科研院所先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理現(xiàn)狀與建議

馬嶺

【摘要】本文針對(duì)研究所先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理，對(duì)科研過(guò)程性文件歸檔的現(xiàn)狀進(jìn)行分析和思考，探索有效的先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理模式，促進(jìn)先導(dǎo)專項(xiàng)檔案工作的開(kāi)展。

【關(guān)鍵詞】先導(dǎo)專項(xiàng);先導(dǎo)專項(xiàng)檔案;檔案管理

先導(dǎo)專項(xiàng)是中國(guó)科學(xué)院在科技發(fā)展戰(zhàn)略研究基礎(chǔ)上提出的，集科技攻關(guān)、隊(duì)伍和平臺(tái)建設(shè)于一體，能夠形成重大創(chuàng)新突破和集群優(yōu)勢(shì)的戰(zhàn)略行動(dòng)計(jì)劃。先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理工作是先導(dǎo)專項(xiàng)管理的重要組成部分，同時(shí)在研究所管理中發(fā)揮著重要的支撐作用，為了更好地保存和利用先導(dǎo)專項(xiàng)檔案信息資源，本文結(jié)合科研院所的工作實(shí)際，就先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理工作的問(wèn)題，談一些看法與建議，以期加強(qiáng)和規(guī)范先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理。

一、先導(dǎo)專項(xiàng)檔案概念及工作特點(diǎn)

先導(dǎo)專項(xiàng)檔案是指在先導(dǎo)專項(xiàng)管理和科研活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的圖紙、圖表、文字材料、科學(xué)數(shù)據(jù)、照片、音視頻等各種形式和載體的原始記錄。顧名思義，即在先導(dǎo)專項(xiàng)研究過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的不同載體的文件，文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像、電子等各種形式、載體的技術(shù)文件材料。它是科研活動(dòng)的真實(shí)記錄，是科學(xué)家智慧的結(jié)晶，檔案是科研成果的呈現(xiàn)形式，檔案管理是科研管理工作的重要組成部分。

根據(jù)先導(dǎo)專項(xiàng)實(shí)施內(nèi)容，先導(dǎo)專項(xiàng)文件材料分為五個(gè)部分，分別是專項(xiàng)綜合管理文件、科研文件、儀器設(shè)備（含軟件）文件、聲像文件與電子文件。先導(dǎo)專項(xiàng)檔案歸檔范圍應(yīng)該根據(jù)先導(dǎo)專項(xiàng)生命周期中業(yè)務(wù)流程、各主體職能及文件保存價(jià)值來(lái)確定，先導(dǎo)專項(xiàng)生命周期包含了實(shí)施方案、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)概預(yù)算、上級(jí)單位立項(xiàng)通知、知識(shí)產(chǎn)權(quán)分析報(bào)告（策劃與論證）、實(shí)施責(zé)任書(shū)、年度計(jì)劃及年度預(yù)算、年度工作報(bào)告及經(jīng)費(fèi)使用報(bào)告、調(diào)整或變更的事項(xiàng)（組織實(shí)施與過(guò)程管理）、中期檢查、結(jié)題驗(yàn)收、知識(shí)產(chǎn)權(quán)總結(jié)報(bào)告、財(cái)務(wù)總決算報(bào)告等管理環(huán)節(jié)。先導(dǎo)專項(xiàng)是“跨學(xué)科、跨領(lǐng)域、跨機(jī)構(gòu)”的三跨項(xiàng)目，其檔案管理涉及各承擔(dān)單位以及依托單位科研管理部門(mén)、課題組等，因此先導(dǎo)專項(xiàng)、項(xiàng)目、課題單位應(yīng)根據(jù)各自的任務(wù)書(shū)、年度工作計(jì)劃等制定符合學(xué)科特點(diǎn)的個(gè)性化歸檔范圍。

二、先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）先導(dǎo)專項(xiàng)檔案認(rèn)識(shí)不足。因先導(dǎo)專項(xiàng)剛起步，檔案人員經(jīng)驗(yàn)不足，主要體現(xiàn)在檔案人員在規(guī)章制度建設(shè)方面的不完善，如照搬中國(guó)科學(xué)院檔案館規(guī)章制度，沒(méi)有根據(jù)本專項(xiàng)管理方式、研究特點(diǎn)細(xì)化本專項(xiàng)規(guī)章制度。此外科研院所領(lǐng)導(dǎo)多重視先導(dǎo)專項(xiàng)管理，在檔案管理方面有所忽略。科研人員對(duì)過(guò)程性文件材料歸檔認(rèn)識(shí)不足，重視結(jié)論性文件的管理，如論文、科技報(bào)告、專利等。疏忽對(duì)過(guò)程性文件的控制，造成過(guò)程性文件收集不完整。另一方面，由于信息不對(duì)稱性，科研人員不了解檔案管理，不知道形成的文件材料哪些文件要?dú)w檔，檔案人員不了解科研活動(dòng)，不知道科研過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生哪些文件，此外檔案人員對(duì)歸檔的文件材料真實(shí)性、完整性無(wú)法確認(rèn)，如年度工作計(jì)劃、課題結(jié)題報(bào)告等文件是否為最終版本。

（二）先導(dǎo)專項(xiàng)檔案沒(méi)有與先導(dǎo)專項(xiàng)同步管理。先導(dǎo)專項(xiàng)檔案同步管理沒(méi)有落實(shí)先導(dǎo)專項(xiàng)管理的全過(guò)程。專項(xiàng)依托單位推進(jìn)檔案工作與專項(xiàng)同步管理情況基本可以概括為：專項(xiàng)立項(xiàng)時(shí)同步部署專項(xiàng)檔案工作;專項(xiàng)檔案工作同步納入先導(dǎo)專項(xiàng)各任務(wù)層級(jí)年度工作匯報(bào)內(nèi)容;專項(xiàng)檔案工作同步納入專項(xiàng)中期檢查;專項(xiàng)檔案工作同步納入專項(xiàng)結(jié)題驗(yàn)收。由于先導(dǎo)專項(xiàng)研究周期長(zhǎng)（一般為5年），承擔(dān)單位多，管理人員不穩(wěn)定，加上檔案人員前期未能及時(shí)介入、指導(dǎo)，而科研人員關(guān)注的是研究的進(jìn)度、任務(wù)的性能指標(biāo)，文件材料收集往往放在技術(shù)驗(yàn)收或者課題通過(guò)鑒定后才開(kāi)始著手歸檔。先導(dǎo)專項(xiàng)檔案與先導(dǎo)專項(xiàng)管理不同步，這樣突擊歸檔一方面增加了科研人員和檔案人員的壓力，另一方面會(huì)造成部分文件的缺失，無(wú)法確保先導(dǎo)專項(xiàng)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，損害了研究所和國(guó)家的利益。

（三）先導(dǎo)專項(xiàng)檔案數(shù)字化建設(shè)。先導(dǎo)專項(xiàng)檔案數(shù)字化建設(shè)滯后，目前檔案管理工作強(qiáng)調(diào)的是“簡(jiǎn)化整理，深化檢索”，檔案收集、整理是為了最終提供利用。目前研究所只建立了先導(dǎo)專項(xiàng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，沒(méi)有統(tǒng)一的檔案業(yè)務(wù)系統(tǒng)，各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)形成的電子文件無(wú)法及時(shí)歸檔，已經(jīng)歸檔的電子文件儲(chǔ)存分散，基本上沒(méi)有被利用。

三、加強(qiáng)檔案管理采取的建議

（一）健全完善先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理制度。做好先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理工作，首先，要進(jìn)一步強(qiáng)化對(duì)專項(xiàng)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，專項(xiàng)檔案最終形成的專項(xiàng)成果有兩個(gè)，一個(gè)是以專項(xiàng)成果為代表的“硬成果”，另一個(gè)是以檔案實(shí)體為代表的“軟成果”。專項(xiàng)檔案是全面真實(shí)反映專項(xiàng)管理和科研活動(dòng)的全過(guò)程、充分呈現(xiàn)科技成果的歷史記錄。檔案人員要建立先導(dǎo)專項(xiàng)檔案的規(guī)章制度，專項(xiàng)檔案管理制度要納入專項(xiàng)管理制度。制定專項(xiàng)檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)及責(zé)任體系，依托單位要落實(shí)覆蓋全部專項(xiàng)任務(wù)（含全部參與單位）檔案人員的工作網(wǎng)絡(luò)（見(jiàn)圖1），根據(jù)先導(dǎo)專項(xiàng)的實(shí)施內(nèi)容制定檔案分類表、文件預(yù)立卷、整理等規(guī)章制度。并且會(huì)同科研管理部門(mén)、項(xiàng)目組依據(jù)專項(xiàng)的學(xué)科特點(diǎn)、研究方向共同制定先導(dǎo)專項(xiàng)文件歸檔范圍，這個(gè)歸檔范圍在科研實(shí)施過(guò)程中不斷總結(jié)和完善，并將其作為專項(xiàng)檔案預(yù)立卷與專項(xiàng)檔案檢查、驗(yàn)收的依據(jù)。先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度是保障專項(xiàng)檔案管理工作有序開(kāi)展的基礎(chǔ)，使專項(xiàng)檔案管理工作有章可循，有據(jù)可依，從建章立制上確保先導(dǎo)專項(xiàng)檔案工作的順利進(jìn)行。其次，要取得部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及主管所領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和支持，自上而下的推進(jìn)檔案工作，改善檔案工作環(huán)境差的局面。同時(shí)檔案人員應(yīng)該及時(shí)了解先導(dǎo)專項(xiàng)文件的形成情況，如專項(xiàng)有沒(méi)有購(gòu)置設(shè)備，項(xiàng)目及課題指標(biāo)、任務(wù)負(fù)責(zé)人有沒(méi)有發(fā)生調(diào)整，課題有沒(méi)有終止、撤銷或者新增，這些情況都應(yīng)該掌握，了解科研活動(dòng)的規(guī)律和特點(diǎn)。最后針對(duì)有些科研人員擔(dān)心文件歸檔后不方便利用的心理，為了打消科研人員的顧慮，在先導(dǎo)專項(xiàng)檔案驗(yàn)收通過(guò)后，綜合檔案室將專項(xiàng)檔案的實(shí)驗(yàn)記錄本長(zhǎng)期出借給課題組利用參考，為課題后續(xù)研究提供依據(jù)。

（二）專項(xiàng)檔案工作與專項(xiàng)同步管理開(kāi)展。先導(dǎo)專項(xiàng)承擔(dān)單位多，專項(xiàng)依托單位應(yīng)該同步開(kāi)展檔案管理工作。在專項(xiàng)立項(xiàng)啟動(dòng)之初，專項(xiàng)辦公室就應(yīng)該統(tǒng)一發(fā)放實(shí)驗(yàn)記錄本，并對(duì)領(lǐng)取情況進(jìn)行登記，便于課題結(jié)題后的歸檔利用。先導(dǎo)專項(xiàng)首席科學(xué)家與專項(xiàng)依托單位所領(lǐng)導(dǎo)重視檔案管理工作，專項(xiàng)依托單位檔案人員參加先導(dǎo)專項(xiàng)重要的季度工作會(huì)議、年度工作會(huì)議，對(duì)會(huì)議涉及的文件做到心中有數(shù)。如項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將檔案管理工作納入PPT報(bào)告，介紹項(xiàng)目檔案管理情況，有專人管理項(xiàng)目文件，有專門(mén)存放項(xiàng)目文件材料的柜子等，專項(xiàng)檔案管理真正納入了科研管理工作，同步管理制度不再流于形式。先導(dǎo)專項(xiàng)檔案建設(shè)周期長(zhǎng)，涉及單位多。綜合檔案室除常規(guī)科研工作外，還需對(duì)先導(dǎo)專項(xiàng)檔案重點(diǎn)進(jìn)行跟蹤管理，提出歸檔要求，特別是加強(qiáng)對(duì)過(guò)程性科研文件和特殊載體文件的收集、整理。開(kāi)展先導(dǎo)專項(xiàng)檔案文件歸檔要求和整理規(guī)范培訓(xùn)，定期對(duì)預(yù)立卷文件材料進(jìn)行檢查指導(dǎo)，提升檔案的質(zhì)量。

（三）專項(xiàng)依托單位加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)及監(jiān)督檢查。在先導(dǎo)專項(xiàng)立項(xiàng)之初，檔案管理部門(mén)就召開(kāi)先導(dǎo)專項(xiàng)檔案管理培訓(xùn)會(huì)。告之先導(dǎo)專項(xiàng)檔案的分類、上級(jí)單位制定的文件歸檔范圍以及本專項(xiàng)需要根據(jù)自身科研特點(diǎn)制定的文件歸檔范圍要求。專項(xiàng)、項(xiàng)目和承擔(dān)單位應(yīng)該根據(jù)各自的任務(wù)書(shū)、年度工作報(bào)告等歸納、細(xì)化出本項(xiàng)目、課題重點(diǎn)文件收集范圍?？蒲羞^(guò)程文件是專項(xiàng)重要核心文件，強(qiáng)調(diào)科研過(guò)程性文件及科研過(guò)程性特殊載體文件的收集。首先是抓實(shí)驗(yàn)記錄等過(guò)程數(shù)據(jù)文件，比如專項(xiàng)依托單位綜合檔案室借“國(guó)際檔案日”為契機(jī)，以本所以往的科研檔案為線索，精心整理出以前科學(xué)家手稿、實(shí)驗(yàn)記錄本等檔案，通過(guò)制作的宣傳展板可以了解到課題全部研究過(guò)程，此外還可以借助各類信息平臺(tái)，如單位辦公系統(tǒng)、網(wǎng)站、微信公眾號(hào)等宣講實(shí)驗(yàn)記錄本的使用規(guī)范。其次是重視過(guò)程文件的質(zhì)量，召開(kāi)預(yù)立卷文件現(xiàn)場(chǎng)觀摩、實(shí)操會(huì)議，現(xiàn)場(chǎng)講解先導(dǎo)專項(xiàng)文件歸檔要求和整理規(guī)范，指導(dǎo)兼職檔案員對(duì)文件材料統(tǒng)一排序，提供卷內(nèi)目錄、案卷目錄模板，將預(yù)立卷中易出現(xiàn)的問(wèn)題制作《科研檔案預(yù)立卷問(wèn)題解答》手冊(cè)，提供科研管理人員，便于他們快速掌握文件的收集及整理規(guī)范。通過(guò)建立微信、電話和郵件的聯(lián)系方式及時(shí)回復(fù)兼職檔案員們碰到的各類問(wèn)題，幫助他們預(yù)立卷工作的順利進(jìn)行。此外定期組織開(kāi)展預(yù)立卷檢查，對(duì)檢查中存在問(wèn)題或不足，出具備忘錄反饋給項(xiàng)目組及時(shí)更正。最后還可以借助專項(xiàng)檔案中期檢查、檔案現(xiàn)場(chǎng)自查，將平時(shí)預(yù)立卷中存在的頑疾暴露出來(lái)，通過(guò)檔案驗(yàn)收專家的外部力量，提出檔案驗(yàn)收備忘錄。依托單位根據(jù)備忘錄及時(shí)整改，并對(duì)補(bǔ)充的文件材料進(jìn)行科學(xué)加工，使其變成有序的、 系統(tǒng)化的檔案，能夠反映出清晰完整的科研發(fā)展脈絡(luò)。

（四）加強(qiáng)先導(dǎo)專項(xiàng)檔案數(shù)字化建設(shè)。綜合檔案室通過(guò)走訪、調(diào)研兄弟院所檔案數(shù)字化建設(shè)工作。梳理本單位的檔案管理架構(gòu)、人員角色分配和各類檔案管理流程等，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)公司設(shè)計(jì)符合本所實(shí)際的檔案管理工作實(shí)施方案，初步建設(shè)本所數(shù)字檔案室。檔案人員對(duì)電子檔案和數(shù)字檔案信息進(jìn)行采集、整理、存儲(chǔ)、管理，依托檔案系統(tǒng)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文件從生成到歸檔的自動(dòng)流轉(zhuǎn)及共享服務(wù)。從而提高了檔案的利用效率，提升了檔案管理的工作質(zhì)量。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)檔案管理工作是提高先導(dǎo)專項(xiàng)檔案的質(zhì)量的根本所在，有益于先導(dǎo)專項(xiàng)檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用，更好地提升檔案的利用價(jià)值和服務(wù)能力，發(fā)揮檔案的作用，為研究所的科研工作服務(wù)。

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