新時期會議全過程管理問題探究

金佳

摘要：在改變當(dāng)前“會而不議”和“文山會?！眴栴}上，國有企業(yè)應(yīng)做出表率。企業(yè)作為市場經(jīng)濟主體，其行為偏好的內(nèi)在邏輯應(yīng)放在“效率”二字。本文主要分析探討了新時期會議全過程管理相關(guān)問題，以供參閱。

關(guān)鍵詞：新時期；會議；全過程；管理

新時期的會議全過程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施來進行會議內(nèi)容的創(chuàng)新，保證會議管理思維和管理模式符合當(dāng)前的時代要求，從而全面提高會議全過程的工作優(yōu)化，同時要從會議形式、會議核心價值等方面入手，構(gòu)建完整的會議流程，根據(jù)會議工作內(nèi)容制定相應(yīng)的會議管理工作，加強會議管理的執(zhí)行力度，從而保證會議全過程的高效運行。

1會議管理的重要性

會議是組織內(nèi)不可或缺的溝通方式和管理手段，組織的經(jīng)營運行都需要通過會議來決策、溝通和貫徹，會議的效率直接體現(xiàn)組織效率。會議具有系統(tǒng)性、積累性、頻繁性的特點。但如果事事僅停留在“會”開了沒有，而不是“事”辦了沒有的程度，那么會議本身就是流于形式，成了為“開會而開會”，而開會這個動作就會成為組織內(nèi)部極大的官僚主義、形式主義?，F(xiàn)階段會議廣泛存在著隨意性、反復(fù)性、成本浪費嚴重、信息傳遞失真、落實跟蹤不到位等問題，已經(jīng)成為制約組織正常運轉(zhuǎn)的掣肘?？偨Y(jié)深層次的原因有如下幾點。從管理理念來看，會議往往被作為管理者實施管理和權(quán)威的一種工具，信息傳遞多為自上而下，信息流向極為單一，造成管理者和參會者信息不對稱，這種根深蒂固的管理思維阻礙組織對會議管理模式的改進和提升。從管理要素來看，會議涉及到人、事件、時間、地點等多維度多場景，同時會議的種類層級以及對應(yīng)的形式和內(nèi)容都不固定，很難找到通用的方法和方案去一治百病。從管理工具來看，會議管理的動作貌似簡單，但要實現(xiàn)各環(huán)節(jié)各流程各要素高效集成統(tǒng)一是非常不容易的，模型構(gòu)建需要參考的因素較為復(fù)雜。會議管理這項如此頻繁、復(fù)雜且重要的必修項目，直接反映了一個組織、團隊的基礎(chǔ)管理水平。如何確定會議的必要性、如何選擇議題和參會人、如何安排會議議程、如何組織討論達到預(yù)計目的、如何達成并落實決議，以及會議過程中的各種操作技巧，都是會議管理中核心的環(huán)節(jié)。只有形成一套真正借用科學(xué)化管理思維的方法和工具，才能優(yōu)化會議管理模式，提高會議管理效率，使會議成為各類決策、溝通和貫徹的效率倍增器。

2當(dāng)前會議過程管理中存在的難點

2.1會議人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜

會議管理承擔(dān)的工作量較大，因此其會議工作人員較多既有會議現(xiàn)場的主持人員、操作人員也有專門的管理人員同時這些人員的素質(zhì)和學(xué)歷各不相同給會議全過程管理管理工作的開展帶來了困難。通過對某會議現(xiàn)場人員的調(diào)查顯示在會議中參與會議的人的學(xué)歷較為復(fù)雜對于構(gòu)建合理的管理機制帶來了困難。

2.2會議的頻繁性

當(dāng)前我國的會議頻繁性較大，會議的頻繁性較強，參與會議的隊伍通常會隨著會議項目而不斷流動，雖然會議現(xiàn)場的會議時間固定，但是由于會議現(xiàn)場管理的混亂，造成了會議效率低下，同時下屬的會議管理部門也根據(jù)會議項目的具體情況而組建，從而造成了管理機構(gòu)的不確定，造成了管理工作難以開展。此外會議隊伍人員的頻繁性較強，往往會議項目的位置發(fā)生變動，其會議隊伍也會相應(yīng)發(fā)生變動。

2.3會議評價信息的收集困難

會議的目的是通過會議評價信息的收集來完成決策的科學(xué)性的評估同時傳達相關(guān)的政策信息但是在當(dāng)前的會議管理中存在著會議評價信息收集困難的現(xiàn)象為會議全過程管理帶來了諸多的不便。尤其是在一些會議中由于缺乏有效的溝通和交流方式會議管理機構(gòu)的各項管理措施很難及時傳達到會議現(xiàn)場此外這些會議現(xiàn)場的監(jiān)督力量較為薄弱缺乏有效的監(jiān)管也造成了會議全過程管理全面評價的困難。

3定位驅(qū)動下的會議全過程管理途徑構(gòu)建

3.1事前會議管理途徑

從企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營特征出發(fā)，在控制會議數(shù)量上可以從采取多種會議形式，以及充分利用電子商務(wù)平臺來解決點對點聯(lián)系上來做文章。對于前者而言，可以借助電視電話會議來完成總廠與分廠的目標(biāo)管理工作；對于后者來說，則可以采取電子郵件、數(shù)字辦公平臺來完成部門與部門之間的即時信息溝通。這樣一來，再根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要建立起定期會議制度，從而使參會人員能對會議召開進行充分準(zhǔn)備。

3.2事中會議管理途徑

會議的事中管理重點應(yīng)放在會議時間控制和會議決議的形成上，為此，可以在會議召開伊始就對會議流程和議程公開闡述，并通過書面形式來傳達到各個會議者手中。對于某些議程難以在短時間內(nèi)進行決策，則可以在遵循“先易后難”的原則，在會議之后再進行點對點的信息溝通。

3.3事后會議管理途徑

事后會議管理的重點在于督促會議決議的執(zhí)行上，這也是國企在會議管理中的短板。對此，應(yīng)根據(jù)企業(yè)決議執(zhí)行制度和績效管理辦法，對會議決議的執(zhí)行情況進行跟蹤督查，并將督查結(jié)果納入到對部門負責(zé)人的年終績效考核之中。

3.4增強企業(yè)會議管理工作的規(guī)范化水平

制定科學(xué)合理規(guī)范的企業(yè)會議流程，能對提升現(xiàn)代企業(yè)會議效率發(fā)揮積極作用。會議流程應(yīng)明確主題，同時領(lǐng)導(dǎo)與主持人應(yīng)控制議題的數(shù)量，要先行討論典型性、緊要的重要議題，次要的議題可在重點問題結(jié)束后探討。企業(yè)會議的規(guī)范化要求還體現(xiàn)在會議規(guī)模、與會人數(shù)、參與部門等，應(yīng)加強規(guī)劃，針對議題內(nèi)容通知相應(yīng)部門參加，以免無關(guān)部門參與，浪費時間與企業(yè)成本。

3.5建立領(lǐng)導(dǎo)能力強的管理層

會議的管理者是會議的導(dǎo)航者，引導(dǎo)著會議向著正確的方向發(fā)展，管理者的素質(zhì)直接決定了會議管理制度的質(zhì)量，一個優(yōu)秀管理層能把會議在爭端的邊緣拯救回來，并繼續(xù)發(fā)展壯大，相反，一個不合格的管理層會把會議帶入混亂中。因此，會議要任用優(yōu)秀的高層管理人才，對于會議的管理制度要加強全過程管理，保證會議在正常的軌跡上發(fā)展。

4結(jié)束語

總之，新時期的會議全過程管理要充分了解管理模式定位，并采用有效的管理措施來進行會議內(nèi)容的創(chuàng)新，保證會議管理思維和管理模式符合當(dāng)前的時代要求，從而全面提高會議全過程的工作優(yōu)化，同時要從會議形式、會議核心價值等方面入手，構(gòu)建完整的會議流程，根據(jù)會議工作內(nèi)容制定相應(yīng)的會議管理工作，加強會議管理的執(zhí)行力度，從而保證會議全過程的高效運行。

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（作者單位：國網(wǎng)遼寧省電力有限公司）