檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新研究

徐文

【摘要】隨著時(shí)代的進(jìn)步，我們已經(jīng)邁入了信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，檔案管理也逐步地向著信息化網(wǎng)絡(luò)化靠攏。傳統(tǒng)的檔案管理有著占據(jù)空間大、不易查詢、檔案年限短等缺點(diǎn)，而現(xiàn)代化的檔案管理已經(jīng)實(shí)現(xiàn)全面信息化，即所有的檔案信息都儲(chǔ)存在電腦中，大大方便了管理。本文將通過對(duì)檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新探究來進(jìn)一步介紹對(duì)檔案的管理。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;信息網(wǎng)絡(luò)型體系;創(chuàng)新探究

當(dāng)下，傳統(tǒng)的檔案管理模式正在被信息網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)所代替，因?yàn)檫@更適應(yīng)時(shí)代的需求。檔案管理工作是很多公司的基本工作，國家等重要的工作像人口普查、網(wǎng)民數(shù)量等等大數(shù)據(jù)方面的工作都離不開信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用給了檔案管理極大的方便，與此同時(shí)也帶來了相當(dāng)多的問題，本文將一一探討。

一、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系創(chuàng)新的必要性

（一）信息化、網(wǎng)絡(luò)化對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的沖擊。傳統(tǒng)的檔案管理依賴于紙質(zhì)，檔案的分類和排序都要人為操作，并且公司要配上一個(gè)專門的檔案室，占據(jù)了不小的空間，相比之下，信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理非常簡(jiǎn)便快捷，僅僅需要一臺(tái)計(jì)算機(jī)就可以將全部人員的全部信息全部記錄在內(nèi)。其次人員信息的調(diào)查更改等依賴于普通的辦公室軟件就可以十分方便調(diào)用和更改。最后檔案可以統(tǒng)一做成一個(gè)文件夾，傳輸方面只要有網(wǎng)絡(luò)，無論你在哪里想要使用，一鍵發(fā)送即可。傳統(tǒng)的檔案管理是將有限的資料存儲(chǔ)在有限的空間里，而信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理是將有限的資料存儲(chǔ)在無限的空間里。這些只是技術(shù)層次上信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理跟傳統(tǒng)的檔案管理的區(qū)別。

（二）信息網(wǎng)絡(luò)型的檔案管理的體系概念。當(dāng)今時(shí)代的飛速發(fā)展以及公司科技化的管理模式要求檔案管理做到信息化和網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化就是要做到將網(wǎng)絡(luò)建成信息傳遞的媒介和平臺(tái)，可以快速地對(duì)信息進(jìn)行有效的傳遞。信息化是要做到匯總所有人員信息。信息網(wǎng)絡(luò)型檔案管理體系的最終目的是實(shí)現(xiàn)信息的全部公開，打開人們固有的狹隘意識(shí)，行業(yè)之間可以資源共享，最后達(dá)到社會(huì)共享檔案的目的。

（三）只有走創(chuàng)新的道路才可以打破桎梏。改革開放以來制定的對(duì)于檔案管理的要求規(guī)定原則一直沿用至今，管理模式已經(jīng)相當(dāng)落后。管理機(jī)制停滯不前，管理手段非常單一。最重要的一點(diǎn)由于傳統(tǒng)檔案管理采用紙質(zhì)管理，很容易造成文件的損壞，可能被潮濕的天氣把字跡涂抹去，或者被鼠、蟲破壞等等。傳統(tǒng)的檔案管理利用率低下，打個(gè)比方，公司要派人去接待外商，想要選取英語較好的工作人員，基本上公司會(huì)把這個(gè)任務(wù)安排給中層領(lǐng)導(dǎo)，讓領(lǐng)導(dǎo)直接推薦人，而不是通過檔案的提取和調(diào)查，看看專人信息，最后得出結(jié)果，所以傳統(tǒng)的檔案管理基本上在公司中屬于閑職工作，也是公司安排養(yǎng)老人員的崗位。但是隨著社會(huì)的發(fā)展，時(shí)代對(duì)于檔案管理已經(jīng)提出了具體要求，如果公司不創(chuàng)新檔案管理模式，必然會(huì)造成重大損失。只有不斷創(chuàng)新檔案管理模式，才能更好地迎接經(jīng)濟(jì)全球化、信息公開化等多方面的挑戰(zhàn)。

二、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系建立的基本要素

（一）工作機(jī)制的開放化。封閉的系統(tǒng)會(huì)帶來很僵硬的模式，不適合當(dāng)前時(shí)代的發(fā)展。其次人才結(jié)構(gòu)的層次化，在檔案管理中，通常女性往往占據(jù)著主體地位，而且同事與同事之間沒有明顯的上下層關(guān)系，最終可能導(dǎo)致出現(xiàn)了問題卻不知道該找誰負(fù)責(zé)，即高層的管理人員太少，并且結(jié)構(gòu)老齡化嚴(yán)重，現(xiàn)在雖然檔案管理方面只招收年輕人，但是其專業(yè)技術(shù)以及學(xué)歷都沒有達(dá)標(biāo)，特別是外語方面。

（二）檔案的性質(zhì)。除了各個(gè)人事的基本信息外，檔案整合的內(nèi)容應(yīng)該跟公司或者機(jī)關(guān)息息相關(guān)，只要有關(guān)系的檔案都可以整理進(jìn)來，檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型是不怕內(nèi)容多。最重要的它可以整合歸納公司最重要的東西，比如簽訂的合同、簽署的文件等，尤其是行政機(jī)關(guān)通過檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系可以實(shí)現(xiàn)行政信息公開化，讓人民真正地了解行政機(jī)關(guān)的運(yùn)作方式，讓百姓知道出了問題，到底應(yīng)該找哪個(gè)相關(guān)部門。

三、檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)型體系的完善對(duì)策

首先檔案管理人員要有觀念上的創(chuàng)新，要敢于接受檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系的出現(xiàn)，并將它推動(dòng)起來，不可以故步自封，沉迷在自己的老一套方式方法中。其次管理方式要?jiǎng)?chuàng)新，要逐步地完全使用電子信息技術(shù)，紙張將完全脫離檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化、信息化、規(guī)范化。再次要實(shí)現(xiàn)技術(shù)水平上的創(chuàng)新，檔案管理人員在做好檔案管理體系后，要對(duì)它進(jìn)行不斷的完善和改革，公司可以實(shí)施鼓勵(lì)政策，對(duì)于創(chuàng)新人員給予豐富的獎(jiǎng)勵(lì)。最后檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)不斷進(jìn)步，多加學(xué)習(xí)與自己相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，提高自己的科學(xué)文化水平，向新世紀(jì)的高科技人才邁進(jìn)。

四、結(jié)束語

檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)型體系的建立，是不可阻擋、不可改變的，在具有豐富挑戰(zhàn)性的今天，我們要記住落后就要遭淘汰，公司或者行政機(jī)關(guān)要對(duì)檔案管理方面不斷地創(chuàng)新改革，為迎接更大的挑戰(zhàn)做好準(zhǔn)備。

【參考文獻(xiàn)】

[1]李曉莉.信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)在高校檔案管理中的應(yīng)用研究[J].青春歲月，2012，24（17）：92-93.

[2]曹曉艷.信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在干部檔案管理中的應(yīng)用[J].大觀周刊，2011，47（12）：121-122.