淺析信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

周建國(guó)

摘 ? ?要：信息化時(shí)代對(duì)檔案管理提出更高的要求。隨著時(shí)代的發(fā)展，檔案管理的內(nèi)容越來(lái)越多，在巨大的數(shù)據(jù)信息下，傳統(tǒng)的檔案管理方法不僅無(wú)法滿足當(dāng)前的管理需求，還容易出現(xiàn)浪費(fèi)人力物力資源和出現(xiàn)重大的管理錯(cuò)誤。因此，要注重將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)高效、高科技的檔案管理，提升檔案管理的質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：檔案管;信息技術(shù);數(shù)據(jù)資源;共享;應(yīng)用

現(xiàn)如今，我國(guó)的社會(huì)在不斷的進(jìn)步，經(jīng)濟(jì)也在迅猛發(fā)展著。社會(huì)化大生產(chǎn)時(shí)代，知識(shí)密集型的社會(huì)化生產(chǎn)逐漸取代勞動(dòng)密集型，形成了日愈復(fù)雜化、海量的檔案管理內(nèi)容。在當(dāng)前形勢(shì)下，我國(guó)的人力、物力資源都在不停的交換和流轉(zhuǎn)，在流轉(zhuǎn)和交換中，檔案的數(shù)量在不斷增多，管理工序也越來(lái)越復(fù)雜。這時(shí)，傳統(tǒng)檔案管理手段的弊端會(huì)日益暴露出來(lái)，凸顯出效率慢、出錯(cuò)率高等問(wèn)題，還耗費(fèi)了許多人力物力，得不到相應(yīng)的成果。因此，要對(duì)檔案管理的手段進(jìn)行改革和創(chuàng)新，將信息技術(shù)融入其中。

一、信息技術(shù)的發(fā)展

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的進(jìn)步，信息技術(shù)被廣泛的應(yīng)用到各行各業(yè)當(dāng)中。信息技術(shù)主要是指對(duì)信息進(jìn)行獲取、傳遞以及加工和利用的技術(shù)。信息技術(shù)的核心主要是計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)，對(duì)企業(yè)或單位所需要的信息進(jìn)行收集和整理，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行檢索和分析。通過(guò)數(shù)據(jù)分析，可以發(fā)現(xiàn)目前信息技術(shù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)了許多直接影響，且影響越來(lái)越深刻，能夠直接影響檔案管理的工作質(zhì)量。通過(guò)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)能夠促進(jìn)檔案管理、收集、存儲(chǔ)、檢索等功能更加完善。在信息技術(shù)中，它高速度的傳遞技術(shù)、高質(zhì)量的安全技術(shù)、高密度的儲(chǔ)存技術(shù)和高效率的查詢技術(shù)，改變了信息的管理工序，對(duì)信息結(jié)構(gòu)、機(jī)制和服務(wù)手段來(lái)帶許多變化。

二、信息技術(shù)運(yùn)用于檔案管理的優(yōu)勢(shì)

（一）能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享

在信息技術(shù)當(dāng)中最顯著的特點(diǎn)就是資源共享性。在現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展中，檔案是各行各業(yè)的重要發(fā)展信息，因此對(duì)檔案信息進(jìn)行管理變得越來(lái)越重要，特別是對(duì)人力資源的檔案進(jìn)行管理，能夠影響企業(yè)或單位對(duì)工作人員的配置工作。將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理的工作當(dāng)中，能夠打破管理工作的封閉性，實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，并且方便工作人員對(duì)信息進(jìn)行檢索和查閱。

（二）能夠延長(zhǎng)檔案的壽命

將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中，不同于以往的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案的管理容易受到氣候的影響，并且在長(zhǎng)期的翻閱和整理的過(guò)程中，也會(huì)導(dǎo)致圖片和文字的磨損，從而縮短檔案的壽命。而運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案管理，能夠避免紙質(zhì)檔案的弊端，在使用檔案時(shí)，使用者不會(huì)直接接觸檔案，從而能夠避免受到物理、化學(xué)或生物因素的侵蝕，能夠有效地對(duì)檔案的壽命進(jìn)行延長(zhǎng)。

（三）實(shí)現(xiàn)自動(dòng)檢索，節(jié)省時(shí)間

通過(guò)信息技術(shù)可提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)方便快捷的查詢檔案信息。將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理當(dāng)中有一個(gè)最基礎(chǔ)的功能便是信息檢索功能。通過(guò)信息技術(shù)，管理者能夠通過(guò)計(jì)算機(jī)對(duì)所需要的檔案信息進(jìn)行快速檢索，不僅能夠節(jié)約時(shí)間，還能夠在檢索的過(guò)程中對(duì)資料內(nèi)容進(jìn)行豐富，有助于有效地對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)備和完善。并且，還可以快速根據(jù)不同的關(guān)鍵詞對(duì)信息進(jìn)行檢索。例如：可以通過(guò)檔案的編號(hào)、名稱或者時(shí)間，還可以通過(guò)姓名等多種信息來(lái)進(jìn)行快速檢索，十分快捷方便。

（四）豐富檔案管理應(yīng)用的形式

檔案管理的形式不僅是文字表格，還可以通過(guò)電視錄像、照片等音視頻來(lái)對(duì)信息進(jìn)行存檔。所以，通過(guò)信息技術(shù)來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行管理，能夠克服傳統(tǒng)管理手段中出現(xiàn)圖片或視頻損壞或失真的問(wèn)題，能夠更好地對(duì)圖片和視頻進(jìn)行保管，節(jié)省空間的同時(shí)，還能保證照片和視頻的畫質(zhì)。計(jì)算機(jī)的大儲(chǔ)存量，能夠保存足夠的材料信息，方便隨時(shí)查閱和方便整理，大大提高了管理的工作效率。

三、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的對(duì)策

在熟知了信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中的作用后，需要注意的是如何有效的發(fā)揮出信息技術(shù)的價(jià)值。為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的信息化和智能化，就必須對(duì)檔案管理的信息系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)。通過(guò)調(diào)查研究可以發(fā)現(xiàn)，目前有許多有關(guān)部門已經(jīng)認(rèn)識(shí)到了信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中的必要性和重要性，但是在運(yùn)用時(shí)，還缺乏完善且有效的檔案管理軟件，從而無(wú)法取得理想管理效果。不僅如此，檔案管理部門也沒(méi)有對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行研發(fā)，還缺乏著具體有效的管理規(guī)劃和管理方案，這也會(huì)影響檔案管理的管理質(zhì)量和效果。由此可見，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，想要充分的發(fā)揮出信息技術(shù)的作用，就需要加強(qiáng)對(duì)科技的研究。必須要招聘具有相關(guān)專業(yè)技能的檔案管理人才，同時(shí)也應(yīng)該保證對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們熟練掌握計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，形成綜合型人才。

檔案管理引入信息技術(shù)具有重要的意義。通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，極大地提高了檔案管理工作質(zhì)量，有效減少資源投入，提高資源利用率。對(duì)信息技術(shù)來(lái)說(shuō)有許多運(yùn)行平臺(tái)，其中計(jì)算機(jī)便是很好且常用的平臺(tái)，能夠?qū)Χ喾N管理軟件進(jìn)行應(yīng)用。首先，要對(duì)有效、完善的管理軟件進(jìn)行開發(fā)。在研發(fā)時(shí)要注重軟件的功能要齊全、操作要簡(jiǎn)單便利，還要具備超強(qiáng)的兼容性，能夠方便不同部門或企業(yè)對(duì)檔案管理的需求。其次，要注重對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行學(xué)習(xí)，提高操作技能，才能將信息化技術(shù)更好地運(yùn)用到檔案管理的工作當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、智能化的檔案管理。最后，要對(duì)檔案管理的相關(guān)制度和體系進(jìn)行完善，只有這樣才能保證檔案管理的系統(tǒng)化和規(guī)范化，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理。

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)無(wú)法滿足現(xiàn)代檔案管理的工作需求。在信息時(shí)代下，要注重將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作當(dāng)中，發(fā)揮出信息技術(shù)傳遞信息快、反應(yīng)速度靈敏、安全性能高、便于檢索、準(zhǔn)確性強(qiáng)的優(yōu)點(diǎn)。通過(guò)運(yùn)用信息技術(shù)，能夠很好的提高檔案管理的管理質(zhì)量和效率。企業(yè)或單位為了發(fā)揮出信息技術(shù)的管理價(jià)值，要加大軟件和系統(tǒng)的開發(fā)力度、提高自身的操作水平、對(duì)檔案管理的相關(guān)制度和系統(tǒng)進(jìn)行完善，最終最大限度的將信息技術(shù)的價(jià)值發(fā)揮到檔案管理的工作當(dāng)中。

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