淺談建立電子檔案館（室）之觀點

趙琴

【摘? 要】隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理建立電子檔案館（室）是適應(yīng)時代發(fā)展的新要求，新舉措。加快落實建立電子檔案館（室）是實現(xiàn)加強檔案規(guī)范化管理、提高檔案管理工作效率、增強檔案管理服務(wù)水平的必然途徑。

【關(guān)鍵字】檔案管理; 電子檔案館（室）

【中圖分類號】G276????? 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A????? 【文章編號】1672-3783（2019）04-0256-01

檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機關(guān)、社會組織、以及個人從事政治、軍事、經(jīng)濟、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。檔案工作是很重要的專業(yè)事業(yè)，是實現(xiàn)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)，開展歷史研究，進(jìn)行各項工作的必要條件，而且是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌的重大事業(yè)。因此充分的發(fā)揮檔案的作用，為兩個文明建設(shè)服務(wù)具有十分重要的意義。在全社會推進(jìn)信息化建設(shè)的同時，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)飛速發(fā)展，為檔案管理提供了新的內(nèi)容。按照檔案發(fā)展的客觀規(guī)律，應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理和方法，對檔案工作進(jìn)行正確地評估、判斷和決策，對檔案工作中的各個環(huán)節(jié)實施有效控制和高效管理，是檔案數(shù)字化管理的基本內(nèi)涵。新形勢下，加快實施檔案數(shù)字化管理建立電子檔案館（室）是形勢所迫，更是檔案管理本身意義之所在。

1 建立電子檔案館（室）的必要性

1.1 人類進(jìn)入信息社會，信息技術(shù)向各個領(lǐng)域拓展與滲透，涉及的領(lǐng)域也越來越寬，檔案管理行業(yè)也不例外。傳統(tǒng)紙質(zhì)材料在管理和使用過程中存在諸多不利因素，借助信息數(shù)字化在社會各領(lǐng)域的拓展，檔案歸檔的材料由原始的純紙材料向多樣化發(fā)展，如磁盤、光盤、錄像帶、彩色照片等，而磁盤、光盤、彩照、錄像帶等歸檔材料易受潮、受損、管理工作更是不容忽視。隨著信息化時代的到來，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在世界范圍內(nèi)迅速發(fā)展，計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)、電子通訊技術(shù)等新技術(shù)、新手段在社會生活各個領(lǐng)域得到了越來越廣泛的應(yīng)用，辦公自動化和無紙辦公已經(jīng)成為一種新的發(fā)展趨勢。在這種發(fā)展趨勢下，形成了各種新載體、新介質(zhì)的檔案形式，給檔案管理工作提出了新的問題、新的挑戰(zhàn)，打造數(shù)字化檔案必將成為現(xiàn)代檔案管理的一大亮點。數(shù)字化檔案就是通過計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)及電子通訊技術(shù)，快速、準(zhǔn)確、有效地利用分散于不同存儲地的大量檔案信息，向社會及其相關(guān)群體提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。檔案工作必須適應(yīng)時代發(fā)展，適應(yīng)科技發(fā)展，更新觀念，更新管理方式和管理手段，最終實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

1.2 促進(jìn)現(xiàn)代管理技術(shù)應(yīng)用，提高了工作效率。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的手工管理方式勞動量大非常大，檔案管理工作大多都是在固定時間、固定人員與固定地點進(jìn)行的，檔案資料的鑒定、整理、歸檔等流程需花費大量時間完成，由于是人工鑒定立卷人根據(jù)自己的理解對文件進(jìn)行分類，盡管都按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，因個人的理解不同，對相同文件可能會產(chǎn)生不同的分類，這樣很可能會出現(xiàn)分類不準(zhǔn)的現(xiàn)象，影響案卷分類的準(zhǔn)確性，出現(xiàn)事半功倍的現(xiàn)象而且長期從事檔案工作，檔案中的有害物質(zhì)會直接影響檔案管理者的身體健康。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理，不僅可以將廣大檔案工作人員從繁重的體力勞動和有害的工作環(huán)境條件中解放出來，也是廣大檔案工作者的心聲。同時，檔案數(shù)字化管理，突破了原有辦公管理的局限性，電腦成為現(xiàn)代辦公的主要途徑，管理人員可通過編碼與解碼的方式完成電子檔案的存儲，且可用不同載體對檔案進(jìn)行復(fù)制與存儲，面對數(shù)字化檔案帶來的海量信息，要求檔案管理工作者在強烈的事業(yè)心、責(zé)任感下，切實發(fā)揮主觀能動性，加大檔案管理的深度，利用先進(jìn)的科技手段去偽存真，深入挖掘有用信息，多角度比較，綜合分析，將需歸檔資料錄入電腦終端，并通過后臺傳輸至檔案管理終端，管理人員就可利用電腦里已設(shè)的管理系統(tǒng)完成對資料的歸檔，這樣降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計算機的管理優(yōu)勢，減少了手工操作，縮短了工作時間，操作簡便，提高了工作效率。同時紙質(zhì)檔案數(shù)字化還能夠改善檔案在信息社會中的利用方式。檔案的數(shù)字化管理，可以使紙質(zhì)檔案原件的數(shù)字化副本不再受“孤本”的限制，一份文件可以同時提供給所有需要它的人共享。電子影像文件可以通過計算機局域網(wǎng)或者廣域網(wǎng)進(jìn)行異地傳輸，使異地調(diào)閱利用成為可能。單純從技術(shù)上講，此時，利用者可以不用到檔案館來，通過任何一臺上網(wǎng)的計算機就能利用到檔案館內(nèi)已經(jīng)開放的檔案。這不僅免去了利用者的奔波之苦，更大的好處在于擴大了檔案的利用空間。另外，利用者還可以不受時間限制，在檔案電子化以后，即使在閉館之日，也能隨時上網(wǎng)利用檔案電子資源。

2 建立電子檔案館（室）的存在的問題

2.1 硬件設(shè)備不足。目前進(jìn)行建立電子檔案館工作建設(shè)所需要的設(shè)備可分為信息采集、存儲以及利用等三類設(shè)備，這三種設(shè)備在檔案數(shù)字化建設(shè)工作當(dāng)中的作用各有不同，因此缺一不可，但是在實際的檔案管理單位中，由于資金或者其他原因，造成其設(shè)備的購買出現(xiàn)阻礙，因此導(dǎo)致檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變的困難。

2.2 建立檔案電子館（室）檔案數(shù)字化管理有一定的風(fēng)險性。保密性是檔案文件的又一重要特征，而計算機的數(shù)字檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，處于游離狀態(tài)極易暴露與泄密。操作人員瞬時的錯誤操作難以徹底杜絕，甚至某些錯誤的處理請求指令可能導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓。計算機病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的襲擊也隨時會使系統(tǒng)遭到破壞。磁電載體介質(zhì)性能的不穩(wěn)定，使存儲信息易受到人為或自然因素影響而丟失，如解密下載、拷貝、篡改等威脅，使之無法長期安全保管，達(dá)不到檔案管理的基本要求——安全、可靠。

2.3 工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)需要提高。因檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案信息管理必然會用到計算機軟硬件與掃描、存儲、數(shù)字影像處理等多種現(xiàn)代化技術(shù)，增強檔案管理業(yè)務(wù)水平，并非僅懂得現(xiàn)代計算機技術(shù)的人即能勝任并完成工作，唯有一專多能的復(fù)合型人才方可勝任。因而必須重視檔案數(shù)字化與數(shù)字化檔案管理人員的培養(yǎng)。

3 結(jié)語

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)一步發(fā)展，檔案管理數(shù)字化越來越明顯的表現(xiàn)出優(yōu)越性，我們要充分認(rèn)識到檔案管理數(shù)字化的意義，更多的考慮如何加強數(shù)字化建設(shè)。誠然，在檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，我們會遇到各種各樣的困難和挑戰(zhàn)，面對諸多問題，我們一定要不斷探索和研究新方法，分析新形勢，解決新問題，加快檔案數(shù)字化的進(jìn)程。

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