如何做好紙質(zhì)文件與電子文件歸檔整理工作

丁傳紅

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和社會的全面普及應(yīng)用，傳統(tǒng)的辦公模式已經(jīng)不適應(yīng)社會發(fā)展的要求，已經(jīng)被計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)和代替。但是，由于網(wǎng)絡(luò)安全、電子文件的法律效力、檔案屬性等因素的影響，在相當(dāng)長的時間內(nèi)電子文件與紙質(zhì)文件將同時存在，相互補(bǔ)充。這就給我們檔案工作提出了一個新問題，即如何改革文書檔案傳統(tǒng)的整理模式，做到電子文件與紙質(zhì)文件整理方法的科學(xué)統(tǒng)一，使其最大限度地發(fā)揮各自的優(yōu)勢。

一、編號的統(tǒng)一

歸檔紙質(zhì)文件與歸檔電子文件采取統(tǒng)一的編號方法可最終實現(xiàn)相互間一一對應(yīng)關(guān)系，對保證檔案的安全，發(fā)揮檔案的法律效力，實現(xiàn)檔案信息化，提高檔案利用效果將發(fā)揮重要作用。歸檔紙質(zhì)文件在每份文件首頁上方的空白位置加蓋歸檔章并填寫相關(guān)內(nèi)容。歸檔章設(shè)置全宗號、年度、作者、保管期限、件號等必備項。電子文件的編號應(yīng)在電子文件形成過程中完成，其年度、作者、保管期限由擬文部門填錄，發(fā)文序號由文書部門填錄，件號由計算機(jī)系統(tǒng)按分類方案和排列順序自動生成。在設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)時，應(yīng)做到電子文件的歸檔號能自動生成，實現(xiàn)紙質(zhì)文件與電子文件歸檔檔號的一一對應(yīng)。比如：件號：歸檔文件的排列順序號。同一保管期限內(nèi)的歸擋文件，按年度一作者—發(fā)文順序大流水編號，即年度內(nèi)大流水。發(fā)文機(jī)關(guān)采用部門代字內(nèi)編制發(fā)文序號（小流水）時，其作者的排列順序應(yīng)按本機(jī)關(guān)制定的公文處理辦法規(guī)定的文件代字順序排列，并依次編制件號。再比如：盒（盤）號：在同一保管期限內(nèi)，按件號順序并結(jié)合年度、作者特征依次裝盒（組盤），跨年度編寫盒（盤）號。

二、排序的統(tǒng)一

電子文件的排列應(yīng)運應(yīng)與之對應(yīng)的紙質(zhì)文件排列需要，改革立卷方法采取文件級整理并運用計算機(jī)檢索后，其文件排列的順序也就沒有必要太多地考慮文件之間的有機(jī)聯(lián)系，如請示與批復(fù)等，完全可以按保管期限和發(fā)文字號來排列，以簡化整理方法。我們可以設(shè)想，在同一保管期限內(nèi)，將同一年度、同一作者的紙質(zhì)文件按印發(fā)時間的先后順序（即發(fā)文字號的順序）排列起來后直接裝盒將會節(jié)約檔案人員多少精力和時間。對電子文件來講，也可以充分利用電子文件制發(fā)過程中形成的成果，簡化組盤程序。簡單的說，就是將歸檔文件在同一保管期限內(nèi)按發(fā)文字號來排列。

三、分類方案的統(tǒng)一

歸檔紙質(zhì)文件的分類規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)主要是按年度—機(jī)構(gòu)（問題）一保管期限或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）。這種分類方案比較適應(yīng)政府機(jī)關(guān)紙質(zhì)文件的手工管理，也比較適應(yīng)文檔一體化及現(xiàn)在的電子文件與紙質(zhì)文件的手工管理，也比較適應(yīng)文檔一體化及現(xiàn)在的電子文件與紙質(zhì)文件對應(yīng)的一體化管理，它的分類原則是遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管利用。

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案分類原則是以單位全部檔案為對象，依據(jù)管理職能，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成的特點。由于這一規(guī)則是按管理職能分工設(shè)置一級類目，按管理職能和檔案特點設(shè)置二級類目，按問題設(shè)置三級類目，這樣就做到了將不同作者而反映同一職能、同一項工作、同一個問題的所有文件匯總到一起，較好地保持了文件間的有機(jī)聯(lián)系，方便了保管和利用。這種分類方法盡管繁瑣、復(fù)雜、隨意性較大，但在手工模式上實現(xiàn)對全部紙質(zhì)文件實體的集中統(tǒng)一管理，提高查準(zhǔn)率、查全率和相對的快速檢索不失為一種很好的方法而被許多單位采用。

電子文件由于具有數(shù)字化信息形態(tài)、載體的非直讀性、物理結(jié)構(gòu)與邏輯關(guān)系的復(fù)雜性、信息與載體的相分離性以及信息的不全性和易更改性等特點，因此在編制其分類方案時要考慮歸檔后電子文件的原始性、真實性和完整性，以滿足檔案屬性的要求。計算機(jī)的高智能信息處理功能對滿足檔案的查準(zhǔn)率、查全率和快速檢索是很容易做到的，這也就沒有必要在分類方案中再過多地考慮歸檔文件的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系問題。

不論是目前辦公自動化系統(tǒng)，還是正在興起的數(shù)字化檔案館，電子文件與紙質(zhì)文件將在相當(dāng)長的時期內(nèi)并存（即“雙軌制”）。辦公自動化系統(tǒng)中本單位制發(fā)的電子文件和上級網(wǎng)上發(fā)送的電子文件可下載制成紙質(zhì)文件，上級印發(fā)的紙質(zhì)文件可通過掃描形成電子文件進(jìn)入辦公自動化系統(tǒng)閱辦，使用統(tǒng)一的分類方案沒有問題。原紙質(zhì)文件掃描轉(zhuǎn)化成電子文件時，就不能不考慮原紙質(zhì)文件的分類方法與現(xiàn)行紙質(zhì)文件分類方法的銜接問題，以方便原紙質(zhì)文件的查閱。

依據(jù)以上分析，編制電子文件與紙質(zhì)文件統(tǒng)一的分類方案的思路是：1.按保管期限設(shè)置第一個層次，便于光盤和紙質(zhì)載體文件銷毀;2.按年度設(shè)置第二個層次，便于紙質(zhì)文件的排序管理和光盤的組盤管理;3.按作者（發(fā)文機(jī)關(guān)部門代字）設(shè)置第三個層次，便于減少電子文件的重新組合范圍和紙質(zhì)文件排序的工作量。其分類方法為保管期限一年度一作者。每份歸檔文件的檔號結(jié)構(gòu)為全宗號一保管期限—年度—作者一種號一盒（盤號）。

四、編目格式的統(tǒng)一

紙質(zhì)的檔案編目是對檔案著錄、標(biāo)引和組織、編制目錄的工作，其主要目的是為檔案保管和查閱提供方便。電子文件和計算機(jī)管理下的紙質(zhì)文件完全可以實現(xiàn)智能管理和高效率多種組合條件的檢索和查詢，因此也就沒有必要再編制用于手工的多層次多種類檢索工具，完全可以利用計算機(jī)系統(tǒng)中的“樹型” 目錄結(jié)構(gòu)建立單一、對應(yīng)、統(tǒng)一的目錄格式。所謂單一，是指目錄種類單一，只編制歸檔文件目錄。所謂對應(yīng)，是指電子文件歸檔目錄與對應(yīng)的紙質(zhì)歸檔文件目錄的對應(yīng)。所謂統(tǒng)一，是指目錄著錄項盡量統(tǒng)一，當(dāng)然電子文件歸檔目錄中要著的“樹型”目錄結(jié)構(gòu)建立單一、對應(yīng)、統(tǒng)一的目錄格式。在辦公自動化條件下，電子文件的著錄、標(biāo)引項目應(yīng)在電子文件的制發(fā)階段完成，需歸檔的保密文件由擬（收）文部門負(fù)責(zé)在網(wǎng)上著錄和標(biāo)引。檔案部門在對電子文件進(jìn)行整理歸檔時按其分類方案和件號順序打印出歸檔電子文件目錄，以此目錄作為紙質(zhì)文件分類、排序及編號的依據(jù)，最終實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件檔號的一一對應(yīng)。

在電子文件與紙質(zhì)文件同時存在的情況下，電子文件是主要利用渠道，應(yīng)是檔案管理主體，紙質(zhì)文件主要是對電子文件的原始性、真實性、完整性、法律效力及網(wǎng)絡(luò)安全發(fā)揮“驗證”和“備查”作用。因比我們應(yīng)改變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，積極探索網(wǎng)上辦公時代檔案管理的新模式，以適應(yīng)檔案信息化對我們的挑戰(zhàn)，滿足社會對檔案信息的要求，更好地發(fā)揮檔案的價值和作用。