高校檔案管理數(shù)字化發(fā)展研究

愛如娜

摘 要 隨著信息技術(shù)和教育改革的不斷深入發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各領(lǐng)域。高校檔案管理屬于信息量較大的知識密集型系統(tǒng)化工作，內(nèi)容非常繁雜，資料保存須更加持久而完善，需要相對穩(wěn)定而先進的信息系統(tǒng)支持。高校要充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，結(jié)合自身實際情況，不斷進行檔案管理數(shù)字化創(chuàng)新探索。本文簡要分析了新時期高校實施檔案管理數(shù)字化的時代意義，針對當前高校檔案管理工作中需要重視的一些問題，提出發(fā)揮信息化技術(shù)優(yōu)勢，強化實施高校檔案管理數(shù)字化的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞 高校檔案；信息技術(shù)；數(shù)字化管理

1 高校實施檔案數(shù)字化管理的時代意義

隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展，實施高校檔案管理數(shù)字化，確保檔案建設(shè)的現(xiàn)代化水平，便捷實現(xiàn)多種媒體信息存儲和傳遞，充分發(fā)揮高校檔案數(shù)字化管理的先進性和系統(tǒng)化。電子檔案可同時將文字、聲音、影像等內(nèi)容集成保存，并可借助計算機實現(xiàn)任意組合編輯，極大增加了檔案的編輯性、可讀性、可視性，豐富了檔案的內(nèi)容。信息存儲容量大，電子檔案體積小但存儲容量大。一張CD-ROM光盤可存儲650 Mb，相當于30萬漢字的圖書1000冊、35萬張A4打印紙上的文字信息或10萬張圖形信息。便捷實現(xiàn)檢索瀏覽，電子文獻由于具有全文數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)和相應(yīng)的按自身，邏輯關(guān)系組織成相互聯(lián)系的網(wǎng)狀結(jié)構(gòu)，通過數(shù)據(jù)庫、檢索軟件等技術(shù)，借助某些關(guān)鍵詞，能夠便捷的查找所需要的資料，大大方便了用戶檢索，提高了檢索效率，免除了翻閱、查找實體檔案的煩瑣。在高校檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺上，檔案管理人員還可通過網(wǎng)絡(luò)完成檔案的收集、整理、歸檔和提供利用，利用者亦可以足不出戶地遠程訪問檔案材料，網(wǎng)上下載檔案信息，或遠距離、高速度的傳輸，真正實現(xiàn)了信息資源的共享。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電子檔案可被多人在不同地域同時訪問、瀏覽、下載，同一份電子檔案可同時為不同的用戶服務(wù)，大大提高了檔案的利用率[1]。

2 重視數(shù)字化檔案管理工作中存在的問題

計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用和發(fā)展，為人們帶來前所未有的新希望、高效率和不斷創(chuàng)新的前景，但是，在享受便利的同時有一些問題必須高度重視。由于電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡，高校檔案管理必須高度重視文件資料的保密性工作。人們在通過計算機形成電子文檔和文件材料的過程中，只能以統(tǒng)一的形式出現(xiàn)，撰寫者很難留下自己的筆跡，無法體現(xiàn)出具有個性化標識的文件資料。另一方面，由于計算機出現(xiàn)問題很可能導(dǎo)致一些寶貴的原始資料丟失或被部分刪除，若干年以后，該材料的真實性和權(quán)威性還需要重新推敲考究。加入有別有用心者將已經(jīng)保存的資料作了刪改，也不容易被發(fā)現(xiàn)，用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備，都能索取到存儲在網(wǎng)絡(luò)某一個設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個終端上的電子文件也可同時發(fā)給若干個網(wǎng)絡(luò)終端。這對于在一段時間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問題，帶來了極大的威脅。由于近年來各單位趨向無紙辦公，將所有的工作情況、管理決策、實用信息都存儲在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實為檔案的歸檔存儲簡化了程序，也方便了利用，然而網(wǎng)絡(luò)只要出現(xiàn)各種各樣的故障，電子檔案資料就有可能在瞬間消失，造成無法挽回的損失。由于各高校都致力于擴大招生規(guī)模，提高知名度，提升辦學(xué)水平，彼此之間客觀上存在著較為激烈的競爭，一度有檔案管理的信息外漏、內(nèi)部文件泄密等現(xiàn)象發(fā)生。所以規(guī)范電子檔案管理程序，加強工作人員思想道德修養(yǎng)，確保檔案整理內(nèi)容的高度保密性工作至關(guān)重要[2]。

3 充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢強化檔案管理數(shù)字化建設(shè)

充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，建立健全電子檔案的數(shù)字化管理系統(tǒng)，維護檔案管理的真實性和安全性。在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的管理措施來保證其得以實施。確保檔案管理部門依法管理電子文件和電子檔案。依據(jù)信息技術(shù)制定科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案工作程序。隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴密的電子檔案管理標準和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標準和規(guī)范確定下來，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標準統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件。辦公自動化的廣泛實現(xiàn)，信息技術(shù)高速發(fā)展，對傳統(tǒng)的檔案工作是一次巨大的沖擊，必將促使檔案工作從管理方式和管理手段上進行一次徹底革命。檔案部門要盡快認清形勢，采取有力措施，從工作重點和方式上來一次大轉(zhuǎn)變，從人才和技術(shù)力量上來一次大儲備，以勇敢地應(yīng)對信息時代的挑戰(zhàn)。高校檔案工作也逐漸被各高校所認識和重視，很多高校檔案館的辦館條件得到改善，如新建獨立的館舍，更新設(shè)備，加大經(jīng)費投入，注重檔案人才培養(yǎng)，檔案館應(yīng)充分利用收集指導(dǎo)、培訓(xùn)和展覽等各種途徑宣傳檔案意識，充分利用較好的辦館條件，扎實做好檔案基礎(chǔ)工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為學(xué)校的管理建設(shè)服務(wù)，為社會服務(wù)。如此則高校的管理建設(shè)與檔案工作構(gòu)成良性循環(huán)，二者之間的關(guān)系越來越密切，相互促進，最終達到提升高校辦學(xué)水平的目標。根據(jù)學(xué)校發(fā)展要求和社會發(fā)展趨勢，加強高校檔案管理工作，使之成為對外宣傳學(xué)校的窗口，對內(nèi)加強聯(lián)系溝通的重要陣地。強化信息化建設(shè)，用現(xiàn)代信息技術(shù)手段高效地完成傳統(tǒng)手工服務(wù)的方法難于應(yīng)付的大量的查詢服務(wù)工作，確保檔案服務(wù)在促進高校發(fā)展和現(xiàn)代化管理過程中的有效性。

4 結(jié)束語

高校實施檔案管理數(shù)字化改革，是時代發(fā)展的需要，在檔案現(xiàn)代化管理中逐步向信息化、規(guī)范化、智能化方向發(fā)展。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理軟件系統(tǒng)的創(chuàng)新開發(fā)利用必須跟上時代發(fā)展的步伐，高校要加強檔案管理人才培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，盡可能讓他們掌握最新專業(yè)技術(shù)和現(xiàn)代管理理念，確保數(shù)字化檔案管理在高校整體管理工作中發(fā)揮應(yīng)有的促進作用。

參考文獻

[1] 王小潔.信息時代背景下檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展的必要性及其意義[J].財會學(xué)習(xí)，2017，（14）：194.

[2] 劉鳳珍.高校檔案管理創(chuàng)新體系的構(gòu)建研究[J].現(xiàn)代交際，2015，

（02）：88.