做好水利工程檔案管理研究

武虹

【摘要】根據目前水利行業(yè)的發(fā)展形式來看，水利工程建設項目越來越多，水利工程檔案管理工作逐漸被重視。檔案的管理會直接影響到水利工程的工作進程和質量，對工程建后的管理工作也會產生影響，由此可見，水利工程檔案的管理工作對水利工程的開展有著至關重要的影響。本文將淺析水利工程檔案管理的不足，針對不足之處提出改善管理建議。

【關鍵詞】水利工程;檔案管理;研究

目前，水利工程建設處于一個蓬勃發(fā)展的時代，水利工程主要工作就是對地下水和地表水進行控制和調配，以除害興利為目的而修建的工程。其基本特點就是投資多，工程浩大。水是人類生活中必不可少的生存要素，但自然界存在的水資源不全是符合人類需求的狀態(tài)，只有修建水利工程，才能對這部分不能滿足人類需求的水資源進行控制改善。水利工程更為重要的作用即是在洪澇時對水量的調節(jié)和分配，防止洪澇災害的發(fā)生?？傊こ探ㄔO對人類有很大影響，而水利工程檔案管理對水利工程而言猶如水利工程之于人類的作用，所以，加強水利工程檔案管理有利于加強水利工程建設。

一、水利工程檔案管理工作存在的不足

（一）檔案質量存在問題。水利工程檔案是記錄水利工程的建設資料，從中可衡量水利工程的建設質量。因此，在建立水利工程檔案的時候應該注重檔案的質量，嚴格按照水利工程檔案管理質量部門要求執(zhí)行檔案建立工作。目前，水利工程檔案的質量上主要存在以下問題：1.檔案分類不明晰，沒有確切的分類標準。一個完整的水利工程檔案會涉及多個分類，如：（1）合同、協(xié)議以及招標、投標的管理內容。（2）工程計劃、造價預算。（3）施工管理。（4）工程監(jiān)理。（5）機電設備。（6）工程土地的征用及移民安置工作。（7）工程的水土、環(huán)境保護。（8）工程人事。（9）各類文書。（10）財務等。目前許多檔案的建立沒有統(tǒng)一的分類標準，也沒有嚴格按照檔案管理質量部門的要求進行工程分部組卷、立卷，這就容易導致檔案內容缺失，給查找檔案及歸檔工作增加難度。由于水利工程涉及的數據量龐大，所以檔案數據記錄容易存在不完整、不精確、不真實的問題，比如造價預算方面的數據和財務方面的數據等，這些數據的缺失和失真都會給工程建設造成極大的影響。2.檔案案卷形式不規(guī)范。受到水利工程浩大特點的影響，每一個水利工程的建設時間都比較長，檔案內容也在建設的過程中不斷增加，案卷記錄受制于時間和空間。因此，在檔案案卷中容易出現記錄書寫形式不一、記錄紙張標準不一、以及工程竣工的簽名不完整等問題。這樣的不規(guī)范極易造成責任劃分不明確，為工程的后期管理維護增加了難度。3.檔案檢索功能不強。由于受到檔案分類標準不統(tǒng)一的影響，不能建立相對應的檢索功能，在檢索檔案內容時，不能按照統(tǒng)一的分類、文號、密級等進行靈活檢索，因此，很多檔案的利用率都普遍偏低。

（二）水利工程檔案管理方面的問題。1.管理層對檔案管理工作不夠重視。如今，很多企業(yè)都很重視技術層面，對檔案管理方面的重視度卻很低，這樣的現象也同樣存在于水利工程。各部門都忙于其他業(yè)務工作，對于檔案疏于管理，檔案資料的流向和保存都具有很大的不確定性，導致在工程建設中人員的變更與調動時，出現人走檔案走的情況或者出現人員離開檔案沒人管理的狀態(tài)。2.檔案管理制度不健全。目前，由于受到管理層對檔案管理工作忽視的影響，水利工程檔案管理工作制度松散，缺乏管理法規(guī)，沒有形成健全的檔案管理制度。對于檔案管理工作的執(zhí)行缺乏相應制度的制約，不具備專業(yè)的執(zhí)法檢查，檔案管理的業(yè)務管理力度弱，在檔案管理制度建設上還有待提高。3.檔案歸檔不及時。水利工程檔案有別于其他工程檔案，從檔案的建立到歸納整理都受到時間和空間的影響，具有很多的不確定性。根據我國《水利工程檔案管理規(guī)定》第二十三條，歸檔時間可依據項目法人對實際情況判定，可分階段、分單項工程竣工時間而定，或者在主體工程完全竣工驗收后三個月內完成檔案歸檔工作。目前很多工程都不能嚴格遵循這種分階段、分單項歸檔和主體工程竣工驗收后三個月內完成歸檔工作的管理規(guī)定，或者勉強做到按時歸檔。

（三）缺乏專業(yè)的檔案管理人員?，F在的大多數水利工程建設中，檔案管理人員都不具備專業(yè)性，很多都是從其他部門抽調的員工兼管檔案管理工作，這些員工沒有檔案管理工作經驗，也沒有經過專業(yè)的培訓，不具備專業(yè)的知識，且由于不是專職檔案管理工作，所以這部分員工的心態(tài)都比較松散，他們的精力也有限，受到這些因素的影響，檔案管理人員工作大多處于被動狀態(tài)，通常在處理檔案工作時，工程項目負責人那邊移交多少內容就處理多少內容，不會去主動檢查內容的完整度與質量好壞，這就導致檔案大多存在內容缺失、記錄不完整、不規(guī)范等問題，嚴重影響了檔案的質量，最終造成歸檔質量差、歸檔時間延遲等后果。

二、水利工程檔案管理工作的建議

（一）加強檔案質量建設。1.建立完善的檔案分類標準。根據現有的水利工程分類，按照分類建立統(tǒng)一的檔案分類標準，嚴格按照檔案管理部門的要求立卷、組卷。這樣就能有效地避免重要數據在記錄上發(fā)生錯誤，保障工程預算報價和財務等數據記錄的完整、精確、真實，確保檔案的質量。2.規(guī)范檔案案卷形式。在記錄檔案案卷時，規(guī)范檔案記錄的紙張、記錄的格式、記錄的名稱、記錄的文號、記錄的密級等，最后規(guī)范竣工后的驗收簽名。做好這些工作，就能保障（下轉第98頁）（上接第91頁）檔案案卷的規(guī)范性與完整性，并且有利于責任劃分，可以把責任具體到個人，有效提高工程建后維護管理工作。3.加強檔案檢索功能。在建設檔案檢索程序時，應根據檔案分類標準，建立相應的檔案檢索功能，使工作人員在檢索檔案內容時可以根據統(tǒng)一的分類、文號、密級等進行靈活檢索，為工作人員檢索檔案節(jié)省時間，提高檔案的利用率。

（二）加強水利工程檔案管理。1.提高管理層對檔案管理工作的重視。在水利工程檔案管理上，管理層必須要引起足夠的重視，要保證檔案管理在人員上、制度上、設備上都要得到相應的工作支持，要成立專門的檔案管理部門，由專門的管理人員進行管理，讓員工明確具體工作內容，讓檔案管理工作隨時處于正常作業(yè)的狀態(tài)。2.加強檔案管理制度的建立。加強檔案管理法規(guī)建設，修訂現有的檔案管理規(guī)章制度，將不足之處加以完善，缺乏之處加以補充，進一步學習國家檔案管理方面的規(guī)定，結合水利工程建設特點制定完善的水利工程檔案管理制度。3.加強檔案歸檔工作管理。根據我國《水利工程檔案管理規(guī)定》第二十三條規(guī)定，檔案歸檔要分階段、分單項歸檔或主體工程竣工驗收后三個月內完成歸檔工作，依據現在工程的歸檔時間來看，大多都不能按照規(guī)定時間完成歸檔工作，因此，必須要加強檔案管理的規(guī)范法和標準化，加強檔案歸檔工作的管理，進而確保工程能夠嚴格執(zhí)行《水利工程檔案管理規(guī)定》的歸檔時間，完成歸檔工作。

（三）加大專業(yè)檔案管理人員培訓力度。加大檔案管理人才培養(yǎng)力度，增加檔案管理人員對檔案管理業(yè)務的指導培訓，加強檔案管理人員對業(yè)務知識的掌握更新和業(yè)務技能的熟練度，安排專業(yè)的檔案管理人員負責檔案管理工作，組成專業(yè)的檔案管理人才隊伍。

三、結語

綜上，水利工程檔案管理工作應該根據實際情況采取管理措施，針對現有的管理不足修改管理方案，調整管理思路，建立更加完善的檔案管理制度，使檔案管理工作能更加契合水利工程建設，能更加有效地服務水利工程建設。

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