會計電算化環(huán)境下的財務檔案管理探析

趙勇懷

【摘? 要】隨著信息技術的不斷發(fā)展傳統(tǒng)的財務檔案管理方式已經(jīng)不適應當前時代的發(fā)展，財務檔案管理的信息化成為必然趨勢?；谛畔⒓夹g發(fā)展的背景下，會計電算化得到越來越廣泛的運用，財務檔案管理應當改變傳統(tǒng)的模式。在會計電算化的基礎上加以創(chuàng)新和發(fā)展，這樣才能適應新時代的要求。本文淺要地分析了會計電算化的特點，并提出了完善會計電算化環(huán)境下的財務檔案管理的有效路徑，以期為優(yōu)化新時期財務檔案管理提供思考。

【關鍵詞】會計電算化;財務;檔案管理

【中圖分類號】F232????? 【文獻標識碼】A????? 【文章編號】1672-3783（2019）01-0243-01

會計電算化作為一種新型的會計管理模式，相較于傳統(tǒng)的模式有著無可比擬的優(yōu)勢，它是伴隨著信息科學技術的發(fā)展而產(chǎn)生發(fā)展的，目前廣泛地運用于社會各領域中。將會計電算化運用于財務檔案管理中能夠極大地提高管理的水平和效率。但在新時期會計電算化背景下的財務檔案管理還存在一些問題，需要對會計電算化及財務檔案管理的特征進行深入分析，并加以改進，從而優(yōu)化財務檔案管理工作。

1 會計電算化及會計檔案管理的特點

1.1 會計電算化的特點

會計電算化是在計算機信息技術的發(fā)展基礎上產(chǎn)生和發(fā)展起來的，是指會計核算工作中運用信息技術來達到優(yōu)化效果。將計算機信息技術運用于會計核算的各個環(huán)節(jié)，如記賬、報賬、算賬、會計信息處理和檔案管理等，可以傳統(tǒng)的手工模式，不僅節(jié)省了人力、物力和財力，還提高了會計核算相關工作和檔案管理等工作的效率，也是會計核算和財務管理的過程和結果更加具有精準性和規(guī)范性。首先會計電算化革新了數(shù)據(jù)信息處理的方式，會計電算化使財務核算實現(xiàn)了人機交互的新模式，在這種模式下可以直接將原始數(shù)據(jù)輸入系統(tǒng)的核算機制，再通過軟件自帶的程序引導來處理會計分錄，最后數(shù)據(jù)信息的審核、修改確認都可以通過這個機制進行，使確認過的數(shù)據(jù)信息打印出來生成相關的報表。其次，會計電算化推動了財務檔案的信息化管理，改變了傳統(tǒng)的財務檔案的紙質保存形式，將財務檔案轉化為數(shù)據(jù)信息儲存于信息平臺，不僅有利于信息化的管理，便于搜索查詢，節(jié)省了空間和時間，而且信息化的加密管理使得財務檔案的保存更加安全，避免隨意的修改和泄露。但必須要做好財務檔案數(shù)據(jù)信息平臺的安全防護工作，確保信息安全。

1.2 會計電算化背景下的財務檔案管理的特點

首先具有內容和領域的拓展性。會計檔案管理包括了各種會計核算材料，如會計憑證、會計賬簿、會計報表等信息資料。電算化會計檔案具有更加廣泛的內容，不僅包括存儲各種憑證、賬簿及報表等的軟件程序或是其他存儲介質，還包括各種會計文檔和會計資料，以及打印輸出的各種紙質會計資料，會計電算化系統(tǒng)所包含的各種系統(tǒng)軟件、程序以及文檔資料都屬于電算化會計檔案的范疇。會計電算化是在計算機信息技術的基礎上實現(xiàn)的，即是運用計算機信息技術，電算化財務檔案管理的數(shù)據(jù)存儲范圍和領域更加廣泛，數(shù)據(jù)信息存儲的量也更大。

其次，電算化的財務檔案管理具有較強的依賴性和載體的特殊性，會計檔案不僅以紙質版的憑證、賬簿和報表之內的資料形式存在，還以磁盤、光盤的形式存在，其中包括正在使用的檔案資料，還包括作為備份的檔案資料。而就以光盤、磁盤等存儲介質形式存在的財務檔案需要更加可靠的儲存環(huán)境，確保其不遭受客觀環(huán)境因素的影響而損壞。會計電算化背景下的財務檔案管理以信息化的管理方式存在則更具有科學性和真實有效性。

最后在會計電算化背景下的財務檔案管理具有共享性和易修改性。通過計算機信息平臺，不僅利于會計日常的查詢、統(tǒng)計核算和報表制作等工作，還可以實現(xiàn)財務檔案資料之間的交流共享，實現(xiàn)會計核算工作中數(shù)據(jù)信息交流交換。但同時，基于計算機信息平臺上的財務檔案資料易于修改，因此要加強數(shù)據(jù)信息平臺的安全防護工作。

2 完善會計電算化背景下財務檔案管理的有效路徑

2.1 健全財務檔案管理的軟硬件設施

在會計電算化背景下，要提升財務檔案管理的質量和水平，必須要加強檔案管理的軟硬件基礎設施的建設。一方面對于財務檔案管理的軟件要選擇功能更加完備且更具有可操作性的，在確認了其功能的完備性后，要定期對所選擇使用的管理軟件進行維護和保養(yǎng)，做好軟件的安全防護工作，為電算化的財務檔案管理營造一個更加安全的運行環(huán)境。另一方面對于財務檔案管理的硬件基礎設施的建設上，要引進相關的先進設備，如激光打印機和噴墨打印機等，使財務的紙質檔案載體質量得到提升，同時為了確保紙質的財務檔案能夠更加完整、安全的保存下來，需要為紙質檔案的存放選擇一個更加適宜的環(huán)境，包括適宜的溫度和清潔度。

2.2 提高財務檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

會計電算化背景下的財務檔案管理屬于人機交互模式，因此管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)在財務檔案管理中就顯得尤為重要。首先，在檔案管理中要根據(jù)管理工作的具體職責來劃分明確的工作崗位，并明確崗位人員的工作職責，使每一個工作人員對自己的職責范圍明熟于心，更加復雜地工作。其次，要定期對檔案管理人員進行相關專業(yè)知識和相關技能的培訓，從而提高財務檔案管理的質量和水平。

2.3 建立健全電算化財務檔案管理制度

在會計電算化的背景下，為了提高財務檔案管理的水平，需要一個完善的財務檔案管理制度和機制。一方面對于紙質檔案的管理，要形成一個完善的立卷歸檔制度，管理人員對于一切會計憑證、賬簿以及報表等都要及時打印，根據(jù)相關部門的規(guī)定及時進行歸類立卷歸檔，形成完備的額紙質檔案，并確保完好的儲存。

3 結束語

總之，在計算機信息技術迅速發(fā)展的新時代，要加快財務檔案管理的電算化發(fā)展，在基于電算化的背景下，不斷對財務檔案管理進行創(chuàng)新。通過加強軟硬件基礎設施的建設，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)以及完善的管理制度，來完善和優(yōu)化電算化財務檔案管理。

參考文獻

[1]?? 韓劍爾.加強會計電算化環(huán)境下事業(yè)單位會計檔案管理[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017（00）：214-217.

[2]?? 滕慶祥.探析會計電算化條件下的企業(yè)財務檔案管理[J].現(xiàn)代商業(yè)，2017（35）：147- 148.

[3]?? 袁琳.基于會計電算化下的財務檔案管理分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息，2017（15）：237.

[4]?? 董樂晶.會計電算化背景下的財務檔案管理探討[J].辦公室業(yè)務，2016（05）：116.