提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

孔令平

摘 要：本文主要對事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)存問題進(jìn)行了分析，并提出了一些策略和辦法。借以提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)度。希望這篇文章對你來說是十足的干貨，能夠幫助到你。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè);對策

在互聯(lián)網(wǎng)時代，信息海量成為常態(tài)。且信息資源更新?lián)Q代的速度變得更快。在這樣的一個時代背景下，事業(yè)單位檔案管理工作也出現(xiàn)了變化。檔案的數(shù)據(jù)和數(shù)量都在增長。事業(yè)單位中個人檔案是個人信息的載體，在機(jī)構(gòu)中扮演著重要角色，有著舉足輕重的影響作用。目前，檔案工作已經(jīng)成為衡量事業(yè)單位工作效率是否高效的標(biāo)準(zhǔn)之一。實(shí)現(xiàn)檔案信息化的管理能夠提高檔案資源的利用率，而且可以對有價值的檔案資料進(jìn)行保管。檔案部門應(yīng)該高度重視信息化建設(shè)檔案進(jìn)行管理，提高機(jī)構(gòu)的工作效率。促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理的現(xiàn)代化信息化發(fā)展。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）專業(yè)信息化人才缺乏

檔案管理的負(fù)責(zé)人自然是事業(yè)單位的檔案管理人員。通過調(diào)查研究，我們可以發(fā)現(xiàn)這些人員存在以下問題：一是老齡化較為嚴(yán)重，事業(yè)單位從業(yè)者整體年齡較高，而在檔案管理從業(yè)人員中這類現(xiàn)象更為嚴(yán)重。這些高齡者，對于數(shù)字信息的發(fā)展并不敏感，不能很好的建立起檔案管理的現(xiàn)代化。二是缺乏專業(yè)知識。從現(xiàn)階段從事檔案管理人員的現(xiàn)狀來看，整體是缺乏專業(yè)化能力，并沒有從專業(yè)院校畢業(yè)的專業(yè)人才。三是缺乏專業(yè)知識的培訓(xùn)和管理。導(dǎo)致檔案管理意識缺乏，知識結(jié)構(gòu)不完整，不能滿足社會發(fā)展的需求。比如檔案搜集不科學(xué)不完整，工作積極性缺乏。這些都是從業(yè)人員中存在的一些問題，這些問題和不足嚴(yán)重影響了檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（二）事業(yè)單位檔案管理改革機(jī)制缺乏時代性

事業(yè)單位在改革的過程中，忽視了檔案管理的研究。對于檔案管理的研究改革較少，而檔案管理的機(jī)制對于現(xiàn)代社會的發(fā)展來說是不相匹配的。在新經(jīng)濟(jì)形態(tài)下，各項(xiàng)事業(yè)都會面臨很多不確定性的。在面對這些不確定性時，事業(yè)單位做好檔案管理工作，能夠給相關(guān)部門提供相關(guān)案例。這些有價值的材料能夠幫助他們分析當(dāng)前形勢，做出決策。比如在我國的教育領(lǐng)域，已經(jīng)開始培養(yǎng)各方面的專業(yè)人才，越來越趨向于應(yīng)用型人才的培養(yǎng)。人才市場向著多樣化、專業(yè)化、復(fù)合化的方向發(fā)展。為滿足社會發(fā)展的要求，檔案管理機(jī)制應(yīng)盡快進(jìn)行革新，避免給檔案管理部門帶來大量的負(fù)面影響。

（三）事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一規(guī)范

現(xiàn)階段，各個事業(yè)單位都在重視檔案管理的信息化建設(shè)，但是在這個信息化建設(shè)的過程中，很多事業(yè)單位會出現(xiàn)不能和其他部門有效統(tǒng)一，系統(tǒng)兼顧性差，很難配合其他部門系統(tǒng)的使用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的意義。工作流程也變得越來越復(fù)雜，這一問題，降低了檔案的利用效率，不能發(fā)揮其應(yīng)有的價值。

（四）事業(yè)單位檔案管理信息化程度有待進(jìn)一步提高

據(jù)研究和調(diào)查顯示，事業(yè)單位在開展檔案管理的時候，并不能將新興科技應(yīng)用其中，眾多檔案信息材料不能很好的被儲存在云端。更多的時候依靠紙質(zhì)版來登記記錄。這種工作模式，不僅僅提高了工作的成本，而且降低了檔案的利用效率。在某一方面來講，這種方式也容易造成檔案的遺失和泄露。這要求事業(yè)單位在檔案管理上安排一些專業(yè)人員，盡快的建立信息化系統(tǒng)，提高檔案的利用效率，更好的發(fā)揮檔案的作用。進(jìn)一步便捷的對檔案進(jìn)行管理。

二、提升檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

（一）強(qiáng)化檔案管理培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化和傳統(tǒng)檔案管理有效結(jié)合

目前，我國事業(yè)單位檔案管理工作依然采用了人工模式，檔案管理水平依舊停留在多年前。從社會的發(fā)展?fàn)顩r來看，落后至少有三十年。這和事業(yè)單位檔案管理人員有著密不可分的關(guān)系。在這個條件和環(huán)境下，就要求我們加強(qiáng)對從業(yè)人員的培訓(xùn)，逐步將檔案管理工作向著信息化的方向推進(jìn)。我們可以發(fā)現(xiàn)現(xiàn)階段從事檔案工作的人，往往缺乏對計算機(jī)知識的掌握，只有一小部分的人對此有所了解。為有效解決上述問題，提高工作效率，提高檔案的利用價值，降低人為差錯，逐步完善檔案管理工作。

（二）樹立現(xiàn)代化檔案管理意識

新的時代條件下，我們逐漸步入了信息社會。各種信息層出不窮，新思想新觀念，每一天都通過網(wǎng)絡(luò)輸送給我們。改變了傳統(tǒng)的生活方式和工作模式。通過要求檔案管理人員樹立現(xiàn)代化檔案管理發(fā)展意識，來促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工作的進(jìn)步。通過這些更好的利用現(xiàn)代技術(shù)做好檔案管理工作。促使事業(yè)單位檔案管理人員更加注重運(yùn)用新技術(shù)、新手段、新方法來管理檔案。

（三）提高事業(yè)單位檔案管理的信息化水平

在提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平的同時，單位領(lǐng)導(dǎo)也需要轉(zhuǎn)變工作意識，結(jié)合單位的實(shí)際情況，根據(jù)單位情況，注重提升檔案管理的水平。事業(yè)單位需要構(gòu)建檔案的信息化管理平臺，構(gòu)建完整的信息平臺。相關(guān)部門也要增加宣傳力度，不斷擴(kuò)大影響力，強(qiáng)化學(xué)習(xí)，積累工作經(jīng)驗(yàn)。提高信息在事業(yè)單位檔案管理化建設(shè)作為重要工程建設(shè)來做。同時，在事業(yè)單位的信息化建設(shè)過程中，要對此進(jìn)行一定程度的統(tǒng)一。便于檔案的檢索和查找，提高檔案的利用效率。因此在事業(yè)單位檔案管理時，要促成信息化水平的提升。信息化的管理能夠更好的儲存檔案，避免檔案的丟失和失誤。降低檔案的受損程度，保留最大的真實(shí)性。

（四）構(gòu)建完善的檔案管理制度

通過構(gòu)建完善的檔案管理制度對檔案管理行為、管理工作流程作出約束，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和科學(xué)化。為實(shí)現(xiàn)這一目的，需要我們建立一定的獎懲制度和管理規(guī)范制度，對檔案管理部門進(jìn)行嚴(yán)格的約束，激勵檔案管理人員積極應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)構(gòu)建一套完整的檔案系統(tǒng)。同時，建立嚴(yán)格的檔案管理制度，對檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的審核，提高檔案管理的質(zhì)量。在檔案搜集和檢索上有一套完整的體系，提高檔案工作的效率。同時通過獎懲制度，提高員工的工作效率和工作熱情。推動檔案管理部門在事業(yè)單位內(nèi)部的正面影響。

三、總結(jié)

提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略在文中都有所指出，但還有不足之處，還望各位海涵。文中提到的一些不足之處，皆是經(jīng)過搜集和論證的。希望能夠幫到檔案管理工作人員。在現(xiàn)代社會背景下，為更好的解決這類問題，應(yīng)培養(yǎng)專業(yè)性人才和建立完善的管理體系。只有這樣才能進(jìn)一步提高工作效率，發(fā)揮檔案的真正作用，為國家的發(fā)展建設(shè)提供思路。

參考文獻(xiàn)

[1]梁景秀，張婧.行政事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)分析[J].企業(yè)改革與管理，2014（20）.

[2]莊培忠.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化的途徑[J].科技資訊，2012（15）.

[3]曾莉.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀[J].吉林農(nóng)業(yè)，2015（03）.

（作者單位：牟平經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)管理委員會）