基于財務(wù)檔案管理中信息失真的預(yù)防措施研究

康健

摘 要：在企事業(yè)的發(fā)展中，財務(wù)檔案起著非常重要的作用，因為財務(wù)檔案是通過相關(guān)憑證和賬目等的記載，記錄和反映了企事業(yè)在某一期間內(nèi)的所有經(jīng)濟活動。建立良好健康的財務(wù)檔案管理工作，有利于企事業(yè)單位的后續(xù)發(fā)展和管理水平的提高。我國財務(wù)檔案的管理，呈現(xiàn)著比較穩(wěn)定的發(fā)展態(tài)勢，近些年，企事業(yè)單位的財務(wù)檔案管理工作在不斷發(fā)展的歷程中，總結(jié)了相關(guān)經(jīng)驗，取得了很大的進步，但是，還存在著一些問題制約了財務(wù)檔案管理的發(fā)展，其中具有較大危害性的阻礙就在于財務(wù)檔案管理的信息失真方面。鑒于此，建立財務(wù)檔案管理中信息失真的預(yù)警分析，構(gòu)建成熟的財務(wù)檔案管理體系，就顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：財務(wù);檔案管理;信息失真;預(yù)防措施

1 財務(wù)檔案進行信息化建設(shè)的意義

1.1減少人力成本，提高檔案管理效率

財務(wù)檔案管理進行信息化建設(shè)會節(jié)約人工成本，實現(xiàn)集約化管理，提高效率。財務(wù)檔案管理借助于網(wǎng)絡(luò)進行管理，會增加信息的安全性，防止人為的泄漏財務(wù)信息。同時，也會實現(xiàn)集約化管理，可以借助財務(wù)管理系統(tǒng)，從而少設(shè)置一些財務(wù)管理崗位，減少一些人力管理成本，這是人工管理所不能比擬的。

1.2信息化中可以設(shè)置權(quán)限保護，從而提高財務(wù)檔案的安全性

在財務(wù)檔案管理中，如果一旦發(fā)生了信息泄漏問題，其不僅僅是影響個人本身，甚至?xí){其自身的發(fā)展。為此，在財務(wù)檔案信息化建設(shè)中，相關(guān)的人員會設(shè)置一些身份驗證、信息驗證等環(huán)節(jié)，這些環(huán)節(jié)的設(shè)置可以對訪問者的身份進行確認后，才可以允許相關(guān)的管理人員進行訪問。另外，在財務(wù)檔案信息化建設(shè)中，財務(wù)檔案信息有時也會發(fā)生變化，需要進行刪除或者添加信息，在這個過程中，系統(tǒng)可以只允許財務(wù)管理人員進行操作，從而保證了操作的安全性。

2 財務(wù)檔案信息化管理優(yōu)化措施

2.1構(gòu)建統(tǒng)一的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)字化處理平臺

實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，對數(shù)據(jù)檔案進行網(wǎng)上管理和傳輸，最大程度的共享財務(wù)信息。這樣的一個平臺建設(shè)是優(yōu)化財務(wù)部門功能的重要手段，對于財務(wù)部門效率的提高發(fā)揮著重要的作用。

2.2 強化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想創(chuàng)建完善的財務(wù)檔案管理工作就一定要加強內(nèi)部的信息化基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，這樣才能夠?qū)W會與時俱進，更好地實現(xiàn)自動化管理。在執(zhí)行財務(wù)檔案管理工作的過程中，一定要根據(jù)單位的自身情況進行調(diào)整，合理的加大投入資金來完善管理體系。相信在有效的管理機制推動下，財務(wù)檔案管理工作的開展會更加順利、穩(wěn)定性也會普遍提高。此外還應(yīng)該注意的一點是，硬件設(shè)備也要相對完善，可以根據(jù)不同的管理體系及時更新系統(tǒng)內(nèi)部的軟件、同時保證信息的安全性能。相信做到以上兩點將能對財務(wù)管理工作實現(xiàn)有效地管理。

2.3提高會計檔案管理人員綜合素質(zhì)。

有些單位財會檔案人員缺乏應(yīng)有的職業(yè)道德，不堅持原則，不認真執(zhí)行制度，不按規(guī)定做，甚至違法亂紀(jì)、偽造、篡改、變換記錄憑證;開假發(fā)票、建假賬、建賬外賬、虛列成本，造成會計核算工作的不規(guī)范，導(dǎo)致會計信息失真，進而影響了國家宏觀決策、危害極大。這就要求單位應(yīng)該加強對財務(wù)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)培養(yǎng)，定期的組織相關(guān)工作人員進行專業(yè)培訓(xùn)，使財務(wù)檔案管理人員能夠意識到其工作應(yīng)有的職業(yè)道德及重要性，并制相應(yīng)的獎懲制度，進而對財務(wù)檔案管理信息的失真進行有效控制。

2.4采用科學(xué)方法進行內(nèi)部控制并防控信息失真

隨著經(jīng)濟的發(fā)展，信息化技術(shù)的不斷推進，應(yīng)逐步用信息化的管理技術(shù)去替代紙質(zhì)的財務(wù)檔案，建立科學(xué)的財務(wù)檔案管理模式，建立有效的內(nèi)部控制，嚴格貫徹執(zhí)行《會計檔案管理辦法》，各類會計崗位要明確分工，形成相互制約、相互監(jiān)督和相互協(xié)作的運行機制，從最大程度上保證會計信息的真實性。會計電算化的普遍應(yīng)用，讓會計信息失真的防控有了更好的平臺。財務(wù)軟件的使用，在數(shù)據(jù)的輸入輸出和處理過程中，嚴格的防控是保證會計核算系統(tǒng)有效和完整的關(guān)鍵要素。只有正確的輸入經(jīng)過核準(zhǔn)過后的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，才能進行正確的處理，并做到及時有效的輸出，這樣，會計的核算系統(tǒng)才能完成自身目標(biāo)，才能給會計信息檔案正確并規(guī)范提供有效的先決條件。

2.5制定電算化會計檔案的存儲制度

會計檔案的電算化是安全有效的數(shù)據(jù)處理模式。一般的單位都會有專業(yè)的人員對于財務(wù)數(shù)據(jù)進行保管，選用科技水平高，不易丟失數(shù)據(jù)的存儲設(shè)備進行對數(shù)據(jù)的存放，對于重要的數(shù)據(jù)，按照一定的順序和序號進行一定的排檔，有助于工作人員快速的識別。

2.6加強重視主要環(huán)節(jié)的風(fēng)險控制和安全防范

財務(wù)共享服務(wù)中心是創(chuàng)新財務(wù)管理模式下的重要成就。由于其對于數(shù)據(jù)處理工作的復(fù)雜性和信息化程度，要注意對于風(fēng)險的控制，避免給單位造成一定的損失。對于風(fēng)險的掌控，會計工作人員要加強風(fēng)險防控意識，注意會計檔案的編制質(zhì)量，對于數(shù)據(jù)的錄入要做到真實，同時，對于數(shù)據(jù)的安全也要做好工作，在這樣的情況下，確保財務(wù)共享服務(wù)不出差錯。

2.7加強紙質(zhì)檔案的管理

2.7.1防止紙制會計檔案材料收集不全。

有的單位只重視對會計憑證、賬簿、報表等會計專業(yè)材料的歸檔，忽視了會計文件資料的匯集、整理和歸檔工作，嚴重影響了會計檔案的齊全性和完整性。

2.7.2建立健全財務(wù)檔案管理規(guī)章制度。

要使財務(wù)檔案規(guī)范化，必須制定檔案工作管理目標(biāo)，明確責(zé)任，并建立健全一套檔案管理制度，如《財務(wù)檔案人員職責(zé)》、《財務(wù)檔案保管制度》、《財務(wù)檔案立卷歸檔制度》、《財務(wù)檔案保密制度》、《財務(wù)檔案移交、銷毀制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序、使財務(wù)檔案管理工作有章可循。

2.7.3要定期進行會計檔案資料鑒定銷毀。

《會計檔案管理辦法》第十條對保管期滿的會計檔案的銷毀程序作出了明確規(guī)定。會計檔案人員與財會部門，積極搞好會計檔案的鑒定工作，有價值的妥善保管，無價值的大膽銷毀，對于涉及保管期限已滿、暫未清結(jié)的債權(quán)債務(wù)和其它未了事項的原始憑證不得銷毀，應(yīng)單獨抽出重新立卷，并在銷毀清冊的備注欄內(nèi)及保管清冊的相關(guān)欄內(nèi)加以注明。

結(jié)語

總之，在新的歷史條件下會計檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時代發(fā)展要求，要從觀念上更新采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，并且明確權(quán)責(zé)，條理分明，建立起追根溯源的行為責(zé)任制度，確保會計信息的真實正確。

參考文獻

[1]徐金梅.信息化背景下加強事業(yè)單位財務(wù)檔案管理研究[J]，中國管理信息化，2015（12）.

[2]容寧.財務(wù)檔案管理中存在的問題和對策探究[J]，辦公室業(yè)務(wù)，2012（2）.

（作者單位：吉林省第一地質(zhì)調(diào)查所）