新時(shí)期科技檔案工作者的發(fā)展趨勢(shì)分析

劉婷 薛潔

【摘要】大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)檔案工作提出了新的要求，對(duì)檔案工作者的潛力與發(fā)展寄予了更高的期望。本文將傳統(tǒng)檔案管理模式與新時(shí)期檔案管理模式進(jìn)行了對(duì)比，強(qiáng)調(diào)了這兩種管理模式下檔案管理者思想與觀念轉(zhuǎn)變的必然性，并對(duì)檔案工作者從政治、業(yè)務(wù)、身心、創(chuàng)新等方面提出了更高的要求。

【關(guān)鍵詞】檔案管理;素質(zhì);趨勢(shì)

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足這個(gè)信息爆炸的時(shí)代，大數(shù)據(jù)時(shí)代管理模式的開啟對(duì)檔案工作者是一個(gè)機(jī)遇也是一個(gè)挑戰(zhàn)。

一、傳統(tǒng)檔案管理模式

1.傳統(tǒng)檔案管理模式的確立和實(shí)行，目的是想達(dá)到供人們查閱和尋找的同時(shí)，更多地起到保護(hù)和收藏紙質(zhì)檔案的作用，即重藏輕用。在這種模式下，人們獲取檔案信息是有門檻和限制的，檔案并不對(duì)外開放，檔案資源的利用率較低。2.檔案管理往往置身于各項(xiàng)管理流程末端，存在客戶歸什么、我們收什么的現(xiàn)象，這樣容易出現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)未能及時(shí)歸檔或歸檔不完整的情況;檔案人員未能駕馭文檔整個(gè)生命周期的流轉(zhuǎn)過程，錯(cuò)失歸檔最佳時(shí)機(jī)，未能發(fā)掘出核心數(shù)據(jù)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息無處不在、無時(shí)不在，每個(gè)人都是信息的接受者和創(chuàng)造者，注重的是檔案的“用”。這就迫使傳統(tǒng)檔案管理模式發(fā)生改變。將紙質(zhì)檔案數(shù)字化不僅可以節(jié)省庫房空間，利于紙質(zhì)檔案的保管、保護(hù)和利用，還可以用于錄音錄像的聲像檔案及其他特殊載體的檔案，所以檔案數(shù)字化勢(shì)在必行，因此，數(shù)字檔案館的建設(shè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代是必然。在傳統(tǒng)檔案館的繼承和新環(huán)境的變革下，數(shù)字檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備開放性、安全性、穩(wěn)定性、易用性和易管理性，是數(shù)字檔案館不斷發(fā)展和完善的信息管理系統(tǒng)。例如，航天企業(yè)所用的瀚海之星綜合檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)多全宗、多門類、多權(quán)限全文管理綜合檔案管理軟件，它能夠?qū)λ邮盏母黝悢?shù)字檔案信息進(jìn)行鑒定、整序、比對(duì)、分類、存儲(chǔ)、保護(hù)、著錄、檢索、利用、編研、傳播等操作，使無序信息有序化，并實(shí)施有效控制和長(zhǎng)久安全保存;數(shù)字檔案管理系統(tǒng)能夠利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案查詢、信息發(fā)布、工作交流和資源共享，為用戶提供高效跨庫、無縫連接的信息服務(wù)。同時(shí)瀚海之星還可以與AVIDM、OA等多種辦公系統(tǒng)進(jìn)行鏈接，保證現(xiàn)行文件與檔案一體化管理，為歸檔工作奠定基礎(chǔ)。

三、對(duì)兩種檔案管理模式分析

在傳統(tǒng)檔案管理模式中，紙質(zhì)檔案的管理模式已經(jīng)在檔案人員的思想和觀念中根深蒂固。但每天數(shù)以億計(jì)的新信息充斥著人們的生產(chǎn)生活，傳統(tǒng)檔案管理模式的封閉性和保密性已經(jīng)與這個(gè)信息爆炸的時(shí)代格格不入了。必須由過去主要為國(guó)家檔案館積累檔案資源，改變?yōu)閼?yīng)以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)在證據(jù)、信息等方面的需求為導(dǎo)向，為企業(yè)的生存和發(fā)展服務(wù)。下面從四個(gè)方面對(duì)這兩種模式進(jìn)行分析，紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存方式、查閱方式、歸檔方式、利用方式等方面都有本質(zhì)上的差異。

（一）紙質(zhì)檔案與電子檔案的保存方式。傳統(tǒng)檔案管理模式中，檔案管理者多采用檔案集中管理模式，將紙質(zhì)檔案分類、集中存放到一處，需要根據(jù)卷脊、盒脊在庫房進(jìn)行管理和查閱。對(duì)于來源分散，種類、類型呈現(xiàn)多樣化發(fā)展趨勢(shì)的文件，需要以電子檔案的形式保存，存放在不同的載體上，例如光盤、磁帶、網(wǎng)盤等，內(nèi)容可以是不連續(xù)的，并可以高效集成各種檔案信息資源。

（二）紙質(zhì)檔案與電子檔案的查閱方式。紙質(zhì)檔案的查閱，是以檔案館為中心開展工作，服務(wù)形式單一，通常是等客式、陣地式提供服務(wù)，用戶利用檔案的方式是親自到檔案館查找利用檔案，耗費(fèi)了人力、物力、財(cái)力。而數(shù)字檔案館完全是以用戶為中心，查閱則可以進(jìn)行多角度和全方位的檢索，方便用戶隨時(shí)隨地查找相應(yīng)文件，也極大降低了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

（三）紙質(zhì)檔案與電子檔案的歸檔方式。紙質(zhì)檔案歸檔方式的“被動(dòng)性”已經(jīng)不能滿足這個(gè)信息更新的時(shí)代，必須轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案歸檔的“主動(dòng)性”。檔案人員需要駕馭文檔全生命周期的流轉(zhuǎn)過程，踐行流程中的前端控制與全生命周期管理。把握歸檔時(shí)機(jī)，發(fā)掘核心數(shù)據(jù)的管理，緊緊把握檔案的“收、管、用”各個(gè)環(huán)節(jié)。

（四）紙質(zhì)檔案與電子檔案的利用方式。檔案的價(jià)值就是檔案的利用價(jià)值，是檔案能夠滿足社會(huì)需求的表現(xiàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式長(zhǎng)期處在“封閉”狀態(tài)，人們總認(rèn)為檔案不能出效益、出成果。事實(shí)上這是人們的一種偏見，檔案不僅有保存價(jià)值更有利用價(jià)值。從利用需求方式來看，紙質(zhì)檔案利用需求檢索，檔案利用者需要親自到檔案館檢索，通過人力翻閱查找，檢索較繁瑣，工作量太大。電子檔案利用需求檢索，是以計(jì)算機(jī)為載體，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實(shí)現(xiàn)快捷查找與檢索檔案資料，不受地理局限，及時(shí)高效。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代科技檔案工作者的思考

隨著電子信息成為檔案的主要媒介，檔案管理者必須轉(zhuǎn)變以紙質(zhì)檔案管理的思維模式和傳統(tǒng)觀念，建立起以電子檔案管理為基礎(chǔ)的新型管理思維模式，這就給檔案管理人員提出了更高的要求，切不可以用傳統(tǒng)陳舊、過時(shí)的管理思維方式和觀念來指導(dǎo)大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案管理。培養(yǎng)一支高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是做好檔案工作的關(guān)鍵，所以檔案工作人員的工作理念應(yīng)與新時(shí)期檔案利用服務(wù)工作相適應(yīng)，專業(yè)素質(zhì)與崗位技能也要滿足工作需要。目前，很多各行各業(yè)的專兼職檔案人員的培養(yǎng)模式依然按照傳統(tǒng)的“重檔案知識(shí)，輕計(jì)算機(jī)技能”，偏離了大數(shù)據(jù)時(shí)代的社會(huì)自動(dòng)化、智能化發(fā)展大趨勢(shì)，限制了檔案人員的視角和眼界，使檔案利用工作在陳規(guī)守舊的思想中裹足不前。檔案人員應(yīng)在政治、業(yè)務(wù)、身心、創(chuàng)新方面具備相應(yīng)的素質(zhì)：

（一）政治方面。1.愛崗敬業(yè)，甘于奉獻(xiàn)。檔案管理是一項(xiàng)默默無聞的幕后工作，在短時(shí)間內(nèi)無法取得轟轟烈烈的成績(jī)，需要通過平時(shí)在瑣碎的工作中一點(diǎn)一滴地積累。“俯首甘為孺子?！斌w現(xiàn)了檔案工作者的精神。特別是在當(dāng)前充滿誘惑的時(shí)代，青年檔案工作者更要耐得住寂寞，守得住清貧，強(qiáng)化大局意識(shí)和服務(wù)觀念，擔(dān)負(fù)起黨和國(guó)家賦予的使命。2.守口如瓶，保守秘密。檔案工作者要具有強(qiáng)烈的保密意識(shí)，保守國(guó)家秘密，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行《檔案法》，做到不該問的不問，不該說的不說。

（二）業(yè)務(wù)方面。1.熟練掌握檔案專業(yè)知識(shí)。掌握檔案的基礎(chǔ)理論知識(shí)，如檔案的管理理論、檔案信息資源開發(fā)與利用、檔案管理技術(shù)、檔案編研等。結(jié)合工作實(shí)際，掌握對(duì)檔案收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)等日常工作。了解數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化在檔案管理工作中的運(yùn)用及各種關(guān)于檔案的行標(biāo)、院標(biāo)、所標(biāo)，科學(xué)規(guī)范檔案管理工作，形成管理規(guī)定，廣泛閱讀各種專業(yè)書籍，不斷給自己的頭腦充電。借助檔案職業(yè)技能知識(shí)競(jìng)賽這個(gè)平臺(tái)，對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)進(jìn)行加固，與全國(guó)各行各業(yè)檔案工作者溝通交流經(jīng)驗(yàn)，汲取好的方式方法，提升自身專業(yè)素養(yǎng)。2.掌握專業(yè)計(jì)算機(jī)能力。檔案人員必須具備專業(yè)的計(jì)算機(jī)能力，熟悉網(wǎng)絡(luò)教育。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲無法避免，數(shù)字檔案容易遭受篡改和刪除。這就迫使檔案人員要熟悉計(jì)算機(jī)各種流程，熟練掌握各種計(jì)算機(jī)知識(shí)，以及各種載體使用性方面的知識(shí)，同時(shí)需要具備運(yùn)用和操作各種運(yùn)用軟件及維護(hù)的能力。數(shù)字檔案館的建設(shè)是建立在現(xiàn)代信息技術(shù)的普遍應(yīng)用基礎(chǔ)上，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案館信息資源為處理核心，對(duì)數(shù)字檔案信息資源進(jìn)行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡(luò)設(shè)施相連接和提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享的超大規(guī)模、分布式數(shù)字信息系統(tǒng)，這就使檔案人員熟悉檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行著錄及維護(hù)，例如學(xué)會(huì)AVIDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)集成和完善。掌握全面、完整、系統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)管理技能，加強(qiáng)檔案信息收集、加工、開發(fā)、利用的智能化發(fā)展，在檔案工作中更有效率地為用戶服務(wù)。

（三）身心素質(zhì)方面。1.檔案工作本身就是一項(xiàng)無私奉獻(xiàn)、瑣碎的工作，所以要熱情、謙遜、禮貌，主動(dòng)為人民服務(wù)，要跟歸檔人溝通協(xié)調(diào)好，變“被動(dòng)等材料”為“主動(dòng)收材料”，變“給什么收什么”為“缺什么收什么”。要與整個(gè)社會(huì)發(fā)展需要同步進(jìn)行，哪些檔案利用率更高，會(huì)起到什么作用，檔案人員要做到心中有數(shù)。2.檔案工作往往在眾多企業(yè)中不被重視，認(rèn)為這是可有可無的工作，并沒有專職檔案管理者，滯留在整個(gè)管理流程的末端，導(dǎo)致工作者很被動(dòng)，配合不夠，不能有力地開展檔案工作，管理者必須能夠接受這種情況，通過發(fā)表文章、參加培訓(xùn)、參加競(jìng)賽、制作展板、申報(bào)課題、編發(fā)實(shí)例匯編等手段加大宣傳，慢慢改變領(lǐng)導(dǎo)及用戶對(duì)檔案工作者的看法。3.充分挖掘自身的潛力，利用檔案，尤其將雜亂無章的各種文件資料經(jīng)過篩選、整理，組成有機(jī)聯(lián)系的信息資料，編寫大事記、檔案編研，擴(kuò)大檔案的影響，對(duì)檔案進(jìn)行宣傳。不斷培養(yǎng)檔案意識(shí)，優(yōu)化檔案資料庫，注重檔案資源的開發(fā)利用，加強(qiáng)對(duì)檔案資源內(nèi)涵和外延的挖掘。

（四）創(chuàng)新能力方面。青年檔案工作者思維活躍，接受新鮮事物能力強(qiáng)，善于思考學(xué)習(xí)，勇于進(jìn)取，喜歡獨(dú)立思考，敢于打破舊觀念，具有較強(qiáng)的開拓創(chuàng)新精神。例如，在實(shí)際工作中，青年工作者敢于對(duì)舊標(biāo)準(zhǔn)制度質(zhì)疑和爭(zhēng)論，通過與行業(yè)檔案工作者溝通交流，進(jìn)行修訂;敢于大膽設(shè)想數(shù)字檔案館的建設(shè)，勇于探索，以用戶快速獲取知識(shí)為目標(biāo)，建設(shè)智能化檔案庫房，實(shí)現(xiàn)檔案庫房虛擬化展現(xiàn)，大力提升檔案工作現(xiàn)代化水平。

五、結(jié)語

大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨對(duì)科技檔案工作者提出了更高的要求，不僅應(yīng)學(xué)習(xí)積累專業(yè)理論知識(shí)，還要有對(duì)外溝通交流能力，挖掘檔案的價(jià)值，轉(zhuǎn)變思路，創(chuàng)新工作機(jī)制，適應(yīng)新形勢(shì)。

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