基于大數(shù)據(jù)環(huán)境的智能化公文擬寫平臺的設(shè)計與實現(xiàn)

周峰　林振天　姬廣鵬　黃敬林

【摘??要】公文作為能夠處理企業(yè)事務(wù)，維持好企業(yè)的正常運作，關(guān)聯(lián)到上下級傳遞信息、也影響到同等級員工之間的信息交流。企業(yè)智能化處理公文有利于公司走向正規(guī)化的發(fā)展，實現(xiàn)各個部門之間傳遞企業(yè)信息，達(dá)到企業(yè)更好的管理模式。本文所闡述的就是基于大數(shù)據(jù)環(huán)境下，根據(jù)當(dāng)下信息化環(huán)境進(jìn)行智能化公文擬寫平臺的設(shè)計，這一宗旨就是希望每個部門都能夠?qū)崿F(xiàn)公文化管理模式，更好的為企業(yè)創(chuàng)造高效辦公，為企業(yè)的明天創(chuàng)造輝煌。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)環(huán)境;智能化;公文擬寫平臺;設(shè)計與實現(xiàn)

1.公文系統(tǒng)的研究

1.1業(yè)務(wù)方面的研究

公文處理，是指在組織內(nèi)部工作中遇到的問題，進(jìn)行公文化的一系列處理流程。公文處理的辦法，就是讓每一個環(huán)節(jié)都聯(lián)系在一起，相互有秩序的安排，這樣就形成了一套完整處理問題的方案。公文處理具有一定的規(guī)范，在處理各種文件時，會建立和形成高效率的工作流程。如圖1，在企業(yè)相關(guān)公文管理制度監(jiān)管下，達(dá)到高效率處理問題的方法。

圖1?公文擬寫系統(tǒng)

1.2公文系統(tǒng)的闡述

公文在實際制作中要按照嚴(yán)格的規(guī)章制度運行，還需要在內(nèi)容上符合規(guī)定要求。與此同時，其系統(tǒng)將排版、印刷、流轉(zhuǎn)、審批、存檔上等功能做到符合相應(yīng)的要求。此前公文的撰寫和排版都是通過辦公的基本軟件來進(jìn)行的，公文撰寫不但要符合相應(yīng)的公文要求，還要對公文進(jìn)行格式調(diào)整、排版等一系列完成工作。這種公文撰寫方式需要耗費大量時間，還需要對公文進(jìn)行手工排版和調(diào)整格式，即便這樣，也可能無法保證不了其公文的準(zhǔn)確性。此外個人撰寫習(xí)慣也影響著撰寫格式的不一致，這對公文的下一步流轉(zhuǎn)、審批、存檔也造成了不必要的影響。公文擬寫系統(tǒng)主要是為了減少公文制作過程中所出現(xiàn)的重復(fù)勞動，并且可以幫助用戶根據(jù)需要正確撰寫、符合規(guī)定的公文，從而避免了格式和排版的錯誤，公文擬寫系統(tǒng)加強(qiáng)了電網(wǎng)企業(yè)政務(wù)電子信息化整體業(yè)務(wù)水平。公文擬寫系統(tǒng)是針對電網(wǎng)企業(yè)部門撰寫公文人員，同時實現(xiàn)了電網(wǎng)企業(yè)部門的公文流轉(zhuǎn)工作、審批工作、入庫等工作。按照公文的規(guī)范格式和標(biāo)準(zhǔn)把公文擬寫系統(tǒng)進(jìn)行功能上的分解和劃分，這包括了制作公文的基本模板，以及公文撰寫、附件管理、要素管理和入庫等一系列管理功能。

2.系統(tǒng)的模塊設(shè)計方法

2.1公文制作

公文制作子系統(tǒng)主要是幫助完成公文的撰寫、查看、修改、保存等工作。其中公文制作系統(tǒng)主要包括，公文模板分類管理、公文制作兩大方面。公文模板分類管理模塊主要是管理基本的公文模板，使用者可以快速的找到所需要的公文模板，然后在模板基礎(chǔ)上創(chuàng)建新的公文。公文模板分類管理可以根據(jù)自己的需求去添加、刪除、導(dǎo)入和導(dǎo)出公文模板，不僅如此，公文模板還有公文預(yù)覽的功能。公文制作模塊幫助用戶提高了實際制作公文的能力，能夠?qū)崿F(xiàn)查看、保存提示、打開、編輯、另存為、關(guān)閉提示等功能。不僅具有以上能力之外，公文制作模塊還針對要素填寫進(jìn)行了分類，包括分類填寫要素、集中填寫要素、查看要素、提取要素填寫等公文制作功能。

在公文模板中具備“看、修改、添加、刪除、隱藏、新建、顯示和雙擊開打附件”的能力。公文模板為了保證各類文檔之間兼容，其公文文檔格式能夠進(jìn)行轉(zhuǎn)換的。例如，可以將微軟文檔模板轉(zhuǎn)換為中標(biāo)普華子處理文檔等功能，同時發(fā)現(xiàn)文檔之間的差異，還可以對文檔進(jìn)行改正。對于公文格式控制模塊功能方面，主要根據(jù)其公文的特征進(jìn)行格式和行為控制，其中包括不可更改公文標(biāo)簽內(nèi)容、以及要素內(nèi)容的智能提示、公文自動排版、電子印章和公文版記的自動調(diào)整等功能。公文控制可以保護(hù)文件原有的模板，使公文的主要意圖不發(fā)生變化。

2.2擬寫公文設(shè)計

如圖2，擬寫公文設(shè)計主要包括三方面，擬寫與制作公文管理界面、草擬公文管理，公文生成管理。首先編輯公文信息目錄，編輯好公文操作界面，其類描述為：負(fù)責(zé)擬寫與制作公文操作的界面。操作描述為：顯示公文目錄;顯示已編輯公文信息目錄列表，顯示應(yīng)用，顯示公文管理應(yīng)用功能項。然后按照公文要求完成草擬稿件，現(xiàn)實編輯的信息目錄，其類描述為：草擬稿件，顯示已編輯公文信息目錄列表，錄入稿件協(xié)商結(jié)果，顯示公文管理應(yīng)用功能項。最后一步就是，公文審核合格后，形成正式公文。

圖2?公文模塊設(shè)計

結(jié)語：企業(yè)與員工之間準(zhǔn)確的交流信息，是離不開優(yōu)秀的公文處理，其企業(yè)重要通知均通過公文系統(tǒng)下發(fā)的。公文的這一方式結(jié)合智能化特點，能夠容易就找到所要的文件，并且還具有一定的準(zhǔn)確性等等優(yōu)點。因此公文智能辦公是企業(yè)的走向科學(xué)，走向正規(guī)化管理的目的。公文擬寫系統(tǒng)可以有效的書面整理文件，并且其準(zhǔn)確性遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于動手整理文件，其中優(yōu)勢明顯提升了工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]高桂萍.新一代協(xié)同辦公信息平臺的研究與實現(xiàn)[J].中國自動識別技術(shù)，2017（06）：70-72.

[2]麥穗.現(xiàn)代公文“擬辦”研究[D].暨南大學(xué)，2012.

[3]鄧佩芬.江門市電網(wǎng)企業(yè)公文處理系統(tǒng)的研究與分析[D].云南大學(xué)，2015.

[4]姜刈非.提高高校公文質(zhì)量的路徑淺思[J].佳木斯職業(yè)學(xué)院學(xué)報，2017（11）：254.

[5]何春紅.淺談簡化公文的擬寫過程[J].南京金融高等?？茖W(xué)校學(xué)報，2001（04）：81-84.

基金項目

本文由國家電網(wǎng)公司總部文檔智能化管理及關(guān)鍵技術(shù)選型研究科技項目資助。

（作者單位：1國家電網(wǎng)有限公司;2.福建億榕信息技術(shù)有限公司）