淺論如何做好辦公室行政管理工作

姚善泉

摘要：對(duì)于一個(gè)單位來說，辦公室的設(shè)置相當(dāng)于維持機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)的零部件。單獨(dú)零部件的運(yùn)行情況、各個(gè)零部件之間的磨合情況，決定了企業(yè)這部機(jī)器的最終運(yùn)轉(zhuǎn)情況。為了更好的維持企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須加強(qiáng)對(duì)辦公室的管理，這時(shí)如何做好辦公室的行政管理工作就顯得尤為重要。本文結(jié)合我在資源局擔(dān)任行政事務(wù)人員一職的工作經(jīng)歷，來闡述對(duì)如何做好辦公室行政管理工作的一些看法。

關(guān)鍵詞：如何做好;行政管理;工作

一、辦公室行政管理工作的內(nèi)容

辦公室行政管理在單位中，由于所處的特殊位置和它的工作性質(zhì)，決定了眾多職能，其中辦公室行政管理和服務(wù)是它最基本的職能，也是辦公室工作的立身之本，是保證一個(gè)單位日常工作正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。因此，辦公室務(wù)必明確辦公室行政管理和服務(wù)的職能要求，優(yōu)化辦公室行政管理體系和工作運(yùn)行機(jī)制，提高管理和服務(wù)的能力和水平。企業(yè)行政管理人員的主要工作內(nèi)容包括：

1、做好辦公用品及日常用品的采購(gòu)、發(fā)放管理。月末辦公室要根據(jù)其他部門的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃及庫(kù)存情況，并要根據(jù)相關(guān)規(guī)定作適當(dāng)儲(chǔ)備以備不時(shí)之需，收集好各部門的請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃并根據(jù)相關(guān)規(guī)定核算好價(jià)格后，及時(shí)保質(zhì)保量地采購(gòu)辦公用品和日常用品，采購(gòu)物品應(yīng)當(dāng)定價(jià)定點(diǎn)，保證質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。要作好物品出入庫(kù)登記，確保帳物相符。

2、做好各部門基礎(chǔ)設(shè)備、設(shè)施維修管理。辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)維修要求協(xié)調(diào)或外請(qǐng)技術(shù)人員維修、對(duì)維修全過程進(jìn)行控制;各部門對(duì)維修質(zhì)量監(jiān)督、確認(rèn)。所有維修要求做好記錄、跟蹤維護(hù)結(jié)果及完成狀態(tài);對(duì)未按要求完成的維修事項(xiàng)、及時(shí)了解情況并報(bào)告負(fù)責(zé)人。

3、做好文件檔案的歸檔管理。據(jù)不同種類檔案的特點(diǎn)，做好系統(tǒng)編目、使用、傳閱控制、分類存放、排列有序，定期收集各類文件資料，并整理立卷歸檔。各部門往來的備忘錄、文檔、資料等按類別、內(nèi)容、時(shí)間順序等存檔管理。

4、做好文件資料收發(fā)、報(bào)送管理。文件資料收發(fā)、報(bào)送均需在登記薄上作好詳細(xì)登記、記錄，及時(shí)將各類信息（通知、文件）進(jìn)行上傳下達(dá)，特別是各類上級(jí)單位信息應(yīng)登記后及時(shí)傳遞給相關(guān)部門。

5、做好會(huì)議管理。會(huì)議管理包括會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后工作。

6、做好公章管理。公章管理必須嚴(yán)格審批手續(xù)，應(yīng)堅(jiān)持“先批準(zhǔn)、后用章”的原則，使用公章事宜須報(bào)單位一把手批準(zhǔn)后用章;用章登記，要求用章人員認(rèn)真填寫《用印登記表》，登記內(nèi)容包括：編號(hào)、時(shí)間、用章單位或人員、用章事由（或文件名）、文件字號(hào)、用章數(shù)量等;嚴(yán)格控制將公章帶出單位外使用，確因工作需要帶出使用時(shí)，須經(jīng)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由印章專管人員攜帶外出使用。

二、如何做好辦公室行政管理工作

（一）明確辦公室行政管理和服務(wù)的職能要求，奠定開展辦公室工作的基礎(chǔ)

1.全面熟悉和了解本單位的情況。

做好辦公室行政管理和服務(wù)工作的前提是要全面熟悉和了解本單位的情況，對(duì)本單位的組織機(jī)構(gòu)、部門職責(zé)、人員構(gòu)成、分工等基本情況要了解。

2.保證工作落實(shí)。

辦公室要將后勤服務(wù)保障列入日常工作中，要加強(qiáng)對(duì)工作環(huán)境、安保、食堂的管理進(jìn)行監(jiān)督，收集員工建議，通過有效途徑進(jìn)行改善;為員工提供較為良好的生活、工作環(huán)境，提高保障質(zhì)量。

（二）規(guī)范辦公室行政管理和服務(wù)的方式，建立科學(xué)的管理體系

俗話說無規(guī)矩不成方圓，在辦公室的行政管理工作中明確的工作標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的工作程序、優(yōu)化的管理體系是提高工作效率、加強(qiáng)辦公室效能建設(shè)的必然要求。而辦公室行政管理中科學(xué)管理體系的建立又可以從以下三點(diǎn)進(jìn)行開展。

1、確立工作標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)管理和服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)化。

辦公室作為一個(gè)單位的龍頭機(jī)構(gòu)，應(yīng)大力推進(jìn)管理服務(wù)工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，既要把辦公室的工作梳理出來，如文件處理、會(huì)議安排、檔案管理等，對(duì)每項(xiàng)工作建立標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)定要求，明確分工。

2、建立管理流程，推進(jìn)管理和服務(wù)體系的科學(xué)化。

第一要結(jié)合部門實(shí)際，設(shè)立崗位責(zé)任制，進(jìn)一步明確崗位的責(zé)權(quán)利;第二要對(duì)每個(gè)事項(xiàng)確定工作流程，堅(jiān)持按流程辦事;第三要嚴(yán)格按照實(shí)效、動(dòng)態(tài)等原則要求，對(duì)崗位目標(biāo)進(jìn)行分解、優(yōu)化;第四要結(jié)合實(shí)際，制定不同崗位人員工作的考核內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)，不斷完善考核的程序和辦法。

3、發(fā)揮協(xié)調(diào)和督辦作用，保證整體工作務(wù)實(shí)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。

協(xié)調(diào)和督辦貫穿于辦公室工作的各個(gè)方面，把各方面的情況綜合好、關(guān)系協(xié)調(diào)好、工作協(xié)調(diào)督辦好，會(huì)促進(jìn)單位工作務(wù)實(shí)高效的運(yùn)轉(zhuǎn)。

要做好協(xié)調(diào)和督辦作用要做到以下幾點(diǎn)：一要牢固樹立大局意識(shí)和服務(wù)意識(shí)，從高處著眼，于細(xì)節(jié)著手;二要注意原則性與靈活性的有機(jī)統(tǒng)一，要有原則而不呆板，要靈活而不散漫;三要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)、對(duì)外的協(xié)調(diào)，努力做到寓溝通、協(xié)調(diào)于聯(lián)系之中，確保信息的暢通;四要增強(qiáng)督辦工作的主動(dòng)性，及時(shí)督促按規(guī)定要求和時(shí)限貫徹落實(shí)情況，并注意發(fā)現(xiàn)落實(shí)過程中出現(xiàn)的新情況、新問題，提出解決問題和完善決策的建議。

（三）增強(qiáng)辦公室人員綜合素質(zhì)，提升管理和服務(wù)的能力和水平

在辦公室的行政管理工作中，有了科學(xué)的管理體系這項(xiàng)“規(guī)矩”，當(dāng)然就需要執(zhí)行“規(guī)矩”人，這就到了辦公室的職工發(fā)揮作用的時(shí)刻。辦公室在提高部門單位行政工作質(zhì)量和效率等方面擔(dān)負(fù)著重要責(zé)任，這就要求辦公室人員必須具有更高的政治覺悟、更強(qiáng)的奉獻(xiàn)精神、更精的業(yè)務(wù)本領(lǐng)和更嚴(yán)的紀(jì)律觀念。為此，辦公室的職工要不斷加強(qiáng)自身建設(shè)，提高綜合素質(zhì)。

1.加強(qiáng)學(xué)習(xí)。

加強(qiáng)學(xué)習(xí)除了依靠自我學(xué)習(xí)以外，還要充分的利用公司給提供的各種學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。有些公司會(huì)為員工提供各項(xiàng)提升職業(yè)技能的培訓(xùn)。

2.強(qiáng)化服務(wù)理念。

明確辦公室的服務(wù)立場(chǎng)，樹立良好的工作態(tài)度，擺正工作位置，把管理寓于服務(wù)之中，把提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)作為管理工作的首要任務(wù);

3.弘揚(yáng)協(xié)作精神。

辦公室人員雖然各有分工，但對(duì)外是一個(gè)整體，一定要加強(qiáng)協(xié)作，強(qiáng)化團(tuán)隊(duì)意識(shí)，做到“人人有事管，事事有人管”，互相幫助，齊心合力，提高辦公室的整體管理能力。協(xié)作精神的培養(yǎng)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，要明確每一份工作的正常開展都離不開各個(gè)部門、各個(gè)工作人員的積極協(xié)作，做1+1>2的事。

（四）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持，為發(fā)揮辦公室管理和服務(wù)職能作用創(chuàng)造條件

充分發(fā)揮辦公室行政管理和服務(wù)的職能作用，不僅要靠辦公室人員的努力，還要有單位領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心和支持。公司內(nèi)各項(xiàng)工作的開展，需要公司各個(gè)部門的支持與協(xié)調(diào)，獲取領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于辦公室工作的肯定，可以獲取直接的支持，也更有利于工作的開展。

1.善于溝通

溝通是各級(jí)間解決問題的橋梁。要具備良好的溝通能力，準(zhǔn)確的傳遞信息，準(zhǔn)確的吸收信息，能夠跟領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行無障礙的交流，讓領(lǐng)導(dǎo)充分了解工作的內(nèi)容、工作開展的進(jìn)度及工作成效等。

2.學(xué)會(huì)信息反饋

讓領(lǐng)導(dǎo)了解工作進(jìn)度及工作中所需支持，但切記不能濫用這項(xiàng)權(quán)利，一定要對(duì)問題進(jìn)行分析后進(jìn)行呈報(bào)，不要事無巨細(xì)，會(huì)降低工作開展的效率。

3.知人善任

這是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)基本素質(zhì)的要求。既要對(duì)辦公室人員嚴(yán)格要求，又要理解和體諒辦公室人員，為他們創(chuàng)造良好的工作環(huán)境，使員工從工作中獲取肯定和成就感，由于員工結(jié)構(gòu)的穩(wěn)定，也利于員工潛能的開發(fā)。

三、小結(jié)

在辦公室的行政管理中，貫徹明確辦公室行政管理和服務(wù)的職能要求;規(guī)范辦公室行政管理和服務(wù)的方式方法，建立科學(xué)的管理體系;增強(qiáng)辦公室人員綜合素質(zhì)，提升管理和服務(wù)的能力和水平;爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視支持，為發(fā)揮辦公室管理和服務(wù)職能作用創(chuàng)造條件的宗旨，才能將辦公室的行政管理工作做到最好。

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