干部人事檔案信息化管理趨勢研究

張水蘭

摘 要：干部人事檔案的管理是兼具著專業(yè)性、政策性、內部性的工作，也是黨的人事方面工作不可缺少的部分?？墒悄壳?，干部人事檔案管理的工作仍然存在著很多問題。基于此，本文對于干部人事檔案的信息化管理做簡單的介紹，并且提出了幾點問題和解決的辦法。

關鍵詞：干部人事檔案；信息化管理；趨勢；方法

干部人事檔案作為一種重要的文字材料，其有根據(jù)地記錄了干部們的個人經歷、思想表現(xiàn)、工作績效、個人能力、生活作風等方面，在進行干部提拔等方面工作的時候，是非常重要的基本參考資料。而對于干部人事檔案的記錄管理，也是企事業(yè)中人事部門的非常重要的工作內容。

一、干部人事檔案的重要性

只有做到科學的全面的干部人事檔案管理，才能保障干部工作的準確性、完整性，也才能讓領導對于各部分的干部們有全方位的了解，準確地將干部們安放在合適的崗位上[1]。

對干部本人來說，干部人事檔案包括提供其自身的婚姻狀況證明、辦理護照等方面的政審手續(xù)，甚至還包括其工齡、退休、住房補貼等貼合其切身利益的方面。對干部人事檔案的管理規(guī)范的提高，能夠更有效地將干部人事檔案的價值落在實處，才能讓干部管理的工作更加方便。干部人事檔案的管理直接影響干部工作的品質和效果，也在一方面表現(xiàn)了這個地區(qū)、部門，單位干部工作的品質和效果。在科技高速發(fā)展的目前，信息高速傳播，干部人事檔案的管理工作也因此需要更高的完成水準。

二、干部人事檔案管理中存在的主要問題

1.管理方式和手段落后

人事檔案管理作為一種專業(yè)度要求比較高的工作，其工作性質有著極大的政治性和內部性。在科技不發(fā)達的曾經，人事檔案管理的方法比較落后，因為缺少計算機或專業(yè)的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理人員需要做出很多的工作來對檔案進行妥善的記錄、保存，來面對每年都會產生的大量的新的檔案文件材料，比如說干部年度考核材料、工資相關文件、獎勵文件、懲罰材料、干部深造名單及其材料、培訓文件、職稱材料等。這些材料文件都需要大量的手寫記錄，之后通過剪裁、裱糊，再裝訂起來妥善安置。這些工作更需要檔案管理工作人員有耐心和責任感，但是因為方法落后，也浪費了大量的人力物力和工作時間，效率十分低下，用紙張裝訂記錄的材料文件也很容易損壞[2]。

2.干部人事檔案管理的制度不完善

進行材料管理工作的時候，其規(guī)則制度還有待補充，在工作的時候，沒有更有力的制度來對工作人員過工作過程進行規(guī)范。在檔案中收錄的資料也并不規(guī)范完整，使得檔案案卷的可用性不高，很多檔案中的文件出現(xiàn)信息前后不同的情況，也有很多干部的材料沒辦法更及時地收入檔案，對檔案進行更新。而在進一步對干部人事制度進行改進變革的時候，肯定會隨之出現(xiàn)更多更新的干部文件材料，這些材料中有價值的信息必須在第一時間就被工作人員歸入檔案中，使得檔案能夠全面客觀準確地將一位干部的各方面情況表現(xiàn)出來[3]。

3.干部人事檔案的利用水平低

目前，在進行干部人事檔案管理的時候有一個十分重要的問題需要解決，那就是干部人事檔案無法有效的被利用起來。在日常工作的時候，大部分部門需要干部人事檔案里的一些信息，對大量的案卷需要進行檢查、翻閱，而目前是一個追求效率和快速的時代，進行人工查詢案卷內容很大程度上跟不上工作要求的效率，這就使得干部人事檔案在提供服務的時候出現(xiàn)封閉和被動的情況。

三、干部人事檔案信息化管理趨勢

1.干部人事檔案管理的基本解決方法概述

目前，我國政府發(fā)布了一系列文件指出，在發(fā)展經濟的時候，需要堅定地根據(jù)科學發(fā)展觀的思想，將經濟發(fā)展和可持續(xù)發(fā)展結合起來，堅持以人為本，轉變觀念，堅持創(chuàng)新，提高發(fā)展質量。經過科學發(fā)展觀的指引和創(chuàng)先爭優(yōu)活動的全面推進，干部人事檔案管理的工作也有了很大改進。怎么樣才能夠將干部人事檔案管理的工作進一步提高，是目前需要討論的課題，對這個問題的解決方法有以下幾個方法，提高企事業(yè)對于干部人事檔案管理的重視，對干部人事檔案管理的規(guī)則進行補充完善，將干部人事檔案管理的工作人員的專業(yè)素質提升，更重要的是，需要把過去落后的管理方法進步改善，要做到以電子文檔為主的干部人事檔案信息化管理模式。

2.干部人事檔案管理信息化的概述

目前，我國已經隨著世界科技化的發(fā)展，進入了高度信息化的時代，而在人事制度發(fā)生變革的情況下，人事檔案管理作為其基本的重要部分需要由實體化逐漸向信息化的干部人事檔案管理邁進。只有將科學技術的成果和發(fā)展有效的和干部人事檔案管理的工作內容相結合，才能夠更合理更全面地保存干部人事的檔案，延長干部人事檔案的使用期限，提高對其使用的速度和效果。干部人事檔案的信息化管理，能夠將干部人事檔案管理的工作進一步提高，使其更加標準，更加規(guī)范，更加科學，使得干部人事檔案中的數(shù)據(jù)記錄更加具有時效性、準確度，合理、完整。只有有效地使用信息化管理技術對檔案中記錄的數(shù)據(jù)文件進行合理分類、提取，計算和記錄下來，才能讓干部人事檔案更有效率地為人事部門的各方面工作提供準確的文件數(shù)據(jù)，使得領導在用人方面做出更科學的判斷。其具體有以下幾個方面：

（1）減少重復勞動，提高工作效率

干部人事檔案通過進行信息化的管理步驟，可以有效地做出各種不同類別的花名冊，將不同的部門、民族、黨派、職務、工作時間出生年月、學歷學位、檔案號等通過各種標準進行分類，根據(jù)這些數(shù)據(jù)文件做出各種不同的文檔。在把信息、數(shù)據(jù)、文檔等方面文件變成數(shù)據(jù)資料輸入系統(tǒng)之后，就能夠在人員庫里直接生成各種不同的表單，比如說干部任免審批表、三齡一歷表、干部職務變動表等。這樣的系統(tǒng)可以避免人工對于大量案卷進行逐個查閱，也可以有效防止在查閱保存的過程中對案卷的磨損傷害。文檔一旦生成，就可以被不同的使用方法進行查閱使用，有效減少了人力物力的投入。各類表單的生成避免了手寫的錯誤，節(jié)約了大量工作時間，避免了手工操作容易發(fā)生錯誤，減輕了很多繁瑣無效工作。

（2）減少翻閱、復印對案卷的損害

紙質的干部人事檔案因為其使用頻率很高，工作人員需要對其大量的查閱和取用，使得干部人事檔案的紙張會因為各種原因發(fā)黃，還會變得十分脆弱，字跡會褪色，在使用的過程中也會出現(xiàn)遺失損壞的現(xiàn)象，十分不利于檔案的長期保存使用。而干部人事檔案進行信息化管理之后，就可以避免反復翻閱案卷，只要根據(jù)工作需要，在已經形成的各類表單中查閱所需信息即可。

結束語：

干部人事檔案信息化管理是適應時代發(fā)展的需要，也是人事檔案自身發(fā)展的要求。隨著各方面的創(chuàng)新進步，信息化是干部人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢。只有將干部人事檔案的管理做到科學全面，才能保障干部工作的準確完整，也才能讓領導對干部有全方位的了解，將干部們準確地放在合適的崗位上。

參考文獻：

[1]趙崢，大數(shù)據(jù)時代學校干部人事檔案管理的信息化思考[J].文化創(chuàng)新比較研究，2019，3（01）：62+65.

[2]方英，王瑜，新時代的人事檔案管理信息化建設[J].蘭臺世界，2018（11）：91-94.

[3]孫玉娟，新疆公共部門人事檔案管理問題研究[D].東北財經大學，2018.