OA系統(tǒng)在三甲綜合性醫(yī)院門(mén)診信息化管理的應(yīng)用研究

曹林鳳

摘 要 醫(yī)院信息化發(fā)展已經(jīng)是中國(guó)醫(yī)療服務(wù)改革的重要內(nèi)容。辦公自動(dòng)化（OA）成為醫(yī)院顯得行政管理的重要工作形式。OA系統(tǒng)在浙江省某三甲醫(yī)院門(mén)診部行政管理中的深入應(yīng)用，顯示了OA系統(tǒng)可以提高門(mén)診工作效率、表單填寫(xiě)正確率、數(shù)據(jù)管理便捷，但是OA系統(tǒng)使用過(guò)程中也存在醫(yī)院整體使用率不高、信息孤島、培訓(xùn)不足和審批延誤等問(wèn)題。未來(lái)的工作中，通過(guò)加強(qiáng)宣傳、建立完善考核制度、提高OA隊(duì)伍專(zhuān)業(yè)性、審批權(quán)限分層執(zhí)行等優(yōu)化策略，進(jìn)一步推進(jìn)OA系統(tǒng)在醫(yī)療機(jī)構(gòu)的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞 辦公自動(dòng)化;門(mén)診信息化;綜合醫(yī)院

醫(yī)院信息化發(fā)展已經(jīng)成為中國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)服務(wù)的特色1，也是醫(yī)療改革的重要內(nèi)容之一。醫(yī)院進(jìn)行信息化建設(shè)的過(guò)程主要是利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)等，在醫(yī)院服務(wù)和管理系統(tǒng)中進(jìn)行系統(tǒng)化、整合化的布局和管理。醫(yī)院各種醫(yī)療活動(dòng)相關(guān)的數(shù)據(jù)、資料、圖像等信息進(jìn)行綜合收集、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、儲(chǔ)存、分析，再進(jìn)行加工成綜合化信息數(shù)據(jù)，為醫(yī)院進(jìn)行綜合信息管理提供重要參考依據(jù)2。辦公自動(dòng)化（Office Automation，OA）目前成為醫(yī)院現(xiàn)代化行政管理的主要技術(shù)。OA是一個(gè)能夠完美實(shí)現(xiàn)智能運(yùn)行和信息處理的自主辦公系統(tǒng)，能夠在短時(shí)間迅速實(shí)現(xiàn)信息的調(diào)用、處理和共享，可以大大提升醫(yī)院行政服務(wù)流程的便捷性和有效性3。

在國(guó)內(nèi)大多數(shù)三甲綜合性醫(yī)院，門(mén)診往往是醫(yī)療服務(wù)和管理的難點(diǎn)。超負(fù)荷的門(mén)診患者、醫(yī)務(wù)工作者的繁重壓力、各學(xué)科門(mén)診服務(wù)的差異性，以及越來(lái)越高的醫(yī)療服務(wù)需求，都成為現(xiàn)代化綜合醫(yī)院門(mén)診部門(mén)亟須解決的問(wèn)題。我們將OA系統(tǒng)在浙江省某三甲綜合性醫(yī)院門(mén)診部的行政管理中的應(yīng)用進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和問(wèn)題分析。

1 應(yīng)用背景

我院是浙江省三級(jí)甲等大型綜合醫(yī)院，是中國(guó)醫(yī)療教學(xué)科研綜合排名前十的大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)之一。醫(yī)院擁有5800余名員工，擁有2個(gè)國(guó)家重點(diǎn)學(xué)科、22個(gè)國(guó)家臨床重點(diǎn)專(zhuān)科，門(mén)診擁有39個(gè)普通門(mén)診，52個(gè)專(zhuān)科，專(zhuān)家452位，日出診醫(yī)師400余人次，日門(mén)診量1.5萬(wàn)余人次，年門(mén)診總量350萬(wàn)余人次。在這樣龐大的門(mén)診規(guī)模下，如何更合理、高效、及時(shí)的處理各臨床科室的門(mén)診工作安排需求，形成良好的反饋機(jī)制，成為我院門(mén)診管理中的重要工作內(nèi)容[1]。

2 門(mén)診管理OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

為此我們將OA系統(tǒng)（辦公自動(dòng)化系統(tǒng)）引入到門(mén)診部的管理工作中。根據(jù)本部門(mén)管理工作特點(diǎn)先設(shè)計(jì)工作表單，再根據(jù)實(shí)際使用情況優(yōu)化表單，將門(mén)診部所有審批流程無(wú)紙化，建立流程數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)在OA系統(tǒng)中在線(xiàn)。具體表單內(nèi)容包括：①門(mén)診權(quán)限開(kāi)放表;②新開(kāi)設(shè)專(zhuān)家門(mén)診申請(qǐng)表;③專(zhuān)家門(mén)診調(diào)整表（包含新增）;④新開(kāi)設(shè)普通/專(zhuān)科門(mén)診申請(qǐng)表;⑤普通/專(zhuān)科門(mén)診調(diào)整申請(qǐng)表;⑥專(zhuān)家門(mén)診停診申請(qǐng)表;⑦專(zhuān)家個(gè)人介紹信息表;⑧門(mén)診易拉寶/電子屏宣傳信息表;⑨普通門(mén)診/專(zhuān)科門(mén)診信息更改表。門(mén)診OA模塊具體見(jiàn)圖1[2]。

3 門(mén)診管理OA系統(tǒng)的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)

3.1 門(mén)診工作效率

OA系統(tǒng)使得門(mén)診工作流程自動(dòng)化，解決了時(shí)間和空間的限制，能夠及時(shí)啟動(dòng)和完成門(mén)診各項(xiàng)工作的審批。以“新開(kāi)設(shè)專(zhuān)家門(mén)診申請(qǐng)單”作為指標(biāo)為例：OA使用前，6個(gè)月內(nèi)收到表單32人次，平均審批周期為6.5天;OA使用后3個(gè)月，收到表單18人次，平均審批周期為22.8小時(shí)，其中時(shí)間最短的表單審批只用了28分鐘。真正體現(xiàn)了高效、及時(shí)的工作效率。

3.2 表單填寫(xiě)的正確率

紙質(zhì)表單申請(qǐng)人在填寫(xiě)時(shí)會(huì)根據(jù)自己的理解填寫(xiě)信息，提交后因?yàn)樾畔㈠e(cuò)誤退回重填時(shí)常有發(fā)生，浪費(fèi)了人力、物理資源，影響流程正常流轉(zhuǎn)。OA系統(tǒng)的填寫(xiě)都有明確說(shuō)明，填入不規(guī)范的信息會(huì)出現(xiàn)提示，無(wú)法遞交表單，從而保障了表單100%正確率。

3.3 門(mén)診數(shù)據(jù)庫(kù)管理

門(mén)診各類(lèi)流程申請(qǐng)表的使用量，表單的平均流程周期等都可以進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)和分析。為今后門(mén)診診療工作的大數(shù)據(jù)分析提供了重要的數(shù)據(jù)保障。有效節(jié)約了人力、物力成本?！皬囊粡埣垼恢ЧP，一條腿、一組人的審批時(shí)代”跨越到了“信息自動(dòng)的時(shí)代”。這是便捷的無(wú)紙化辦公時(shí)代帶給我們的體驗(yàn)。

3.4 門(mén)診OA系統(tǒng)的不足

（1）使用率不高：部分臨床醫(yī)師對(duì)OA系統(tǒng)的認(rèn)識(shí)不足OA系統(tǒng)作為日常管理系統(tǒng)的一種，其在門(mén)診流程審批管理中具有重要作用。用戶(hù)對(duì)流程進(jìn)展進(jìn)行及時(shí)瀏覽，使工作效率顯著提升。但是，由于多年來(lái)被傳統(tǒng)觀念限制，尤其是年齡大的醫(yī)師對(duì)信息化流程的接受度較低，依然習(xí)慣于紙質(zhì)流程。導(dǎo)致門(mén)診部在應(yīng)用OA系統(tǒng)的同時(shí)，還在應(yīng)用紙質(zhì)流程，影響了OA系統(tǒng)的使用率。

（2）信息孤島：OA系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)搭建不夠健全。目前OA系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)只限于表單流程內(nèi)容的統(tǒng)計(jì)、分析。沒(méi)有和醫(yī)院的HIS系統(tǒng)接入。導(dǎo)致很多的大數(shù)據(jù)不能進(jìn)行有效分析利用，一定程度上限制了門(mén)診部精細(xì)化管理的腳步。例如專(zhuān)家門(mén)診停診單，我們通過(guò)OA系統(tǒng)可以掌握一個(gè)科或個(gè)人的停診次數(shù)，但是因?yàn)闆](méi)有和HIS系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，就不能計(jì)算它的聽(tīng)診率，就不能及時(shí)有效的提醒申請(qǐng)人。

（3）缺少全院性培訓(xùn)：目前門(mén)診OA系統(tǒng)在醫(yī)院內(nèi)剛剛啟用，還缺少系統(tǒng)性的全院培訓(xùn)，因此許多科室尚不清楚門(mén)診業(yè)務(wù)的新模式，也導(dǎo)致新舊模式同時(shí)存在。

（4）延誤審批：目前OA系統(tǒng)的審批權(quán)限都在科室正主任。由于工作繁忙、對(duì)OA系統(tǒng)認(rèn)識(shí)度不高等原因，導(dǎo)致一部分流程審批滯留在科主任環(huán)節(jié)，導(dǎo)致流程進(jìn)展緩慢，或有的申請(qǐng)人重復(fù)走一遍紙質(zhì)流程[3]。

4 門(mén)診管理OA系統(tǒng)優(yōu)化對(duì)策

任何一個(gè)管理模式的存在，有優(yōu)勢(shì)一定也有它的不足之處。這也是我們管理者需要不斷積累經(jīng)驗(yàn)，不斷完善管理方式的必經(jīng)之路。

4.1 加強(qiáng)宣傳，建立完善的考核制度

OA系統(tǒng)使用的安全性、高效性、便捷性在管理工作中顯得非常突出。一方面通過(guò)院周會(huì)傳達(dá)全院全面開(kāi)展使用OA系統(tǒng)的通知，另一方面信息人員對(duì)全院進(jìn)行培訓(xùn)。各個(gè)制定一位OA系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)在本科室推廣OA系統(tǒng)使用，匯總使用后的意見(jiàn)、建議，上報(bào)門(mén)診部進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化。各科OA系統(tǒng)的使用率和績(jī)效考核相關(guān)聯(lián)。形成“層層重視，人人會(huì)用的局面”，提高OA系統(tǒng)使用率，逐步取消紙質(zhì)流程。

4.2 提高OA專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍水平，完善OA 系統(tǒng)的建設(shè)

目前OA 系統(tǒng)的建設(shè)主要是第三方軟件公司。他們是專(zhuān)業(yè)的信息人員，但是對(duì)醫(yī)院的個(gè)性化的認(rèn)識(shí)欠缺。因此我院負(fù)責(zé)門(mén)診部信息工作的組員，門(mén)診部工作人員，OA建設(shè)者要一起把需求轉(zhuǎn)化為方案最后落實(shí)為指標(biāo)。在保障醫(yī)院信息安全的基礎(chǔ)上，將OA數(shù)據(jù)庫(kù)和His系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)聯(lián)，攻克OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)孤島問(wèn)題，對(duì)現(xiàn)有數(shù)據(jù)能進(jìn)行有效分析、處理，并將數(shù)據(jù)和門(mén)診部管理指標(biāo)對(duì)應(yīng)，對(duì)于超過(guò)指標(biāo)的科室或個(gè)人在下一次提出流程申請(qǐng)時(shí)給予提醒或限制更能。由此進(jìn)一步加強(qiáng)了門(mén)診的信息化、精細(xì)化管理。

4.3 審批權(quán)限分層次執(zhí)行

所有需要審批的表單，按重要性和流程設(shè)計(jì)的審批層面不同，確定不同審批人員。如將表單分為（A、B、C三個(gè)等級(jí)）A級(jí)將審批權(quán)限設(shè)置給科室主任，B級(jí)將審批權(quán)限設(shè)置給科室副主任，C級(jí)設(shè)置給科室指定的OA 系統(tǒng)管理員。分層審批既對(duì)流程審批進(jìn)行了嚴(yán)格審批，又減輕了各級(jí)審批人員的工作負(fù)荷?？苾?nèi)有年齡特別大，的確無(wú)法個(gè)人完成網(wǎng)上流程的，本人提出申請(qǐng)，門(mén)診部可以根據(jù)具體情況將本人的權(quán)限轉(zhuǎn)給其委托人長(zhǎng)期代理辦理業(yè)務(wù)。

5 結(jié)束語(yǔ)

智能化辦公的時(shí)代已經(jīng)來(lái)領(lǐng)，希望通過(guò)不斷地優(yōu)化OA系統(tǒng)，更好地為臨床、醫(yī)技科室服務(wù)。高效、便捷、安全的工作流是我們的要求。院內(nèi)流程“一次都不用跑”是我們的目標(biāo)。

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