新時(shí)期加強(qiáng)船舶檔案管理的策略探討

張紅

摘要：目前我國(guó)船舶檔案的管理普遍存在著一些問(wèn)題，本文將分析船舶檔案管理的現(xiàn)狀和意義，指出目前船舶信息檔案管理中存在的一系列問(wèn)題，最后，針對(duì)這些存在的問(wèn)題給出解決建議和意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞：船舶檔案;管理

一、我國(guó)船舶檔案管理及意義

（一）船舶檔案管理

我國(guó)的船舶管理可以追溯到上個(gè)世紀(jì)五十年代，隨著新時(shí)期船舶技術(shù)的不斷提升，經(jīng)濟(jì)形勢(shì)、國(guó)內(nèi)外競(jìng)爭(zhēng)的不斷擴(kuò)大化，很多單位對(duì)船舶行業(yè)越來(lái)越重視，而船舶的檔案管理也就應(yīng)運(yùn)而生。船舶檔案管理主要是指船舶行業(yè)運(yùn)營(yíng)，設(shè)計(jì)，制造，驗(yàn)收等多個(gè)方面的資料，通過(guò)各種形式和途徑進(jìn)行收集和存儲(chǔ)，真實(shí)記錄和反映船舶管理單位的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)收支和日?；顒?dòng)，以用于日后的借鑒等。

（二）船舶檔案管理的重要性

新時(shí)代背景下，船舶行業(yè)面臨巨大挑戰(zhàn)，船舶檔案對(duì)于船舶行業(yè)來(lái)講就有極大的借鑒意義。船舶管理單位想要提升自身核心競(jìng)爭(zhēng)力，完善并且加強(qiáng)船舶管理工作，離不開(kāi)具有記錄和參考意義的船舶檔案管理。而不斷更新船舶檔案管理模式，提升管理效益，不斷吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，才能使企業(yè)增加船舶產(chǎn)品的核心價(jià)值，使行業(yè)經(jīng)濟(jì)利益最大化。

二、船舶檔案管理的問(wèn)題

1.船舶檔案管理得不到充分重視

很多船舶管理單位存在著對(duì)船舶檔案管理工作認(rèn)識(shí)不夠充分的現(xiàn)象，管理層和員工不能正確認(rèn)識(shí)到船舶檔案管理工作的重要性。一些管理者并不清楚地了解如何進(jìn)行船舶檔案管理工作，甚至沒(méi)有參與其中，導(dǎo)致很多工作缺乏領(lǐng)導(dǎo)，沒(méi)有辦法很好地貫徹落實(shí)。另一方面，很多工作人員從事船舶檔案管理工作應(yīng)付了事，在很多工作環(huán)節(jié)上存在著疏忽遺漏的情況，缺少連續(xù)性。

2.船舶檔案管理制度不夠完善

很多船舶管理檔案存在著不完善的問(wèn)題。首先，很多船舶檔案歸檔工作并不完全符合要求，相關(guān)文件不夠齊全，有些文件不具備參考意義。其次，從收集環(huán)節(jié)來(lái)講，很多船舶檔案的收集不夠完整，整理和歸納工作都有欠缺。最后，因?yàn)榇爱a(chǎn)品的完成過(guò)程耗時(shí)較久，內(nèi)容較復(fù)雜，經(jīng)常需要更換方案，而很多船舶檔案并沒(méi)有及時(shí)更正。

3.管理人員素質(zhì)不夠

當(dāng)今船舶行業(yè)的飛速發(fā)展以及對(duì)船舶檔案管理的重視，提高了對(duì)管理人員素質(zhì)的要求。船舶行業(yè)人員流動(dòng)性較強(qiáng)，加上之前對(duì)檔案管理工作的不重視，導(dǎo)致檔案管理人員薪資待遇不高，這也加大了檔案人員的招聘難度和流動(dòng)性。同時(shí)，檔案人員也存在著經(jīng)驗(yàn)不足，文化素質(zhì)不太高，年齡相對(duì)較大的問(wèn)題，這讓本就有所欠缺的船舶檔案管理工作雪上加霜。很多工作往往無(wú)法完整銜接，很容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，漏洞等問(wèn)題;而招聘的低門檻更使得很多員工并非專業(yè)人士，甚至無(wú)法擔(dān)任這一工作。

4.信息化管理

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷發(fā)展，信息化管理的應(yīng)用不斷普及。而為了使船舶管理單位檔案的存儲(chǔ)，利用更加高效便捷，信息化管理必不可缺。利用信息化手段，可將紙質(zhì)的檔案保存在電腦或其他電子設(shè)備中，從而避免紙質(zhì)材料保存困難、容易丟失、查閱困難等缺點(diǎn)。同時(shí)，通過(guò)現(xiàn)代科技手段將船舶信息檔案中的圖畫，音頻等材料轉(zhuǎn)化成電子檔案，標(biāo)注在設(shè)計(jì)方案等其他方面進(jìn)行借鑒，以提高船舶檔案管理的有效性，更科學(xué)高效地為未來(lái)面臨的問(wèn)題提供參考借鑒價(jià)值。

三、加強(qiáng)船舶檔案管理的策略

1.宣傳提高對(duì)船舶檔案管理的重視

船舶管理單位想要完善船舶檔案管理工作，需要管理層以及全體人員的共同參與，這要求檔案各個(gè)流程的全體人員都做好自己的本職工作。從收集環(huán)節(jié)來(lái)講，需要員工全面的搜集記錄，并且同設(shè)計(jì)，生產(chǎn)員工溝通好方案的變化，及時(shí)記錄。從形式上來(lái)講，船舶管理單位可以發(fā)放手冊(cè)，召開(kāi)會(huì)議大力宣傳船舶檔案管理工作的重要性，并且積極灌輸相關(guān)政策和法律法規(guī)，讓全體人員提高對(duì)船舶檔案管理工作的重要性意識(shí)。從內(nèi)容上來(lái)講，船舶管理單位可將生產(chǎn)中的實(shí)際問(wèn)題做成案例，通過(guò)生動(dòng)的案例，具體進(jìn)行分析，從而更新員工的認(rèn)識(shí)，增加全體員工的參與程度。同時(shí)，也要宣傳船舶檔案的重要性，定期對(duì)船舶檔案進(jìn)行檢查和分類，避免檔案出現(xiàn)丟失，損毀，部分缺失等情況。

2.完善船舶檔案管理制度

目前的船舶檔案管理工作還存在著缺陷和不足，而船舶檔案管理工作從聲音，文字等多個(gè)層次涉及到船舶管理單位各個(gè)方面，同時(shí)涉及到包括檔案收集，分析，整理，保存等多個(gè)環(huán)節(jié)，而這些環(huán)節(jié)的實(shí)現(xiàn)有賴于完善的管理制度。管理層應(yīng)該根據(jù)自身具體情況，結(jié)合競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的情況和以前案例的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，制定科學(xué)合理，可靠的船舶檔案管理制度，讓檔案管理工作更加的公開(kāi)透明，合理合法，也讓檔案人員執(zhí)行制度時(shí)能夠有章可循。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)檔案工作的參與人員實(shí)施獎(jiǎng)罰制度，增加全體人員的參與程度。

3.提升船舶檔案人員素質(zhì)

船舶管理單位若想更好地實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作離不開(kāi)檔案管理人員的積極配合，而檔案人員的配合又有賴于檔案人員自身素質(zhì)。為了提升檔案人員的素質(zhì)，船舶管理單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。同時(shí)，還應(yīng)鼓勵(lì)船舶檔案管理人員積極運(yùn)用各種現(xiàn)代化手段，結(jié)合傳統(tǒng)理論，創(chuàng)新以及完善檔案人員的工作意識(shí)，創(chuàng)新精神。只有檔案人員不斷提升自身能力，才能更好地處理工作過(guò)程中面臨的一系列問(wèn)題。同時(shí)，船舶管理單位應(yīng)當(dāng)重視船舶檔案管理工作，對(duì)檔案部門積極撥款，提高檔案人員的各項(xiàng)福利，并對(duì)檔案人員的招聘條件相對(duì)調(diào)高，以保證船舶檔案管理人員的個(gè)人素質(zhì)。在必要的條件下，也應(yīng)該對(duì)工作人員進(jìn)行英語(yǔ)培訓(xùn)，正因?yàn)榇靶袠I(yè)的外國(guó)客戶和外國(guó)文獻(xiàn)相對(duì)較多，而我國(guó)這一行業(yè)的發(fā)展還相對(duì)欠缺，所以英文的學(xué)習(xí)還是必要的。

結(jié)束語(yǔ)

經(jīng)過(guò)對(duì)船舶檔案管理工作的現(xiàn)狀，重要性，不足等多方面問(wèn)題進(jìn)行一系列分析，從而提出解決的意見(jiàn)和建議，我們不難發(fā)現(xiàn)，船舶管理單位需要重視船舶檔案管理工作，并且制定完善的制度，同時(shí)加強(qiáng)各項(xiàng)工作人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。做到上述要求，船舶檔案工作在能井井有條，從而提高船舶管理單位的經(jīng)濟(jì)效益。