淺談高校照片檔案的收集與數(shù)字化管理

摘 要 高校照片檔案是綜合檔案資料中重要的組成部分，它有著自身特有的有點(diǎn)，照片檔案的收集，可以再現(xiàn)一定時(shí)期的活動(dòng)或事件，讓人可以回顧學(xué)校某一時(shí)期的發(fā)展與變化。隨著時(shí)代的發(fā)展，照片的展現(xiàn)形式不再是傳統(tǒng)的紙質(zhì)，還會(huì)有智能終端、數(shù)碼產(chǎn)品等設(shè)備展示的電子照片、數(shù)碼照片。從而，使得照片檔案的管理也更智能化、信息化。因此，做好照片檔案的收集和數(shù)字化管理具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞 照片檔案;收集;數(shù)字化;管理

社會(huì)在不斷前進(jìn)，時(shí)代在不斷進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)在不斷發(fā)展。檔案工作也在不斷的發(fā)展進(jìn)步，在社會(huì)發(fā)展中也越來越占有重要的地位，尤其是照片檔案包括紙質(zhì)照片和數(shù)字照片檔案，都屬于檔案中的一分子，它們展現(xiàn)得比其他類型的檔案更直觀，照片檔案為高校信息化和多元化檔案工作的開展奠定了扎實(shí)的基礎(chǔ)。因此，我們要重視照片檔案的收集整理和數(shù)字化的管理。

1照片檔案的收集與數(shù)字化管理存在的問題

1.1 照片檔案的收集中存在的問題

（1）缺乏照片檔案收集管理制度

隨著時(shí)代的進(jìn)步，照片檔案呈現(xiàn)形式多樣化。在全國(guó)，高校檔案數(shù)字化工作也相對(duì)滯后，優(yōu)先收集的、重視的往往是文書檔案，對(duì)于照片檔案收集工作相對(duì)滯后。加上沒有足夠有經(jīng)驗(yàn)的照片檔案管理人員來管理，負(fù)責(zé)收集照片檔案人員重視程度不夠，管理者對(duì)照片檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。所以，很多高校檔案管理部門一直沒有一個(gè)健全的照片檔案收集規(guī)章制度。

（2）照片檔案收集比較分散

由于高校各部門每年都會(huì)有人事變動(dòng)，更換兼職檔案員時(shí)，交接有關(guān)照片檔案工作不像其他常規(guī)工作認(rèn)真仔細(xì)。另外，每個(gè)人收集部門照片檔案的方式不一樣，有的用數(shù)碼相機(jī)，有的用手機(jī)收集。沒有及時(shí)歸入電腦中，導(dǎo)致很多照片分布在各個(gè)終端設(shè)備中，在年終歸檔時(shí)會(huì)容易忽略某一個(gè)終端中的照片檔案。有的時(shí)候，一張照片牽涉到多個(gè)部門，大家相互以為他人已經(jīng)保存或歸檔，從而遺漏了一些重要合影照片歸檔。

（3）收集標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、拍攝技術(shù)不同

在照片檔案的收集過程中，應(yīng)該盡量確保照片資料能夠體現(xiàn)對(duì)應(yīng)人物、事件或時(shí)間、地點(diǎn)，才能在今后的利用中體現(xiàn)它的實(shí)用性和有效性，為利用工作和創(chuàng)建完善的檔案資料提供良好的條件。但是，在現(xiàn)實(shí)情況中，每位兼職檔案員收集時(shí)由于使用的設(shè)備不相同，拍攝的技術(shù)不同，導(dǎo)致最后收集的照片大小不一，清晰度也各有不同，進(jìn)入檔案庫后參差不齊，完全喪失了照片檔案體系環(huán)境的構(gòu)建，也失去了收集的意義[1]。

1.2 照片檔案數(shù)字化管理存在的問題

（1）數(shù)字化管理占用存儲(chǔ)大

各高校檔案信息化的不斷推進(jìn)，照片檔案數(shù)字化也是必然趨勢(shì)。歷史紙質(zhì)照片的數(shù)字化要求比較高，一般都要進(jìn)行高清處理，最后掃描出的電子檔案容量較大。另外，各個(gè)終端拍攝的照片格式不一樣、大小也不一樣，相機(jī)拍出的照片一般在幾十兆甚至幾百兆每張。但是，隨著手機(jī)終端的不斷出新，其拍出的照片也更清晰，導(dǎo)致照片大小也較大。因此，對(duì)檔案管理系統(tǒng)的存儲(chǔ)要求較高，需配備專門的存儲(chǔ)來存放數(shù)字化后的紙質(zhì)照片以及電子照片。一定程度上占用了其他檔案的存儲(chǔ)量。

（2）缺乏有效的數(shù)字化歸檔規(guī)則

針對(duì)目前數(shù)字化的歸檔工作的規(guī)范化還有待完善，因?yàn)檎掌瑱n案數(shù)字化相對(duì)文書檔案等其他檔案數(shù)字化重視程度偏弱，很多規(guī)章制度并沒有成行，數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)關(guān)于照片檔案的歸檔規(guī)則和字段還需在實(shí)際歸檔中不斷完善。人員的數(shù)字化知識(shí)面也對(duì)照片檔案數(shù)字化管理工作滯后帶來了一定影響[2]。

（3）兼職檔案員計(jì)算機(jī)水平有限

醫(yī)學(xué)類院校的兼職檔案員的專業(yè)知識(shí)大部分在醫(yī)學(xué)方面，計(jì)算機(jī)水平有些偏弱，特別不少檔案員年齡在四五十歲以上，他們對(duì)檔案系統(tǒng)的學(xué)習(xí)有些吃力，在培訓(xùn)使用數(shù)字化系統(tǒng)管理歸檔照片檔案時(shí)沒有年輕檔案員接受能力強(qiáng)。導(dǎo)致在照片檔案數(shù)字化歸檔時(shí)進(jìn)度較慢。

2照片檔案的收集與數(shù)字化管理的措施及對(duì)策

（1）檔案數(shù)字化越來越重要，不斷積累管理經(jīng)驗(yàn)，通過實(shí)踐不斷建立完善的照片檔案收集與管理制度，把照片檔案收集和歸檔工作納入各部門的日常工作中去，聯(lián)合人事部門，將檔案工作量與個(gè)人績(jī)效考核掛鉤。

（2）為了解決分散問題，要將紙質(zhì)照片和電子照片實(shí)行統(tǒng)一的管理，利用信息化手段解決照片采集中出現(xiàn)的大小和尺寸不一的問題，出臺(tái)規(guī)定統(tǒng)一照片歸檔標(biāo)準(zhǔn)，提高歸檔照片的要求。在系統(tǒng)中建立照片檔案的預(yù)立卷和正式庫，歸入正式庫前先經(jīng)過預(yù)立卷錄入并集中審核，修改不合規(guī)的照片，完全達(dá)標(biāo)后再統(tǒng)一轉(zhuǎn)至正式庫存檔[3]。

（3）加強(qiáng)存儲(chǔ)等基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為照片檔案數(shù)字化申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。照片檔案的數(shù)字化工作比較煩瑣和細(xì)致，需要消耗大量的精力去完善，也需要專業(yè)和先進(jìn)的硬件設(shè)備和最新的管理平臺(tái)來管理，為照片檔案的收集和數(shù)字化管理提供有利的條件。但這些都必須要有充足的經(jīng)費(fèi)來保障。

（4）對(duì)現(xiàn)行檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)化培訓(xùn)，使其照片檔案數(shù)字化管理能力得到進(jìn)一步的提升，不斷拓展檔案員信息化管理知識(shí)，提高照片檔案歸檔意識(shí)，進(jìn)以更好地開展高校照片檔案數(shù)字化管理工作。另外，加強(qiáng)照片檔案的收集和數(shù)字化管理，我們還要遵循一定的原則，有原則才有進(jìn)步：

1）科學(xué)性原則。開展高校照片檔案數(shù)字化管理工作時(shí)，就要結(jié)合實(shí)際情況，遵循科學(xué)性原則來進(jìn)行，若是不采取規(guī)范化、科學(xué)化的管理模式，則勢(shì)必會(huì)影響檔案信息的質(zhì)量，降低其原有的利用價(jià)值。同時(shí)，也會(huì)產(chǎn)生很多資源浪費(fèi)現(xiàn)象。必須科學(xué)化的展開照片檔案數(shù)字化管理工作，這樣可以有力提升檔案管理服務(wù)水平，才能保證照片檔案數(shù)字化管理工作質(zhì)量，達(dá)到最佳的管理效果。

2）可行性原則。為了避免不良因素對(duì)照片檔案數(shù)字化管理工作帶來影響，相關(guān)高校就要在實(shí)際檔案管理過程中，遵循可行性原則，從全局角度出發(fā)去考慮問題，結(jié)合學(xué)校具體情況，合理進(jìn)行資金投入[4]。

3）安全性原則。隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開放性和延展性的日益增強(qiáng)，各種網(wǎng)絡(luò)攻擊也會(huì)給高校照片檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)帶來一定的威脅，因此，在開展數(shù)字化檔案管理工作時(shí)，相關(guān)工作人員一定要秉乘安全性原則，對(duì)高校照片檔案信息進(jìn)行全面的保護(hù)。加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的防護(hù)，安裝相應(yīng)的殺毒軟件、防入侵軟件等，進(jìn)以最大化控制網(wǎng)絡(luò)攻擊行為，保證照片檔案的安全性和可靠性。還要加強(qiáng)數(shù)字化管理手段，引入數(shù)據(jù)加密技術(shù)、可信計(jì)算機(jī)技術(shù)等，并設(shè)置系統(tǒng)訪問權(quán)限，明確系統(tǒng)密碼，這樣才能避免各類不良因素的入侵，真正的保護(hù)檔案信息的安全。

4）以人為本原則。高校照片檔案收集和數(shù)字化管理工作開展的最終目的，是為了更好地滿足用戶需求，為其提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。因此，在照片檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中，必須始終堅(jiān)持以人為本的原則，即將用戶需求作為照片數(shù)字化管理的首要目標(biāo)，既要加強(qiáng)照片檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，又要引入先進(jìn)的數(shù)字化管理系統(tǒng)和管理技術(shù)，提高相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，使其可以秉乘良好的主動(dòng)性和創(chuàng)造性，為高校照片檔案數(shù)字化建設(shè)和發(fā)展提供服務(wù)，這樣才能保證照片檔案的利用價(jià)值，滿足廣大用戶需求[5]。

3結(jié)束語

照片檔案管理越來越重要，在高校的發(fā)展中的地位也越來越高，這就要求我們不斷加強(qiáng)照片檔案的收集和數(shù)字化管理意識(shí)，針對(duì)性出臺(tái)相應(yīng)的政策和規(guī)定，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。以身作則，不斷創(chuàng)新，逐步完善管理機(jī)制，投入一定的精力和資源來加強(qiáng)照片檔案的建設(shè)。遵循一定原則，保障照片檔案數(shù)字化管理安全、創(chuàng)新、有效，在高校發(fā)展道路上添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)

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[3] 顏禮君.淺談?wù)掌瑱n案管理中存在的問題及對(duì)策[J].卷宗，2019，9（10）：107.

[4] 章銀龍.淺析我國(guó)事業(yè)單位信息化檔案管理建設(shè)[J]社會(huì)經(jīng)濟(jì)，2017，（2）：36-37.

[5] 吳秀靈.新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)探析[J]山西檔案，2017，（6）：11-12.

作者簡(jiǎn)介

謝亮（1988-），男;畢業(yè)院校：南京大學(xué)，專業(yè)：軟件工程，學(xué)歷：研究生，助理館員，現(xiàn)就職單位：南京醫(yī)科大學(xué)。