檔案管理自動化系統(tǒng)實現(xiàn)路徑

趙宏頔

摘 要：為提高檔案管理的自動化水平，本文采用RFID技術(shù)設(shè)計檔案管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)基于RFID物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，設(shè)計了功能模塊架構(gòu)，闡述了管理業(yè)務(wù)流程。試驗結(jié)果表明該檔案管理系統(tǒng)具備較高的穩(wěn)定性和實用性，具有一定的實用價值。

關(guān)鍵詞：RFID技術(shù)；檔案管理系統(tǒng)；實現(xiàn)路徑

引言

無線RFID技術(shù)隨著信息化技術(shù)的迅速發(fā)展逐漸得到廣泛應(yīng)用，RFID技術(shù)通過無線電波實現(xiàn)讀寫及識別標(biāo)記，在實際應(yīng)用中識別物體信息通過在RFID標(biāo)簽中寫入數(shù)據(jù)實現(xiàn)，在檔案管理應(yīng)用中RFID技術(shù)可以實現(xiàn)快速入庫檔案，根據(jù)實際情況對方案儲位進(jìn)行快速調(diào)整，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案錯位問題實現(xiàn)檔案管理效率和質(zhì)量的提高，促使檔案管理的智能化和現(xiàn)代化水平。

1 基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)設(shè)計

本文采用C/S、B/S的混合模式進(jìn)行系統(tǒng)的設(shè)計，為簡化操作步驟，采用C/S模式管理檔案管理內(nèi)部用戶，為充分利用瀏覽器的優(yōu)勢，采用B/S模式對系統(tǒng)內(nèi)其他用戶進(jìn)行管理，使檔案基本信息的查詢通過使用網(wǎng)絡(luò)即可順利完成，提高檔案利用率和管理效率。

1.1系統(tǒng)總體功能構(gòu)架設(shè)計

本文所設(shè)計的系統(tǒng)主要由檔案管理、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)庫三個模塊組成，實現(xiàn)查找信息及具體信息的設(shè)置。通過動態(tài)庫的調(diào)用獲取盤點、監(jiān)控和儲位管理相應(yīng)的讀寫器和門禁控制器，利用RFID設(shè)備數(shù)據(jù)采集模塊實現(xiàn)更多檔案信息及傳感器信息狀態(tài)的獲取，檔案管理模塊接收到這些信息并進(jìn)行分析處理，并將處理后的數(shù)據(jù)信息存儲于數(shù)據(jù)庫中。

1.2 數(shù)據(jù)采集和處理模塊

檔案管理通過RFID技術(shù)利用讀寫設(shè)備（包含4通道、桌面等讀寫器）和標(biāo)簽進(jìn)行分析和處理，可使檔案處理效率得以顯著提升，通過數(shù)據(jù)采集和處理模塊來提高系統(tǒng)的完整性，RFID標(biāo)簽主要負(fù)責(zé)人員管理，考慮到系統(tǒng)需對檔案盒和檔案袋同時進(jìn)行管理，對檔案盒進(jìn)行檢測時使用了2種RFID讀寫器，數(shù)據(jù)采集主要包含：1）由4通道讀寫器（可對4層檔案柜的檔案袋數(shù)據(jù)進(jìn)行采集）和天線模組完成檔案袋在位數(shù)據(jù)采集，通過RFID天線讀寫器完成檔案袋上RFID標(biāo)簽的讀取，最終實現(xiàn)檔案袋在位信息的獲取。2）通過1W讀寫器（對1層檔案柜的檔案盒數(shù)據(jù)進(jìn)行采集需使用一個1W讀寫器）和天線模組完成檔案盒的在位數(shù)據(jù)采集，IW讀寫器對檔案盒上的RFID標(biāo)簽進(jìn)行讀取，實現(xiàn)檔案盒的在位信息的獲取。3）通過一體機(jī)實現(xiàn)檔案借還的數(shù)據(jù)采集，一體機(jī)獲取待借閱或歸還的檔案信息后將其返給檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案借還數(shù)據(jù)管理。4）在檔案管理系統(tǒng)中，通過桌面讀寫器完成借閱人員的數(shù)據(jù)采集，采用人員射頻標(biāo)簽對借閱人員進(jìn)行管理，由桌面讀寫器獲取借閱人員標(biāo)簽信息。5）通過門禁控制器完成安全管理的數(shù)據(jù)采集，門開關(guān)狀態(tài)、震動傳感器狀態(tài)等的獲取由門禁控制器通過485通信方式完成。系統(tǒng)中RFID數(shù)據(jù)處理包括：標(biāo)簽數(shù)據(jù)的處理（由RFID讀寫設(shè)備返回），由動態(tài)庫完成；關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的處理（檔案儲位與標(biāo)簽數(shù)據(jù)），由檔案管理系統(tǒng)完成。

1.2 檔案管理模塊

主要負(fù)責(zé)對基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、檔案儲位信息進(jìn)行設(shè)置，實現(xiàn)監(jiān)控盤點查詢檔案，及檔案借閱歸還管理等功能。首先在檔案入庫前需先進(jìn)行歸集處理，規(guī)劃檔案所屬檔案柜和所屬層，并在檔案上貼上相應(yīng)標(biāo)簽；將檔案標(biāo)簽UID號等相關(guān)信息寫入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，完成檔案入庫處理；對檔案進(jìn)行定期盤點以確保檔案和儲位的對應(yīng)信息相符，及時調(diào)整對應(yīng)信息不符的檔案；為適應(yīng)管理方式的變化需求提高檔案管理的工作效率，需提供快速調(diào)整檔案儲位的方法。

2 檔案管理自動化系統(tǒng)的實現(xiàn)

2.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

系統(tǒng)處理和分析數(shù)據(jù)的過程主要以檔案管理信息為依據(jù)，為提高檔案分析和信息管理的效率，需完成對應(yīng)的數(shù)據(jù)庫表格的設(shè)計，電子標(biāo)簽作為檔案管理系統(tǒng)額重要部分，為完成檔案管理系統(tǒng)完整的電子標(biāo)簽信息的記錄工作，需對電子標(biāo)簽信息表格進(jìn)行設(shè)計，實際管理過程對于新簽收入庫的檔案或需從庫中移除的檔案，系統(tǒng)會自動檢驗標(biāo)簽的合法性，完整標(biāo)簽的認(rèn)定條件為其在該表格中能夠找到相應(yīng)的記錄，為后續(xù)工作的實施打下基礎(chǔ).

2.2檔案柜管理模塊的實現(xiàn)

考慮到實際的檔案管理數(shù)量會不斷增加，系統(tǒng)需支持多個檔案柜的管理模式，設(shè)置檔案柜基礎(chǔ)信息需在檔案柜管理模塊實現(xiàn)，主要由門禁控制器、檔案盒/檔案袋讀寫器等構(gòu)成；人員管理模塊涉及到借閱人員的信息，檔案借閱分析通常由系統(tǒng)中的內(nèi)部人員實施，實現(xiàn)對借閱人信息的科學(xué)管理；借閱管理主要功能在于對人員信息、檔案信息進(jìn)行讀取，據(jù)此完成借閱檔案記錄及顯示，配合使用檔案查詢和借閱管理模塊有助于快速借閱的實現(xiàn)，檔案管理員實現(xiàn)完成待借閱檔案儲位的確定，并從對應(yīng)的檔案柜中取出，在借閱人員完成身份驗證的基礎(chǔ)上（通過在桌面讀寫器上放置人員卡完成驗證），檔案管理員通過操作檔案管理系統(tǒng)完成檔案借閱，將待借閱檔案放到一體機(jī)上進(jìn)行記錄；歸還管理模塊主要功能在于讀取歸還檔案信息完成檔案歸還及顯示，檔案管理員執(zhí)行歸還檔案操作，同樣通過一體機(jī)完成待歸還檔案信息的讀取，根據(jù)顯示的檔案儲位將檔案放置到相應(yīng)檔案柜后在系統(tǒng)中將該檔案置為在庫狀態(tài)，完成檔案歸還。

2.3檔案儲位管理的實現(xiàn)

依據(jù)實際情況，RFID檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)n案儲位做出管理構(gòu)建，本文主要將儲位管理劃分為三大功能模塊，即整柜管理、整合管理和檔案管理，實現(xiàn)檔案管理袋的科學(xué)組合，目前應(yīng)用檔案袋單獨管理模式的也比較多，不同模式的儲位管理的具體流程形式不同，檔案管理包括信息資源、儲位信息資源等的錄入，其在處理檔案信息時比較怕全面、系統(tǒng)；整柜管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速入庫，同時可對檔案盒和檔案袋的儲位進(jìn)行調(diào)整。

2.4 系統(tǒng)測試

為檢測本文所設(shè)計的基于RFID技術(shù)的檔案管理系統(tǒng)的實用性，對檔案管理系統(tǒng)不同模塊功能的有效性進(jìn)行檢測，測試需依據(jù)特定的場景和環(huán)境完成，包括正常和異常的測試，對各模塊的功能進(jìn)行分析，以便正確處理異常情況。檢測結(jié)果表明數(shù)據(jù)采集與處理模塊能夠快速使檔案盒/袋的在位信息查找，自動化處理檔案借還信息，實時顯示檔案的借出或在檔狀態(tài)，幫助檔案管理人員提高檔案管理的效率，檔案管理模塊能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的在線查詢與顯示，檔案數(shù)據(jù)庫通過檔案上的電子標(biāo)簽可有效實現(xiàn)檔案位置快速獲取，便于管理員盤點、新增或移除檔案，說明該檔案管理系統(tǒng)具備較好的實用性，通過檔案管理和信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理的自動化處理過程，檔案管理效率得以顯著提高，具有一定的實用價值。

結(jié)語

提高檔案管理的自動化水平，本文采用RFID技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計，該系統(tǒng)基于RFID物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，設(shè)計了功能模塊架構(gòu)，闡述了管理業(yè)務(wù)流程，檢測結(jié)果表明該檔案管理系統(tǒng)具備較高的穩(wěn)定性和實用性，通過檔案管理和信息管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案管理的自動化處理過程，檔案管理效率得以顯著提高，具有一定的實用價值。

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（作者單位：黑龍江省牡丹江市人力資源和社會保障局黑龍江）