淺談法院檔案信息化

徐祗勇 王保嶺

摘 要：檔案工作是人民法院的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)性工作，是審判工作不可分割的組成部分。本文旨在通過(guò)對(duì)基層法院檔案管理工作存在問(wèn)題的分析，提出針對(duì)性解決問(wèn)題的對(duì)策措施。從而提高基層法院檔案管理工作水平，促進(jìn)人民法院整體工作同步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層法院;檔案管理工作;問(wèn)題;對(duì)策

人民法院檔案室主要負(fù)責(zé)歷年辦結(jié)的訴訟檔案、文書檔案的管理和利用，其中占絕大部分比例的訴訟檔案是國(guó)家重要的專門檔案之一，是人民法院審判活動(dòng)所形成的最客觀、全面的真實(shí)記錄，是人民法院進(jìn)行審判工作的重要依據(jù)和必要條件。近年來(lái)，人民法院案件數(shù)量大幅增長(zhǎng)，直接導(dǎo)致訴訟檔案數(shù)量急劇增長(zhǎng)，“案多人少”的矛盾越來(lái)越突出。另一方面，隨著科技與社會(huì)的飛速發(fā)展，新形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作的要求也越來(lái)越規(guī)范，這就對(duì)檔案工作提出了更高的要求。

一、當(dāng)前的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

（一）伴隨法院案件大幅上升，檔案數(shù)量同步大量激增。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)入轉(zhuǎn)型期，各類社會(huì)矛盾疊加和凸顯，訴至法院的糾紛也在不斷增長(zhǎng)。同時(shí)，2007年4月1日實(shí)施的《訴訟費(fèi)用交納辦法》降低了訴訟費(fèi)用收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，從而使基層法院受理案件數(shù)量大幅度增加，與此同時(shí)，檔案數(shù)量也隨之急速遞增。以筆者所在的法院為例，1950年至1990年庫(kù)存檔案數(shù)量為13810卷;1991年至2000年庫(kù)存數(shù)量為35623卷;2001年至2010年庫(kù)存檔案數(shù)量達(dá)到93579卷。截止到2018年10月31日，全院庫(kù)存檔案總量高達(dá)194768卷，增長(zhǎng)勢(shì)頭極為迅猛。

（二）人員配備不足且能力素養(yǎng)參差不齊。一是人員缺口大。目前基層法院因?yàn)榘付嗳松?，大量的人力物力集中到審判?zhí)行部門，一般只會(huì)配備檔案員1-2名。而根據(jù)《人民法院檔案工作規(guī)定》第十一條規(guī)定：“各級(jí)人民法院應(yīng)當(dāng)根據(jù)本院檔案工作的實(shí)際需要配備專職檔案工作人員，根據(jù)保管檔案的數(shù)量適當(dāng)增配人員，增配人員的標(biāo)準(zhǔn)為，以保管檔案—萬(wàn)卷設(shè)專職檔案工作人員一人為基數(shù)，每超過(guò)二萬(wàn)卷增配一人”，以筆者所在的法院為例，室藏訴訟檔案已達(dá)19萬(wàn)卷，只配備了2名檔案員，有的法院檔案員還身兼數(shù)職，承擔(dān)著信訪接待、案件咨詢等工作。人員與工作量的增長(zhǎng)成反比，導(dǎo)致檔案工作人員疲于應(yīng)付日常工作，無(wú)暇顧及檔案的信息化、科學(xué)化管理。二是能力素質(zhì)不適應(yīng)。在全部檔案員中，臨聘人員及服務(wù)外包人員占比大，很多缺乏專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)，實(shí)際工作中這些人員并不能很好地適應(yīng)檔案管理工作。

（三）檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用不充分。檔案部門與當(dāng)事人、公安、檢察、律師等群體接觸緊密，可從訴訟檔案認(rèn)知一個(gè)區(qū)域不同時(shí)期在經(jīng)濟(jì)、法治等方面的面貌，但檔案歸檔后僅提供檔案查閱業(yè)務(wù)，統(tǒng)計(jì)、編研、開(kāi)發(fā)利用工作相對(duì)滯后，使得檔案的價(jià)值無(wú)法得到充分的發(fā)揮。

（四）硬件設(shè)備投入缺乏。各種因素影響下，基層法院檔案管理工作在硬件的投入上往往存在許多短板。有的建設(shè)規(guī)劃期對(duì)檔案數(shù)量激增判斷不足，場(chǎng)地設(shè)計(jì)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)案件儲(chǔ)存的需要;有的檔案管理的設(shè)備陳舊，環(huán)境惡劣，存在較多安全隱患;有的沒(méi)有及時(shí)更新管理理念，不能適應(yīng)新變化，對(duì)新出現(xiàn)的影音視頻等電子產(chǎn)品、設(shè)備管理不善，導(dǎo)致?lián)p壞，造成了不可逆轉(zhuǎn)的后果。

二、做好基層法院檔案管理工作的對(duì)策和建議

（一）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理水平。各級(jí)人民法院應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，把檔案工作列入人民法院發(fā)展規(guī)劃和工作計(jì)劃，制訂切合本單位實(shí)際的檔案管理制度。根據(jù)訴訟檔案的特點(diǎn)，配備既具有法律知識(shí)又具有檔案專業(yè)知識(shí)的檔案員，積極參加各類檔案工作培訓(xùn)。組織兼職檔案員進(jìn)行檔案信息化相關(guān)培訓(xùn)，督促其熟練掌握歸檔流程及電子檔案系統(tǒng)操作，全面實(shí)現(xiàn)通過(guò)數(shù)字系統(tǒng)查詢檔案。所有檔案員都要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的指導(dǎo)培訓(xùn)，通過(guò)自主學(xué)習(xí)，不斷更新檔案管理知識(shí)體系，掌握檔案管理的未來(lái)發(fā)展方向和問(wèn)題，提高整個(gè)法院檔案管理隊(duì)伍的事業(yè)心和責(zé)任感。

（二）多措并舉，破解當(dāng)前制約檔案管理的瓶頸問(wèn)題。一是對(duì)于場(chǎng)所不能適應(yīng)新需要的，積極爭(zhēng)取財(cái)政支持，爭(zhēng)取項(xiàng)目立項(xiàng)，新建或改造庫(kù)房。二是理順工作機(jī)制，積極與當(dāng)?shù)貦n案局協(xié)調(diào)溝通，共建檔案移送寄存機(jī)制，將一些使用頻率不高但屬于永久和長(zhǎng)期保管的檔案移送至檔案局庫(kù)房。三是成立鑒定、銷毀工作小組，制定方案和標(biāo)準(zhǔn)，確定銷毀范圍，將一部分已經(jīng)到達(dá)保管期限的檔案經(jīng)逐卷、逐件、逐頁(yè)地認(rèn)真審閱鑒定后進(jìn)行銷毀。

（三）探索多元化服務(wù)機(jī)制，多途徑優(yōu)化檔案管理。檔案管理部門在做好傳統(tǒng)查閱業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，還要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)理念，積極探索檔案開(kāi)發(fā)和利用渠道，切實(shí)滿足人民群眾司法需要。深入貫徹落實(shí)“最多跑一次”的改革精神，堅(jiān)持“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓當(dāng)事人少跑腿”的服務(wù)宗旨與理念。充分利用掃描儀、電子文檔、數(shù)字影像視頻數(shù)據(jù)、存儲(chǔ)系統(tǒng)以及軟件處理系統(tǒng)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將立案、審理、執(zhí)行、歸檔全過(guò)程進(jìn)行數(shù)字化檔案管理。開(kāi)展網(wǎng)點(diǎn)式跨區(qū)域異地辦理訴訟事務(wù)，提供遠(yuǎn)程查閱檔案服務(wù)，讓當(dāng)事人或有關(guān)單位工作人員在異地就可以查閱案件材料，有效減輕當(dāng)事人的負(fù)擔(dān)。

三、結(jié)語(yǔ)

檔案工作是一項(xiàng)立足當(dāng)下著眼未來(lái)的事業(yè)，隨著各項(xiàng)工作規(guī)范化程度要求越來(lái)越高，我們要把法院檔案工作與法院科學(xué)發(fā)展緊密聯(lián)系起來(lái)，積極利用電腦、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化手段，不斷提升檔案管理的現(xiàn)代化管理水平，開(kāi)創(chuàng)嶄新的檔案管理模式，同時(shí)，重視檔案的開(kāi)發(fā)利用效益，充分發(fā)揮檔案的巨大潛力，推進(jìn)司法工作的發(fā)展進(jìn)步，滿足人民群眾的司法需求。

參考文獻(xiàn)

[1]檔案工作實(shí)務(wù)[M].浙江大學(xué)出版社，2014.

[2]人民法院檔案工作規(guī)定（法辦〔2012〕11號(hào)）.

[3]人民法院訴訟檔案管理辦法（法〔2013〕283號(hào)）.