技工院校辦公室文秘與檔案管理工作關(guān)系探究

李愛芹 武偉

摘要：辦公室文秘工作和檔案管理工作之間存在著許多的聯(lián)系，特別是當前就很多技工院校并沒有配備專門的檔案管理人員，而是由辦公室文秘來兼職檔案管理工作的。因此只有正確把握兩者之間的關(guān)系，將之進行有效的結(jié)合，才能有效的節(jié)約人力成本，提升工作效率?；诖吮疚氖紫确治隽思脊ぴ盒＾k公室文秘工作和檔案管理工作之間的關(guān)系；然后探討了推動技工院校辦公室文秘與檔案管理工作發(fā)展的策略。以此來供相關(guān)人士交流參考。

關(guān)鍵詞：技工院校；辦公室文秘；檔案管理；

引言：

技工院校的文秘工作和檔案管理工作之間擁有著不可分割的關(guān)系，檔案管理為文秘開展工作打下了基礎(chǔ)，而文秘工作則是對檔案信息的整理歸納，只有兩者的完美配合才能保障功罪的效率和質(zhì)量。特別是有些技工院校由于編制限制或者其他種種原因，沒有安排專門人員管理檔案，而是由文秘兼職管理，所以更應(yīng)該發(fā)掘兩者之間的聯(lián)系，尋找到推動工作發(fā)展的關(guān)鍵節(jié)點，提升兩項工作的效率和質(zhì)量。

一、技工院校辦公室文秘工作和檔案管理工作之間的關(guān)系

首先，技工院校的辦公室工作的內(nèi)容較多，包括教學(xué)教研、人員分配、學(xué)生管理等，是學(xué)校匯集、整理、處理各項日常工作的主體部門。而檔案管理工作則是對學(xué)校各類人員、教學(xué)科研以及學(xué)校建設(shè)等相關(guān)信息進行分類歸納，是辦公室工作的拓展，兩項工作都是為技工院校的各項工作做信息服務(wù)的，彼此之間的聯(lián)系非常緊密。其次，技工院校的秘書工作包括對學(xué)校各部分進行協(xié)調(diào)和服務(wù)：對以領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校的名義下達的文件通知進行審核蓋章發(fā)布；對其他辦公室傳達、下發(fā)的文件進行登記管理；對學(xué)校組織的各項活動的文案和影像材料進行管理等[1]。因此，技工學(xué)院的辦公室文秘本身就承擔(dān)著一定的檔案管理工作，辦公室日常工作中處理的這些文件也是高校檔案的一部分，需要文秘人員來整理歸檔，最后放置在檔案室留檔。因此辦公室文秘人員必須熟知檔案管理工作的流程，能夠掌握檔案管理的既能，處理學(xué)校的相關(guān)檔案工作，同時，辦公室文秘人員的工作質(zhì)量也直接影響著檔案材料的質(zhì)量。最后，辦公室文秘人員要負責(zé)技工院校相關(guān)決議、文件的起草工作，在學(xué)校進行重大活動、或者完善規(guī)章制度時也要進行輔助性工作，這些工作都需要查閱大量的檔案材料，所以辦公室文秘人員是技工院校中使用檔案材料最多的。在進行檔案管理時，要充分采納文秘人員的意見，更好地為使用檔案的人進行服務(wù)，保障檔案管理的優(yōu)質(zhì)高效，因而，辦公室文秘人員也為檔案管理的發(fā)展做出了重要的貢獻[2]。由此可以看出，辦公室文秘和檔案管理是技工院校同一部門中的兩項工作，如果這兩項工作之間的聯(lián)系得不到正視，會導(dǎo)致工作過程中的溝通不暢，那么一方面會使檔案的質(zhì)量和數(shù)量的不到保障，另一方面也給文秘人員查閱檔案進行工作帶來不便，這對技工院校的發(fā)展是極為不利的。

二、推動技工院校辦公室文秘與檔案管理工作發(fā)展的策略

（一）增強辦公室文秘人員的檔案管理意識

當前很多的技工院校由于編制有限或者其他原因，是沒有安排專門的檔案管理人員的，而是由辦公室文秘兼職檔案管理；即便是擁有單獨的檔案管理人員，文秘工作和檔案結(jié)束的時間也比較多，所以文秘工作人員必須增強自身的檔案管理意識在日常工作時要注意對資料的整理留存，對有價值的資料要及時的歸納總結(jié)，收歸到檔案庫中，豐富學(xué)校的檔案資源，以應(yīng)對未來工作中的需要。同時在進行檔案的使用時，也要按照相關(guān)規(guī)定填寫借閱記錄、愛護使用、按時歸還，以防檔案的損毀或者丟失，保護學(xué)校檔案材料的完整性。

（二）辦公室文秘人員要積極提升自我

技工學(xué)院的辦公室文秘人員大多不是檔案管理專業(yè)的，因此他們的工作重心和素養(yǎng)也更傾向于日常的文秘工作，因此辦公室文秘工作人員要不斷地提升自我，以適應(yīng)工作的多樣化需求。特別是在學(xué)校這種學(xué)習(xí)氛圍濃厚的環(huán)境中工作，一定要把握機會，進行業(yè)務(wù)能力的提升。要花更多的時間來學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)知識，掌握檔案管理工作的具體流程。同時學(xué)?？梢越M織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓文秘人員有機會接觸更多新的技術(shù)和管理方法。還可以組織文秘人員到同類院校中進行參觀學(xué)習(xí)，或者由專職檔案管理人員進行經(jīng)驗傳授，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)，推動文秘工作和檔案管理工作的雙重發(fā)展。另一方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各技工學(xué)校一直沿用的傳統(tǒng)檔案管理方式已經(jīng)落后，因此辦公室文秘人員要想掌握檔案管理的技能就必須現(xiàn)代化的管理手段[3]。文秘人員需要學(xué)習(xí)相應(yīng)的計算機軟件和技術(shù)，來應(yīng)對檔案管理工作的新需求，技工學(xué)校的教務(wù)部門也必須加大投入力度，培養(yǎng)和提升文秘人員的工作水準。

（三）建立起有力的學(xué)生輔助隊伍

技工學(xué)校辦公室文秘的日常工作就是上傳下達，但是學(xué)校中班級眾多，單靠文秘人員是很難及時完成工作的。因此，辦公室文秘人員要充分利用各班級中的班干部，篩選出一批責(zé)任心強、樂于為集體服務(wù)的優(yōu)秀代表，來組建一只行動有素的學(xué)生輔助隊伍，幫助完成日常工作。辦公室文秘人員可以定期給學(xué)生的代表們召開會議，傳授他們一些處理工作的方法，然后通過這只隊伍來進行消息的傳達和一些基本信息的歸納整理[4]。這樣既可以鍛煉學(xué)生干部的行動能力，又可以快速的將信息傳達到位并落實，而且還可以減輕辦公室文秘人員的工作壓力，使他們有更多的時間和精力投入到文檔一體化的工作建設(shè)中。

三、結(jié)束語

綜上所述，經(jīng)過對技工院校文秘與檔案管理工作的聯(lián)系進行探究，可以發(fā)現(xiàn)文秘和檔案管理之間既有各自的獨立性，又有相互兼容的部分。因此技工院校在處理日常工作的時候一定要正視兩者之間的關(guān)系，采取行之有效的措施形成有效的該工作體系，來推動文檔工作一體化發(fā)展，為技工院校的各項工作的落實做好保障。

參考文獻：

[1]王靖怡. 高校辦公室檔案管理工作的優(yōu)化措施之研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（5）：65-66.

[2]阮靚. 高校辦公室文秘與檔案管理的緊密聯(lián)系淺析[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（18）：86-86.

[3]李淑偉. 論辦公室文秘和檔案工作的高效兼顧[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（20）：110-110.

[4]許珍花. 高校教學(xué)秘書兼職檔案管理員的問題與對策[J]. 辦公室業(yè)務(wù)， 2017（9）：4-5.