通和合作對(duì)于項(xiàng)目的成功非常重要。

4.適當(dāng)?shù)膲毫σ彩琼?xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的有益措施。適當(dāng)?shù)膲毫σ彩莿?dòng)力，可以促使項(xiàng)目進(jìn)程快速推進(jìn)，但是，如果壓力過大，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員過度緊張，工作效率會(huì)下降。因此，在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的工作安排和時(shí)間進(jìn)度安排方面，要根據(jù)團(tuán)隊(duì)成員的能力合理安排、松弛有度，才能發(fā)揮成員最大能力。在項(xiàng)目開始階段，為了盡快推進(jìn)項(xiàng)目，用戶方提出了持續(xù)加班制度，不斷的加班和繁重的任務(wù)使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員長(zhǎng)期處于緊繃狀態(tài)，成員開始反映出焦慮情緒，身體也開始出現(xiàn)不適，項(xiàng)目總體進(jìn)展并不順利。為了緩解這樣的狀態(tài)，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)整個(gè)項(xiàng)目組的工作計(jì)劃及時(shí)進(jìn)行了調(diào)整，重新安排了項(xiàng)目任務(wù)和進(jìn)度，適時(shí)緩解了成員們的壓力，項(xiàng)目組的工作反而變得高效而有序了。

5.必要的獎(jiǎng)勵(lì)是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的重要措施。獎(jiǎng)勵(lì)的方式可以多樣化，比如名譽(yù)稱號(hào)，或是例會(huì)、項(xiàng)目活動(dòng)等場(chǎng)合公開表揚(yáng)、夸獎(jiǎng)，月度績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)等，通過獎(jiǎng)勵(lì)可以更好地激勵(lì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的積極性和工作熱情，從而提高項(xiàng)目完成的質(zhì)量和效率。

（二）打造專業(yè)化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)

完善項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)，打造有凝聚力的專業(yè)化團(tuán)隊(duì)，可以從以下幾方面入手：

1.打造團(tuán)隊(duì)文化。

2.建立歸屬感。

3.增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)認(rèn)同感。

4.加強(qiáng)溝通。溝通是指人與人之間、組織與組織之間的信息交流。

5.尊重與信任。團(tuán)隊(duì)的尊重與信任包括兩重含義。

三、結(jié)論

本文從項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)執(zhí)行者的角度，通過一個(gè)信息化管理系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)中團(tuán)隊(duì)管理為案例，找到當(dāng)前項(xiàng)目管理中存在的諸多問題，分析影響項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理的一些因素，提出相應(yīng)解決措施，最后給出相應(yīng)的解決對(duì)策。

參考文獻(xiàn)：

[1] [美]羅伯特.威索基等著：《有效的項(xiàng)目管理》，電子工業(yè)出版社，2002

（作者單位：江蘇金恒信息科技股份有限公司）