檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

吳鳳南

【摘要】隨著醫(yī)院各項管理水平的不斷進步，醫(yī)院也越發(fā)重視自身檔案的信息化建設(shè)，為了增強醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量和整體數(shù)據(jù)調(diào)取及存入的便捷性，在醫(yī)院檔案管理過程中，我們必須以信息化檔案管理為建設(shè)目標(biāo)，本文將從檔案信息化建設(shè)在原檔案管理工作中的價值及地位進行分析，并根據(jù)二者的詳細內(nèi)容來對其意義進行研究。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案管理;檔案信息化建設(shè);價值;地位;意義

醫(yī)院檔案作為醫(yī)院在日常工作處理中的重要信息記錄文件，在醫(yī)療、教學(xué)、科研、黨政和其他各項工作中有著重要的意義，它是醫(yī)院前行發(fā)展過程中的重要一環(huán)，對于醫(yī)院整體工作水平的提升有著重要的影響，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，文檔記錄方式發(fā)生了翻天覆地的變化，通過信息技術(shù)將多種格式的檔案文件資料以數(shù)據(jù)形式進行存儲調(diào)用，不僅在便捷性上有極大的提高，同樣在檔案文件保存、檔案文件分類等檔案管理工作中有著重要的意義。

一、醫(yī)院檔案管理部門的職責(zé)范圍

1.負責(zé)對我院各科室形成的各種檔案進行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計和編研工作。2.積極提供利用，為我院各項工作服務(wù)。3.在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的原則下，負責(zé)對我院內(nèi)部各科室的檔案工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.制訂適合我院的檔案工作計劃、管理辦法、規(guī)定等。5.對所保管的全部檔案定期進行鑒定、銷毀工作。6.嚴(yán)格執(zhí)行黨和國家保密制度，維護檔案的完整與安全。7.辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)的工作。8.不斷改進檔案工作，做到案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化、檔案整理系統(tǒng)化、庫房管理科學(xué)化、查找利用現(xiàn)代化、調(diào)查統(tǒng)計制度化。

二、檔案信息化

要了解檔案信息化的具體含義首先就要了解檔案的性質(zhì)，在現(xiàn)代社會的認(rèn)知中，檔案是組織機構(gòu)、團體、個人等一系列人為行為在進行過程中留下的具有保存價值的各種原始資料記錄，我國對于檔案的記錄非常早，并且在各朝各代之中其稱謂也不一致，但其基本的含義沒有大的變化，隨著時代的變遷我們在各種社會活動之中需要被保存的相關(guān)資料量越來越多，種類也不斷增加，檔案作為一種需要在較長時間內(nèi)妥善保存的資料文件，傳統(tǒng)檔案管理方式面對這種變化趨勢已經(jīng)難以應(yīng)付。在信息技術(shù)的發(fā)展下，各種資料文檔的保存管理有了更好的選擇，將傳統(tǒng)的實物資料及相關(guān)的各種格式的資料記錄設(shè)備統(tǒng)統(tǒng)轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息存入信息化檔案管理系統(tǒng)之中，不僅節(jié)省大量保存實物檔案的人力消耗以及空間占用，同時也極大地強化了檔案管理的便捷性，信息化檔案管理系統(tǒng)能夠根據(jù)各種檢索形式來搜索需要的檔案，并且在檔案記錄能力和檔案完成度上都有明顯的優(yōu)勢。隨著近些年云空間技術(shù)的逐漸成熟，檔案信息化的發(fā)展前景更為清晰。醫(yī)院的檔案管理工作本身就比較復(fù)雜，涉及的檔案類型、總量比較多，所以為了強化醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量及效率，開展檔案信息化建設(shè)非常必要。

三、檔案信息化對醫(yī)院檔案管理的價值

信息化時代，我們在進行各種文檔資料處理的過程中都力求高效，在高效的要求之下，醫(yī)院的檔案管理部門在工作之中必須進行檔案信息化處理，由于醫(yī)院檔案管理的具體工作質(zhì)量直接對醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量以及整體的管理效能產(chǎn)生影響，換言之，醫(yī)院的檔案管理工作相當(dāng)于人的大腦，檔案記錄、檔案管理以及檔案調(diào)取等相關(guān)操作就如同人大腦中對各種事物的記憶?；貞浖八妓鞯倪^程中，傳統(tǒng)的檔案管理工作相當(dāng)于一位記憶力一般的人，他對工作和生活中的各種人與事的記憶力非常平庸，并且在回憶思索距今時間較長的事項時經(jīng)常會出現(xiàn)遺忘或者混亂的情況，這就相當(dāng)于傳統(tǒng)檔案管理模式中記錄、保存以及調(diào)取中存在的弊端;而信息化檔案管理工作則相當(dāng)于一位記憶力非常優(yōu)秀的人，他在日常生活中對發(fā)生的各種事項了然于心，并且大腦記憶力的開發(fā)程度也達到了一定水平，能夠清楚的記憶包括各個時間段內(nèi)發(fā)生的各種事情，并在有人問及的情況下根據(jù)其提問的快速反應(yīng)立刻提供相關(guān)信息和細節(jié)，這就對應(yīng)了信息化檔案管理過程中的各種優(yōu)勢。首先是信息化檔案管理能夠有效面對大量需要保存的各種資料文件，有效記錄并長久保存。其次是需要使用相關(guān)檔案資料時通過關(guān)鍵詞檢索即可快速找到所需相關(guān)檔案資料。

醫(yī)院的檔案管理工作涉及的檔案資料類型非常多，因為其需要保存的檔案本身范圍比較寬泛，從單位科研成果到醫(yī)院各種活動再到各種人事檔案和各種醫(yī)院發(fā)展記錄等等，這些種類繁雜的檔案資料會給醫(yī)院檔案管理工作造成較大麻煩，但是檔案信息化后相關(guān)的檔案管理人員不需要再針對不同文件選擇不同的存放地點，也不需要再人為將檔案進行分類保管，我們只需要將檔案中涉及的所有資料以數(shù)據(jù)信息的方式進行歸類整合，并在檔案信息系統(tǒng)中予以保存，即可將復(fù)雜多樣的檔案信息完整地記錄下來。在當(dāng)前重視效率的背景下，信息化的檔案管理管理系統(tǒng)能夠在工作效率方面達到傳統(tǒng)方式難以企及的高度，這在醫(yī)院利用相關(guān)檔案信息研究決定接下來的發(fā)展計劃上有著重要作用，在傳統(tǒng)的檔案管理模式下想要針對某一類型某一部分檔案進行詳細研究時往往面臨著檔案基數(shù)較大，分類復(fù)雜的情況，在檔案搜索調(diào)取方面耗時較多，并且浪費大量人力資源，而在信息化的檔案管理模式下，我們將不再面對這樣的問題，在需要相關(guān)方面的檔案時，我們只需要在檔案庫中進行簡單的檢索就能發(fā)現(xiàn)大量的相關(guān)檔案，根據(jù)所需內(nèi)容不同還可以進行精確搜索或者模糊搜索，在檔案調(diào)取速度（下轉(zhuǎn)第75頁）

（上接第72頁）上相較于傳統(tǒng)檔案管理模式有著非常明顯的優(yōu)勢。由此可見，檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的重要價值。

四、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的地位

當(dāng)前社會背景下，醫(yī)院的發(fā)展建設(shè)是所有醫(yī)院管理人員的共同目標(biāo)，隨著人們生活水平及生活質(zhì)量的不斷提升，人們對于醫(yī)院的評價方式和評價內(nèi)容也有了更多的方向，人們?nèi)匀恢攸c關(guān)注醫(yī)院的整體醫(yī)療水平，關(guān)注在職醫(yī)生的經(jīng)驗技術(shù)，但在當(dāng)前大醫(yī)院整體醫(yī)療技術(shù)水平較高的情況下，人們對醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療相關(guān)配套內(nèi)容的關(guān)注度也在不斷升高，醫(yī)療服務(wù)水平和醫(yī)療技術(shù)水平作為醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的兩大重點內(nèi)容，已經(jīng)成為醫(yī)院管理工作中最為關(guān)鍵的兩個改進方向。在提升自身醫(yī)療技術(shù)水平及醫(yī)療服務(wù)水平的過程中，我們對于歷史發(fā)展情況和過往的數(shù)據(jù)信息非常重視，在關(guān)鍵決策上往往依靠這二者提供相關(guān)的意見導(dǎo)向，在數(shù)據(jù)信息的記錄上我們要依靠的就是醫(yī)院的檔案，醫(yī)院檔案作為醫(yī)院過往歷史發(fā)展的記錄者保存著醫(yī)院從醫(yī)療技術(shù)發(fā)展到醫(yī)療服務(wù)事項以及醫(yī)院人事任免等重要信息，對于醫(yī)院的未來發(fā)展決策起到重要的正向影響作用，醫(yī)院在發(fā)展過程中必須妥善利用醫(yī)院相關(guān)檔案信息，這就突顯了醫(yī)院檔案管理工作效率以及管理質(zhì)量的地位，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)正是提高醫(yī)院檔案管理效率增強其管理質(zhì)量的主要手段。隨著醫(yī)院的發(fā)展進步，我們必須構(gòu)建和諧的醫(yī)患關(guān)系，保持著患者及其家屬對醫(yī)院的絕對信任，在這個過程中，我們必須針對自身存在的問題進行了解改進，這就需要我們對醫(yī)院過往發(fā)展中發(fā)生的問題進行了解，了解其起因過程以及處理方式等，只有全面了解過往問題，我們才能對進一步的醫(yī)院發(fā)展改進工作提出意見和改進方式，在這一過程中，我們需要依靠醫(yī)院檔案提供相關(guān)數(shù)據(jù)信息，這也就是說，在檔案管理服務(wù)工作中，其檔案管理的整體工作水平對醫(yī)院的未來發(fā)展以及相關(guān)問題的改善方面有著重要作用，這也突顯了醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的地位。

五、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)對醫(yī)院的未來發(fā)展進步有著重要作用，我們必須在醫(yī)院檔案管理工作上進行信息化改革，依靠現(xiàn)代信息技術(shù)的便捷性和高效性來進行醫(yī)院檔案管理工作，提升醫(yī)院檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并嘗試構(gòu)建醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)，依靠合理的管理系統(tǒng)來進行日常檔案管理工作，改變以往效率低功能性不好的劣勢，共同為醫(yī)院的未來發(fā)展作出相應(yīng)的貢獻。

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