論數(shù)字化檔案在工程檔案管理中的應(yīng)用

【摘要】：隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)于檔案規(guī)律的這個(gè)領(lǐng)域來(lái)說(shuō)，無(wú)疑是一個(gè)新的機(jī)遇。對(duì)于一個(gè)工程來(lái)說(shuō)，也是有自己的檔案與規(guī)劃的，從一個(gè)工程開始籌劃，到整個(gè)工程結(jié)束，都有一個(gè)完整的研究計(jì)劃，并且記錄的檔案在檔案進(jìn)行整理與保存的過(guò)程中，由于紙質(zhì)的檔案保存方式是比較挑剔的，不能有所毀壞，這樣就會(huì)造成了工作過(guò)程中保存的檔案不完善。本文主要是研究在數(shù)字化運(yùn)行中檔案如何管理以及在應(yīng)用中如何對(duì)檔案有合適的處理措施。

【關(guān)鍵詞】：檔案的數(shù)字化 管理工程 檔案管理應(yīng)用

引言

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)于信息技術(shù)方面有廣泛的可應(yīng)用的地方。對(duì)于傳統(tǒng)的管理工作來(lái)說(shuō)，數(shù)字化檔案的管理是非常有效的，對(duì)于檔案的管理也是有很多方面可實(shí)行的，同時(shí)對(duì)于工作人員的工作過(guò)程來(lái)說(shuō)也有很大的幫助，在不同的層面能夠提高工作人員的工作效率，贊工作的深度種能夠加快科學(xué)化，系統(tǒng)化的檔案管理。傳統(tǒng)的檔案里面包含著很多不足與檔案數(shù)字化管理的應(yīng)用方式，對(duì)于新方式的引用工作人員所應(yīng)用的范圍也是很廣的，這樣有利于工程檔案的整理以及工程所產(chǎn)生的檔案管理的保存。

一、檔案數(shù)字化管理的給工程帶來(lái)的影響

1.1檔案數(shù)字化的意義

在這個(gè)快速發(fā)展的新時(shí)代，對(duì)于傳統(tǒng)的檔案整理方式我們已經(jīng)不再過(guò)度使用了。由于社會(huì)發(fā)展的方向是多樣并且快速的，傳統(tǒng)的管理方式非常的耗費(fèi)時(shí)力，對(duì)于一些比較大的工程，施工的方式也會(huì)有所不同，很多數(shù)據(jù)的計(jì)算與采集是非常有難度的。而且每組數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)有可能也是來(lái)自不同的單位，所以在數(shù)據(jù)的傳送過(guò)程中，通過(guò)傳統(tǒng)的運(yùn)算方式與整理方式就有很多漏洞了，甚至有些數(shù)據(jù)還會(huì)丟失，或者出現(xiàn)銜接錯(cuò)誤的現(xiàn)象，

信息技術(shù)主要是根據(jù)一些數(shù)字化管理的機(jī)制來(lái)進(jìn)行，一些新型的技術(shù)也會(huì)應(yīng)用其中，并且由于很多數(shù)據(jù)在表達(dá)方式上很相似，我們利用編碼的方式來(lái)將不同來(lái)源的數(shù)據(jù)進(jìn)行處理這樣就不會(huì)將數(shù)據(jù)的來(lái)源搞混。一些聲像的文件利用傳統(tǒng)的檔案管理方式是非常容易發(fā)生丟失的現(xiàn)象的，而新型的檔案管理方式不僅能夠準(zhǔn)確無(wú)誤的將文檔保留下來(lái)，還會(huì)將數(shù)據(jù)以新的形態(tài)進(jìn)行保存。數(shù)字化管理是隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展而漸漸產(chǎn)生的，利用數(shù)據(jù)庫(kù)，壓縮技術(shù)等等來(lái)將紙質(zhì)的文件進(jìn)行保存，所應(yīng)用系統(tǒng)文檔保存方式能夠?qū)?shù)據(jù)有序的進(jìn)行管理。

數(shù)字化的存儲(chǔ)以及傳輸形式是利用網(wǎng)絡(luò)化的形式來(lái)進(jìn)行的，同時(shí)他的應(yīng)用系統(tǒng)也是根據(jù)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用來(lái)管理。這樣的存儲(chǔ)方式是非常簡(jiǎn)便的，并且還能夠?qū)崿F(xiàn)信息的快捷分享。這些數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)快速的整理與規(guī)劃就會(huì)變得非常容易被調(diào)取，這樣也減少的材料原理人員的工作量。

二、檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1施工的質(zhì)量影響檔案的管理

傳統(tǒng)的工程管理過(guò)程中，由于每個(gè)工程他們所涉及的數(shù)據(jù)，而且數(shù)據(jù)采集的單位是比較多的，在整理的過(guò)程中出現(xiàn)著各種各樣的問(wèn)題，這些問(wèn)題都會(huì)影響工程在后期的整合與數(shù)據(jù)的使用問(wèn)題的中心主要體現(xiàn)在如下幾個(gè)方面：

施工人員操縱著整個(gè)施工的進(jìn)程，由于建筑裝飾裝修施工條件和裝修裝飾工程的進(jìn)程是比較復(fù)雜的，所以相關(guān)施工人員必須條理清楚，并且擁有較好的技術(shù)水平。但是現(xiàn)在我國(guó)建筑工程的施工人員專業(yè)技術(shù)水平有限，以及條理性有欠缺，這就會(huì)對(duì)施工質(zhì)量造成很大的負(fù)面影響，施工的過(guò)程出現(xiàn)影響數(shù)據(jù)的記錄也會(huì)出現(xiàn)措施，然而在檔案管理的方面就會(huì)增大工作量。數(shù)據(jù)的收集的也會(huì)有錯(cuò)誤的表現(xiàn)，而且利用新型的數(shù)據(jù)也不一定能夠準(zhǔn)確的保留正確的數(shù)據(jù)，我們需要在施工過(guò)程中保證過(guò)硬的施工質(zhì)量，這樣才能夠利用新型的檔案管理措施來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)的保留。不能擁有過(guò)硬的施工質(zhì)量。在進(jìn)行建筑的裝飾裝修的進(jìn)程中，必須有相應(yīng)的監(jiān)管部門對(duì)工程進(jìn)行約束，以規(guī)范施工的進(jìn)程。但是我國(guó)現(xiàn)在的施工的監(jiān)管部門并沒(méi)有完善的監(jiān)管制度和專業(yè)的組織。即使有這樣的監(jiān)管部門，也都沒(méi)有做到身體力行，這就會(huì)使得的質(zhì)量出現(xiàn)了各樣的問(wèn)題。導(dǎo)致大多數(shù)的施工團(tuán)隊(duì)在施工的進(jìn)程中沒(méi)有進(jìn)行有用的監(jiān)管準(zhǔn)則。

2.2檔案管理不夠完善

由于在檔案的收集過(guò)程中所需要的東西是比較多的，在實(shí)際的操作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)與資料不完整，或者是發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，記錄方式不規(guī)范等情況，每個(gè)單位所提交上來(lái)的數(shù)據(jù)有銜接不上的情況，或者是根本就沒(méi)有根據(jù)正確的計(jì)算方式來(lái)得出的數(shù)據(jù)。最終形成檔案的形式是不規(guī)范的是對(duì)等，老了之后的保留與作曲都是有很大的不便的。對(duì)于檔案的管理，客觀原因也是有所存在的，檔案管理的工作人員缺乏在建設(shè)方面的專業(yè)知識(shí)與理論知識(shí)，對(duì)于工程過(guò)程中施工的方式與操作的方式并不熟悉，所以在接受方案數(shù)據(jù)的時(shí)候，并不清楚具體所接收的數(shù)據(jù)是來(lái)自哪里，因此在檔案進(jìn)行整理和調(diào)動(dòng)的到過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)資料對(duì)接不清楚，或者是工作人員所接收的資料，并不是本單位提交上的資料。這就需要專業(yè)的檔案管理工作人員根據(jù)正確的數(shù)據(jù)來(lái)源去進(jìn)行核實(shí)。這樣就大大的增加了每個(gè)單位工作人員的工作量。

三、如何有效地將數(shù)字化管理有效實(shí)施

3.1健全工程檔案的管理制度

在十屆的管理工作過(guò)程中，需要有一個(gè)健全的檔案管理工作程序，這樣才能夠保證每個(gè)工程能夠順利的進(jìn)行，根據(jù)相應(yīng)的法律法規(guī)，制定一個(gè)適合自己所在的單位的檔案管理工作秩序，這樣才能夠?qū)γ總€(gè)工程進(jìn)行完善的歸檔。

3.2做好數(shù)據(jù)的收集與存檔

一個(gè)工程可以分為很多個(gè)階段，并且在管理過(guò)程中也是需要很多人來(lái)進(jìn)行工作的分配的。不同階段有不同階段的領(lǐng)導(dǎo)人，根據(jù)一個(gè)系統(tǒng)化的方式，或者是一個(gè)嚴(yán)格的培訓(xùn)，將工作人員能夠高效率的將數(shù)據(jù)進(jìn)行存檔，注重硬件的管理，做好收納和數(shù)據(jù)管理工作。

結(jié)束語(yǔ)

在工程檔案管理的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，數(shù)據(jù)的采集是有一定的局限性的，工程檔案這個(gè)工作也是很繁瑣的，這就要求工作人員能夠有非常熟練的工作經(jīng)驗(yàn)，這樣對(duì)于數(shù)據(jù)檔案的管理也是有保障的。

【參考文獻(xiàn)】：

【1】陳丹.學(xué)校檔案管理基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江科技信息.2018：30-17

作者簡(jiǎn)介：姓名：陳大勇 出生年月：1982.10.19 性別：男，民族：漢 籍貫：山東省濟(jì)南市，研究方向：工程檔案，計(jì)劃管理