裝備制造企業(yè)文檔管理系統(tǒng)研究與應(yīng)用

付春雨 任麗倩

摘要： 本文首先闡述了建立文檔管理系統(tǒng)的必要性及其發(fā)展現(xiàn)狀。然后通過(guò)搭建文檔管理系統(tǒng)架構(gòu)來(lái)說(shuō)明裝備制造企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的特點(diǎn)。結(jié)合具體文檔管理業(yè)務(wù)，本文展示了文檔管理系統(tǒng)在實(shí)際業(yè)務(wù)中的應(yīng)用，詳細(xì)說(shuō)明了系統(tǒng)中不同模塊的作用及數(shù)據(jù)交互原理。

關(guān)鍵詞： 裝備制造;信息化;文檔管理系統(tǒng);系統(tǒng)架構(gòu)

引言

目前來(lái)說(shuō)，落后的手工企業(yè)電子文檔管理方式已經(jīng)不能跟上現(xiàn)代企業(yè)電子文檔管理相關(guān)工作的發(fā)展腳步，尤其是在企業(yè)電子文檔管理技術(shù)發(fā)展日新月異的今天，現(xiàn)代化綜合企業(yè)電子文檔管理平臺(tái)的廣泛應(yīng)用也為現(xiàn)代企業(yè)電子文檔管理工作提供了有效的保證[1]。

隨著企業(yè)的發(fā)展，電子文檔數(shù)量的不斷增加。電子文檔的管理將被越來(lái)越多的應(yīng)用在企業(yè)管理上，文檔管理電子化是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代計(jì)算機(jī)信息處理的必然要求，為了提高運(yùn)營(yíng)效率，簡(jiǎn)化工作流程，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始從紙質(zhì)文檔工作流程轉(zhuǎn)移至電子文檔的工作流程[2]。目前，公司內(nèi)部流通的文檔越來(lái)越多以電子文檔的形式出現(xiàn)，為了保證電子文檔的安全、快速流通和共享，使用WEB形式對(duì)電子文檔的發(fā)布、審閱、修改、備份、查閱等操作是非常方便的[3]。使用這樣一個(gè)電子文檔管理系統(tǒng)，企業(yè)能節(jié)省大量的資源和人力，同時(shí)大幅度提高自己的工作效率，而準(zhǔn)確性和安全性也比紙質(zhì)文檔要高很多，盡可能科學(xué)有效地將這些電子文檔組織起來(lái)，統(tǒng)一保存，以供全企業(yè)共享，不僅有助于領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解、查詢各部門的運(yùn)作情況;有助于各部門規(guī)范管理自己的文件;有助于部門之間隨時(shí)互通有無(wú);更將積累成為企業(yè)的一筆巨大信息財(cái)富，成為提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的源泉[4]。所以，開(kāi)發(fā)這樣一個(gè)電子文檔管理系統(tǒng)有著很好的應(yīng)用前景和使用意義。

裝備制造文檔管理業(yè)務(wù)

裝備制造文檔管理系統(tǒng)需要立足于機(jī)械裝備企業(yè)的產(chǎn)品、工藝、流程、客戶及服務(wù)等實(shí)際需求，結(jié)合“多品種、小批量（或單件）、按訂單生產(chǎn)”的生產(chǎn)模式，幫助生產(chǎn)企業(yè)提高生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理效率。

為滿足裝備制造企業(yè)長(zhǎng)周期計(jì)劃、設(shè)計(jì)與制造協(xié)調(diào)、內(nèi)外生產(chǎn)協(xié)調(diào)與柔性、以及大型、單件、復(fù)雜的特點(diǎn)，提出了圖1中裝備制造企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)。該系統(tǒng)主要由業(yè)務(wù)功能構(gòu)件、業(yè)務(wù)構(gòu)件、基礎(chǔ)構(gòu)件以及數(shù)據(jù)庫(kù)配置連接部分構(gòu)成。在集成配置環(huán)境下將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)連接起來(lái)，從而實(shí)現(xiàn)裝備制造企業(yè)中對(duì)文檔的存儲(chǔ)、管理以及調(diào)用。

業(yè)務(wù)功能模塊主要是對(duì)企業(yè)中不同業(yè)務(wù)部門的文檔進(jìn)行存儲(chǔ)及處理，通過(guò)業(yè)務(wù)流程構(gòu)件可以實(shí)現(xiàn)不同部門之間數(shù)據(jù)的流通。

業(yè)務(wù)構(gòu)件模塊可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)文檔數(shù)據(jù)的多樣化呈現(xiàn)及存儲(chǔ)，企業(yè)文檔數(shù)據(jù)通過(guò)電子表格、表單及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)圖等的方式呈現(xiàn)給業(yè)務(wù)人員。同時(shí)該模塊的審批流程功能還可針對(duì)不同步驟設(shè)置相應(yīng)權(quán)限，大大提高了企業(yè)數(shù)據(jù)的安全性及審批效率。

基礎(chǔ)構(gòu)件模塊主要是針對(duì)文檔中數(shù)據(jù)的識(shí)別和處理，增強(qiáng)了文檔數(shù)據(jù)處理的可操作性，加快了辦事效率。

通過(guò)平臺(tái)XML配置文件以及數(shù)據(jù)庫(kù)連接構(gòu)件，可以實(shí)現(xiàn)文檔管理系統(tǒng)對(duì)后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)信息的存儲(chǔ)和調(diào)用。數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)了企業(yè)中大部分的數(shù)據(jù)文件，數(shù)據(jù)信息通過(guò)連接構(gòu)件以不同的形式展現(xiàn)在前端管理系統(tǒng)中，兩者之間的數(shù)據(jù)交換實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)文檔數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和管理功能。

文檔管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)架構(gòu)

本文結(jié)合裝備制造企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)，構(gòu)建了裝備制造企業(yè)文檔管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)。該管理系統(tǒng)具有如下特點(diǎn)：

集中統(tǒng)一的管理：目前各部門都有相應(yīng)的文檔，各自存儲(chǔ)，存儲(chǔ)方式也不盡相同，容易丟失、查找困難。文檔管理系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)中心，集中進(jìn)行文檔管理。整個(gè)企業(yè)采用這個(gè)文檔管理服務(wù)。

信息共享與權(quán)限：文檔可以通過(guò)設(shè)置進(jìn)行共享，加快文檔的傳遞;對(duì)于機(jī)密文件和個(gè)人私密文件，可以通過(guò)權(quán)限控制杜絕他人訪問(wèn)或者允許個(gè)別訪問(wèn)。

及時(shí)更新文檔發(fā)布：對(duì)于個(gè)人需要關(guān)注的、或者他人推薦的文檔第一時(shí)間反應(yīng)出來(lái)。

設(shè)置流程：可以根據(jù)電子文檔的處理流程、制度規(guī)則及管理辦法，定制該文件的流程。在不同流程步驟可以設(shè)置不同的處理權(quán)限及共享方式。

數(shù)據(jù)庫(kù)存儲(chǔ)：搭建數(shù)據(jù)庫(kù)，將不同文件或同一文件不同流程狀態(tài)賦予ID值用于數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，該ID值具有唯一性。建立前端顯示與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的鏈接，根據(jù)不同需求調(diào)用、查看和存儲(chǔ)文件數(shù)據(jù)。

全生命周期管理：電子文件具有易修改，傳播性強(qiáng)的特點(diǎn)。在企業(yè)各部門之間建立一個(gè)電子文檔從產(chǎn)生到永久保存或者銷毀的全生命周期管理體系可以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的狀態(tài)監(jiān)控，更有利于企業(yè)各部門之間的信息交流，從而實(shí)現(xiàn)不同管理內(nèi)容和要求的無(wú)縫鏈接。

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)

本系統(tǒng)采用visual studio（c#） 和Sql Server 2012實(shí)現(xiàn)，并通過(guò)iis發(fā)布。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)容包括了數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)，數(shù)據(jù)調(diào)用、存儲(chǔ)以及前端展示。

數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)

主要包括了用戶信息表、角色信息表、部門信息表、電子文檔信息表以及流程信息表。

系統(tǒng)開(kāi)發(fā)及數(shù)據(jù)調(diào)用及存儲(chǔ)

系統(tǒng)可支持電子表單、數(shù)據(jù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)圖等文件類型，不同文件通過(guò)綁定數(shù)據(jù)庫(kù)表中相應(yīng)字段來(lái)顯示數(shù)據(jù)信息，在文件中可支持對(duì)數(shù)據(jù)的計(jì)算、保存和流程發(fā)送等功能。操作人員可自定義流程步驟及操作權(quán)限，數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄了不同流程步驟的文檔信息，確保實(shí)現(xiàn)電子文檔的全生命周期性管理。

總結(jié)

本文結(jié)合文檔管理發(fā)展趨勢(shì)，裝備制造企業(yè)文檔管理業(yè)務(wù)構(gòu)建的文檔管理系統(tǒng)架構(gòu)，滿足了企業(yè)在數(shù)字化管理方面的，為企業(yè)信息化發(fā)展提供了基礎(chǔ)。

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