職業(yè)技能提升培訓方面的檔案管理工作

代曉慧

【摘要】隨著當今信息系統(tǒng)的不斷更新、完善，檔案管理工作的一些問題也日益凸顯，為了適應人力資源面對的現(xiàn)狀以及今后的發(fā)展方向，本文從幾個方面入手，就職業(yè)技能培訓方面檔案管理工作的一些問題提出針對性的建議。

【關(guān)鍵詞】人力資源? 檔案管理? 檔案質(zhì)量

檔案管理相對于其他工作顯得枯燥乏味，而且現(xiàn)如今科技不斷進步，檔案管理內(nèi)容也不斷在增多，這對人力資源檔案管理者提出了更高的要求，要在繁重復雜的檔案管理工作中找到一條適合自己的道路，在檔案形式多元化的今天，不光要對傳統(tǒng)的檔案管理模式以及方法進行創(chuàng)新優(yōu)化，還要建立起一套適用的、標準化的檔案管理制度。

一、檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）檔案管理工作面對的現(xiàn)實問題

現(xiàn)階段的檔案管理工作與以前的檔案管理工作已經(jīng)有了很大的變化，檔案形式趨于多樣化，從之前單一的紙質(zhì)檔案，發(fā)展到目前既有紙質(zhì)檔案又有電子檔案。但在現(xiàn)階段的發(fā)展過程中，許多單位人力資源部門的檔案管理工作都沒有做到位，檔案并沒有體現(xiàn)出其應有的實際價值。人力資源的檔案管理工作對一家單位有著非常重要的作用，但許多單位缺乏健全的規(guī)章制度，對檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，檔案管理工作開展艱難緩慢與之有很大的關(guān)系?，F(xiàn)代社會的信息變化節(jié)奏較快，容量較多，而在這樣的發(fā)展背景之下就要求檔案管理部門要采取有效的解決措施，提高檔案收集工作的效率與質(zhì)量。

（二）檔案管理工作者的問題

檔案管理工作者在檔案管理工作當中的價值不言而喻，往往他們能使檔案的價值得到最大的發(fā)揮，但就目前而看，許多檔案管理工作者并非專業(yè)出身，這導致他們對檔案的一些價值并沒有明確清楚地了解，這對檔案管理工作來講是一個較大的損失。要使檔案發(fā)揮它的價值，檔案管理工作者的意識水平一定要得到提升，不光要了解檔案的價值，也要努力學習適應檔案管理發(fā)展趨勢的檔案管理辦法，對自身的檔案管理知識儲備進行不斷的豐富、更新。

二、檔案管理工作方法

（一）嚴抓檔案質(zhì)量

檔案的實質(zhì)屬性是原始記錄性，同時檔案由文件有條件地轉(zhuǎn)化生成，兩者是處于不同階段的同一事物。二者既有密切聯(lián)系，又有明顯區(qū)別。聯(lián)系在于文件是檔案的前身，區(qū)別則是因為文件轉(zhuǎn)化為檔案是有處理完畢、對日后有參考價值、按照一定規(guī)律集中保存這三個必要條件的。所以檔案管理工作人員要及時歸檔已完成文件，對所有有可能會成為檔案的文件加以甄別，結(jié)合實際的工作情況重視歸檔立卷，充分發(fā)揮檔案信息的資源作用，摒棄無意義文件，使所有檔案都有用武之地。并且檔案管理人員有責任向單位領(lǐng)導和有關(guān)部門反映情況和提出意見，解決技能培訓形成文件的系統(tǒng)性、連續(xù)性和規(guī)范性，實行文件的超前控制，

完善檔案管理制度，以保證前期文件的質(zhì)量。

（二）完善檔案管理制度

進一步完善檔案的收集、保管、保護、借閱等方面的管理制度。由專門的人員對檔案負責，在條件允許的情況下為檔案部門提供支持，定期開展學習活動，宣傳檔案的利用重要性。培訓檔案的所有內(nèi)容均由相關(guān)單位的人力資源部門加以處理，理論上要求對各項工作進行綜合分析，以頂層設(shè)計的角度，完善工作各環(huán)節(jié)的組織、執(zhí)行，對于一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)，還應加強監(jiān)督檢查，如檔案存檔區(qū)域是否安全、潮濕度是否理想、是否存在昆蟲混動問題等。如果采用信息化檔案制度，還應就網(wǎng)絡安全問題進行評估，通過防護軟件等保證信息化檔案得到安全保存。部分檔案因牽涉到多項工作多、多名人員，內(nèi)容較為復雜，還應重視保證檔案的完整性。應在檔案建設(shè)時明確各個條目和標準化要求，之后以此為框架，保證所有信息得到完整記錄和呈現(xiàn)。信息化檔案的管理原則和方法與此相同。

三、檔案管理工作的發(fā)展建議

（一）強化檔案管理建設(shè)

到現(xiàn)今為止，我國最為常見的檔案管理方法還是傳統(tǒng)方法，即將檔案按照卷數(shù)進行整理歸類，這種方法有一定的科學性，但也會出現(xiàn)較多的問題，檔案數(shù)量較少時，能夠有效應對，一旦檔案數(shù)量大面積增多，就容易發(fā)生檔案內(nèi)容不明確等問題，從而導致以后查找檔案困難，間接地加大了工作難度與工作量。所以首先就要解決自身觀念問題，積極轉(zhuǎn)變思維方式，尋找檔案管理的最優(yōu)解，深入了解檔案的重要性，強化檔案管理部門建設(shè)，促進檔案管理工作能偶更加有效的進行。此外，應健全管理機制，由于大部分的檔案錯綜復雜，關(guān)系到方方面面，所以在進行檔案管理時，首先要循序漸進，將其逐步落實到位，并通過合理有效的管理制度將其一一落實到位，以確保檔案管理工作的順利展開，與此同時上級單位可對相關(guān)單位、部門制定合理的獎懲辦法，以此來激發(fā)檔案管理工作者的工作熱情，以便于檔案管理工作更為有效地開展。

（二）強化人員使用

面對檔案管理工作者專業(yè)性不強，對檔案的認識性不足這一現(xiàn)狀，首先我們應該盡可能的尋找專業(yè)的檔案管理工作者，往往他們具備更專業(yè)的知識，能夠認識到檔案的重要性，工作起來也有的放矢，如果條件實在不允許，就要對現(xiàn)有的工作人員進行合理安排。首先加強現(xiàn)有工作人員的專業(yè)素養(yǎng)，對他們進行專業(yè)的崗位培訓，增強他們對檔案管理工作的重視程度。其次上級領(lǐng)導要根據(jù)工作人員的不同能力特征對其進行合理的工作職能劃分，依據(jù)人員個體特點進行工作分工，在已有的條件下達到效率的最大化。最后改正他們的工作態(tài)度，讓他們了解檔案管理這一工作的價值及重要性。

四、結(jié)論

據(jù)以上所述，檔案管理工作紛繁雜亂，但其作用日益凸顯，對檔案管理工作者的要求也日益提高，不光要在管理制度、硬件設(shè)施方面入手，也要加強自我工作素質(zhì)，積極學習先進的檔案管理工作辦法。

參考文獻：

[1]李旺.檔案在人力資源管理中的作用[J].智庫時代，2019，（30）.

[2]石磬.分析新建大型企業(yè)檔案管理建設(shè)路徑[J].智庫時代，2019，（28）.