高校學生檔案管理現(xiàn)代化實現(xiàn)路徑分析

王庭蕓

【摘要】在高校中，學生檔案管理是一項十分重要的工作，在現(xiàn)代技術(shù)飛速發(fā)展的今天，如何實現(xiàn)高校學生檔案管理現(xiàn)代化是各個高校普遍關(guān)注的問題?；诖耍疚姆治隽四壳拔覈咝W生檔案管理工作存在的問題，并分別從樹立堅定的管理理念、培養(yǎng)相關(guān)的管理人員以及優(yōu)化管理技術(shù)等方面，提出高校學生檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑。

【關(guān)鍵詞】高校學生檔案;檔案管理;管理現(xiàn)代化

學生檔案是高校在開展管理工作時必不可少的參考資料，學生檔案記錄了學生在校期間的表現(xiàn)，可以反映高校學生各個方面的實際情況，檔案還是學生就業(yè)的關(guān)鍵依據(jù)。目前，我國高校檔案中存在著一些問題，阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。筆者圍繞高校學生檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑這一主題展開研究，希望可以推動高校學生檔案管理工作的開展。

一、高校學生檔案管理現(xiàn)狀

（一）缺乏足夠的重視。由于高校學生數(shù)量很多，所以學生的檔案管理工作是一項復雜度比較高的工作，工作強度很大，而且在檔案管理的過程中會常常發(fā)生失誤。在實際的檔案管理工作中，高校負責人和檔案管理部門的工作者對有關(guān)檔案管理工作的重視程度不足，致使高校學生檔案管理工作停滯不前。

（二）解決問題的能力差。隨著現(xiàn)代技術(shù)的不斷發(fā)展，高校學生檔案管理工作也隨之發(fā)生了變化，檔案管理體現(xiàn)出現(xiàn)代化的特點。目前，我國大部分高校缺乏協(xié)調(diào)二者平衡發(fā)展的機制，致使銜接環(huán)節(jié)存在問題。除此之外，部分學校沒有采用統(tǒng)一的格式管理學生的檔案，進一步加大了檔案管理的難度，留下管理的漏洞。高校學生檔案管理工作在轉(zhuǎn)型的環(huán)節(jié)中會耗費較大的人力、財力、物力，因而大部分高校還沿用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，沒有充分利用電子檔案。目前部分高校的現(xiàn)象是學生自帶檔案，但這種方式導致了許多檔案問題。部分學生有可能沒有上交自己的檔案，或者是將檔案遺失，導致學生的檔案真實性遭受質(zhì)疑，檔案管理工作缺乏嚴肅性。除此之外，高校檔案管理還存在管理工作不規(guī)范等問題，檔案管理部門在收集、歸檔和管理的環(huán)節(jié)中沒有統(tǒng)一的工作標準，管理工作十分混亂。

（三）資金匱乏。高校在開展學生檔案管理工作時，需要在各個環(huán)節(jié)投入一定的資金，為檔案管理工作提供資金支持，比如說培養(yǎng)管理組織，升級檔案系統(tǒng)及軟件等等。由于高校缺乏對檔案工作的重視，因而投入的資金有限，不利于高校學生檔案的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變。

二、高校學生檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)路徑

（一）樹立堅定的管理理念。根據(jù)我國現(xiàn)代教育的實際情況來看，高校檔案管理必將會向著現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。在管理觀念這個角度來看，目前高校學生檔案管理的理念比較保守，使用的管理工具也無法適應(yīng)現(xiàn)階段的管理需求。這就要求各高校學生檔案管理工作者積極適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的要求，把管理工作的主體轉(zhuǎn)化為服務(wù)，最大限度地發(fā)揮檔案管理工作的重要作用。在此期間，高校還要加大宣傳檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，加強學校領(lǐng)導以及檔案管理人員對檔案管理工作的重視，推動檔案管理工作向著現(xiàn)代化的方向不斷發(fā)展。

（二）培養(yǎng)相關(guān)的管理人員。高校負責人需要在各種渠道的作用下，加大檔案管理的宣傳力度，增強校內(nèi)師生對檔案管理的認識，令檔案管理人員轉(zhuǎn)變觀念，革新管理方法，對檔案管理工作的重要意義形成全面的認識。各高校在聘用檔案管理人員時，應(yīng)對人員的專業(yè)素質(zhì)提出較高的要求，明確每位管理工作者的職責，為檔案管理工作引入大量的專業(yè)能力強的人才，制定出規(guī)則詳細的獎勵制度，提高工作人員的工作積極性。高校管理者需要加強對人才的培養(yǎng)，組織學生檔案的管理工作者定期參加相關(guān)培訓，積累更多的專業(yè)知識，掌握更多的專業(yè)技能，不斷優(yōu)化管理人員的理論知識結(jié)構(gòu)。

（三）優(yōu)化管理技術(shù)。在日常管理學生檔案的工作中，把計算機當作方案管理工作的一種媒介，充分利用計算機的特點，可以提高學生檔案存儲的高效性，與此同時，還可以簡化工作流程。除此之外，高校還需要不斷拓展信息量，保證各個環(huán)節(jié)中信息傳遞的準確性，對待不同類型的檔案采用針對性的分析方法，推動檔案管理水平不斷提高。高校管理者應(yīng)加大對高校檔案管理工作的資金支持，引進新設(shè)備、新技術(shù)不斷優(yōu)化高校檔案管理技術(shù)，減輕檔案管理工作者的勞動強度，同時提高工作效率以及準確性。

三、結(jié)束語

綜上所述，高校學生檔案管理中存在著缺乏足夠的重視、解決問題的能力差、資金匱乏等問題，不利于實現(xiàn)高校學生檔案管理的現(xiàn)代化。目前高校學生檔案管理的理念比較保守，使用的管理工具也無法適應(yīng)現(xiàn)階段的管理需求，檔案管理工作者需要轉(zhuǎn)變管理的理念，高校需要加大對檔案管理工作的資金支持，在提高工作效率的同時，實現(xiàn)高校檔案管理的現(xiàn)代化。

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