設(shè)備管理信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)

姚紅艷 牟津津 陳現(xiàn)景 孫洋

摘要：本文通過(guò)用例圖對(duì)現(xiàn)有設(shè)備管理工作進(jìn)行分析;利用設(shè)備管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備管理流程的優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：設(shè)備管理、信息系統(tǒng)、流程優(yōu)化

1前言

設(shè)備管理是保證設(shè)備的性能處于可靠有效狀態(tài)，保證設(shè)備技術(shù)指標(biāo)符合標(biāo)準(zhǔn)要求的必要手段?，F(xiàn)實(shí)中設(shè)備管理流程多樣性和復(fù)雜性，會(huì)降低設(shè)備管理的效率和質(zhì)量，在實(shí)施流程優(yōu)化過(guò)程中，任何有助于理解、處理和改進(jìn)業(yè)務(wù)或流程的方法和技術(shù)都可以成為流程優(yōu)化工具。管理信息系統(tǒng)是對(duì)一個(gè)組織的信息進(jìn)行全面管理的人和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的系統(tǒng)，本文主要是利用管理信息系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)任務(wù)的清除、簡(jiǎn)化和整合，達(dá)到流程優(yōu)化的效果。

2設(shè)備管理用例圖分析

設(shè)備管理主要包括設(shè)備申購(gòu)、設(shè)備投標(biāo)、設(shè)備驗(yàn)收、設(shè)備計(jì)量、設(shè)備檔案管理等幾個(gè)方面的工作。設(shè)備使用的長(zhǎng)期性，導(dǎo)致設(shè)備管理的循環(huán)性，例如設(shè)備計(jì)量就是要每年都要進(jìn)行一次，而且設(shè)備計(jì)量就要導(dǎo)致有些設(shè)備的流轉(zhuǎn)，證書(shū)的流轉(zhuǎn)，涉及的人員之多，這就導(dǎo)致了設(shè)備管理的長(zhǎng)期性和重要性。首先對(duì)設(shè)備管理進(jìn)行用例圖分析，以便下一步進(jìn)行管理信息系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)。

3設(shè)備管理信息系統(tǒng)優(yōu)化設(shè)計(jì)

設(shè)備流程較為復(fù)雜，有效進(jìn)行設(shè)備控制和管理，需要系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程的控制，這樣對(duì)管理信息系統(tǒng)提出更高的要求：

一、具備設(shè)備信息登記的基本功能：設(shè)備名稱(chēng)、設(shè)備編號(hào)、設(shè)備類(lèi)型、設(shè)備型號(hào)、設(shè)備生產(chǎn)廠家、設(shè)備使用范圍或量程、設(shè)備精度或分辨率、設(shè)備或量具的檢定周期、設(shè)備投入使用日期、設(shè)備原值、設(shè)備管理人員、設(shè)備使用人員、設(shè)備存放位置、設(shè)備下次檢定日期、設(shè)備使用記錄、設(shè)備維修改造記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備驗(yàn)收記錄、設(shè)備期間核查記錄、設(shè)備計(jì)量參數(shù)、設(shè)備計(jì)量單位等信息的記錄功能。并可以根據(jù)任何一個(gè)信息進(jìn)行搜索，并能從系統(tǒng)導(dǎo)出來(lái)EXCELL格式功能。每個(gè)檢測(cè)人員都設(shè)置一個(gè)賬戶，可以從系統(tǒng)直接查詢?cè)O(shè)備信息，節(jié)省設(shè)備管理人員的時(shí)間，實(shí)現(xiàn)資源及時(shí)有效的共享，即計(jì)量人員把計(jì)量信息登記到系統(tǒng)后，檢測(cè)人員或其他審核人員可以在系統(tǒng)及時(shí)查詢到相關(guān)信息。

二、狀態(tài)標(biāo)識(shí)打印功能：設(shè)備標(biāo)識(shí)唯一性標(biāo)識(shí)，合格證，使用狀態(tài)標(biāo)識(shí)，都可以在系統(tǒng)里查詢并能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)打印。設(shè)備定位功能：對(duì)設(shè)備進(jìn)行二維碼標(biāo)識(shí)控制，設(shè)備編號(hào)和二維碼進(jìn)行對(duì)接，通過(guò)掃描二維碼可以查詢?cè)O(shè)備狀態(tài)和信息，另外實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)通過(guò)二維碼對(duì)設(shè)備位置的跟蹤。

三、到期提醒功能：設(shè)備的狀態(tài)即正常、停用、維修和報(bào)廢用不同的顏色在系統(tǒng)瀏覽器界面進(jìn)行。自動(dòng)設(shè)備設(shè)備檢點(diǎn)超期提醒，可設(shè)置在檢定有效期前15日進(jìn)行提醒，一是提醒計(jì)量人員聯(lián)系計(jì)量，二是提醒設(shè)備管理人員進(jìn)行拆裝送檢，三是提醒所有設(shè)備使用人員進(jìn)行使用計(jì)劃的更改，并及時(shí)調(diào)整原始記錄設(shè)備的相關(guān)信息，可有效避免設(shè)備的錯(cuò)誤使用。

四、設(shè)備的流程管理功能：實(shí)現(xiàn)設(shè)備從采購(gòu)、驗(yàn)收、計(jì)量、使用、維修維護(hù)、核查等過(guò)程的控制和記錄的電子化。實(shí)現(xiàn)一切記錄的電子化流轉(zhuǎn)，層層審核最后由資產(chǎn)部負(fù)責(zé)記錄的電子歸檔。例如，設(shè)備需要維修，就由設(shè)備管理人員從系統(tǒng)提出維修申請(qǐng)，部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)進(jìn)行審核，最后申請(qǐng)到資產(chǎn)部維修員系統(tǒng)，根據(jù)設(shè)備情況安排維修，自動(dòng)生成維修記錄，記錄自動(dòng)流轉(zhuǎn)到財(cái)務(wù)部，進(jìn)行部門(mén)費(fèi)用結(jié)算，所有過(guò)程都是電子化流轉(zhuǎn)，并實(shí)現(xiàn)查詢功能，自動(dòng)記錄維修周期，對(duì)維修效率進(jìn)行評(píng)估，避免了人工催促，根據(jù)進(jìn)度對(duì)維修人員進(jìn)行考核，有效屏蔽踢皮球現(xiàn)象，還可實(shí)現(xiàn)對(duì)設(shè)備使用人員的監(jiān)督。計(jì)量證書(shū)也可以掃描到系統(tǒng)，設(shè)備管理人員進(jìn)行查詢、下載、打印、，資產(chǎn)部進(jìn)行電子存檔;證書(shū)確認(rèn)流程完成后，自動(dòng)生成合格證，實(shí)現(xiàn)查詢、下載、打印功能。

五、設(shè)備信息的分類(lèi)檢索功能：系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)某周期內(nèi)所有設(shè)備的使用狀態(tài)，并能分類(lèi)自動(dòng)統(tǒng)計(jì)設(shè)備的功能。一方面可以實(shí)現(xiàn)設(shè)備的超期檢索，另一方面可以統(tǒng)計(jì)同類(lèi)設(shè)備的數(shù)量，按使用部門(mén)，生產(chǎn)廠家等相關(guān)信息進(jìn)行分類(lèi)檢索。資產(chǎn)部可以根據(jù)設(shè)備使用狀況和新上能力狀況協(xié)調(diào)各檢測(cè)科室設(shè)備的調(diào)配功能，提高設(shè)備的使用率，實(shí)現(xiàn)設(shè)備價(jià)值最大化。

4預(yù)期優(yōu)化效果

一、實(shí)現(xiàn)了記錄的電子化存檔，優(yōu)化了整個(gè)工作流程

OA管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了設(shè)備驗(yàn)收，設(shè)備計(jì)量，設(shè)備維修等工作的流程化優(yōu)化管理，采用了程序化的工作流程，將設(shè)備驗(yàn)收記錄、維修申請(qǐng)、計(jì)量證書(shū)、計(jì)量收費(fèi)發(fā)票等相關(guān)數(shù)據(jù)登從紙質(zhì)版變成電子版，從開(kāi)箱驗(yàn)收功能驗(yàn)收、計(jì)量驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)電子化提交，記錄的電子化一方面實(shí)現(xiàn)進(jìn)程查詢，另一方面實(shí)現(xiàn)了工作崗位責(zé)任監(jiān)控。

二、節(jié)約了車(chē)輛和人員消耗，提高了工作質(zhì)量

設(shè)備計(jì)量證書(shū)實(shí)現(xiàn)電子版上傳和查詢，證書(shū)的確認(rèn)及合格證的發(fā)放都可實(shí)現(xiàn)電子化交接，極大地節(jié)省了交接周期和人力車(chē)輛成本。實(shí)現(xiàn)設(shè)備狀態(tài)的監(jiān)控，設(shè)備維修提交電子流程，極大的節(jié)省了維修時(shí)間，也有利于設(shè)備管理員對(duì)設(shè)備狀態(tài)及時(shí)更新，極大地避免了設(shè)備的誤用，一定程度上提高了檢測(cè)的結(jié)果準(zhǔn)確性。