大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化研究

王靜

【摘要】高校檔案管理在高校管理中起著至關(guān)重要的作用。論文立足于大數(shù)據(jù)視角，認(rèn)為大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理可實(shí)現(xiàn)檔案的虛擬化存儲(chǔ)，也降低了檔案的管理成本。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案的管理既專業(yè)化，又能長(zhǎng)期保存。為此，論文認(rèn)為在大數(shù)據(jù)背景下對(duì)高校檔案管理進(jìn)行優(yōu)化，應(yīng)從三點(diǎn)做起：一是秉承“以人為本”的基本理念，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作;二是從安全角度才出發(fā)，健全并更新檔案管理監(jiān)管制度;三是積極地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)? 高校? 檔案管理? 優(yōu)化? 策略

如今計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)技術(shù)已被廣泛地應(yīng)用于各行各業(yè)中，高校管理也不例外。為實(shí)現(xiàn)高校的創(chuàng)新管理和快速發(fā)展，在高校各項(xiàng)管理工作中應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)是關(guān)鍵。高校檔案管理作為高校極其關(guān)鍵的一項(xiàng)管理，對(duì)高校的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有著決定性作用。這說(shuō)明，在高校檔案管理中積極地運(yùn)用大數(shù)據(jù)理念與技術(shù)已是刻不容緩了。然而，在大數(shù)據(jù)背景下如何對(duì)高校檔案進(jìn)行管理和優(yōu)化依然是值得探討的一個(gè)問(wèn)題。因此，論文對(duì)大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化進(jìn)行研究，有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、大數(shù)據(jù)為高校檔案管理帶來(lái)的優(yōu)勢(shì)

（一）檔案可虛擬存儲(chǔ)，且檔案管理成本降低

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理可運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的虛擬存儲(chǔ)，通過(guò)對(duì)海量檔案信息進(jìn)行處理，并通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)就能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的合理調(diào)配，以便于高校檔案數(shù)字化滿足各項(xiàng)工作的需求。這一過(guò)程的實(shí)現(xiàn)，高校檔案管理就省去了大量的紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間，不僅從時(shí)間上節(jié)約了管理成本，也從空間和經(jīng)濟(jì)上降低了檔案管理的成本。

（二）檔案管理既專業(yè)化，又能長(zhǎng)期保存

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理打破了傳統(tǒng)繁瑣的檔案檢索方式，以大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索，只需要借助于鼠標(biāo)、鍵盤就能迅速地查找所需要的檔案信息。同時(shí)也能快速檢索檔案的方式便捷高效，僅需要對(duì)檔案的日期、關(guān)鍵詞、時(shí)間及類型等就能快速實(shí)現(xiàn)，使得高校檔案服務(wù)工作更具有完善性。當(dāng)然，高校檔案在應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)后更傾向于多元化和專業(yè)化發(fā)展，有著全新的管理理念和更加便捷的信息提取方式，也實(shí)現(xiàn)了對(duì)高校檔案的長(zhǎng)期保存。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化的策略

高校檔案管理是高校日常管理的一個(gè)重要工作，其檔案信息也是高校發(fā)展的重要憑證，更為高校未來(lái)的發(fā)展提供了科學(xué)的決策。為此，如何在大數(shù)據(jù)背景下做好高校檔案管理工作依然是高校管理工作中的重中之重。論文認(rèn)為，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化，可從以下幾點(diǎn)做起：

（一）秉承“以人為本”的基本理念，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化，應(yīng)始終秉承“以人為本”的基本理念，做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作。這主要是因?yàn)?，高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理方式有很大的勞動(dòng)強(qiáng)度且較低的科技含量。但是在大數(shù)據(jù)背景下，就可以打破傳統(tǒng)管理模式的局限性，以更新的發(fā)展理念進(jìn)行高校檔案管理。具體來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化，應(yīng)積極地引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在高校檔案管理中采用信息化管理模式，并對(duì)圖書檔案管理人員進(jìn)行管理知識(shí)的培訓(xùn)，也要注重檔案管理人員大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用能力的培訓(xùn)與提升。雖然這一工作模式降低了高校檔案管理人員的工作強(qiáng)度，但是要求檔案管理人員以全新的管理理念積極地投入到高校檔案的數(shù)字化、智能化管理工作中，才能逐步提高高校檔案管理的工作效率。

（二）從安全角度出發(fā)，健全并更新檔案管理監(jiān)管制度

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化，應(yīng)從安全角度出發(fā)，健全并更新檔案管理監(jiān)管制度。畢竟檔案信息資源不僅是高校的精神財(cái)富，也是高校的物質(zhì)財(cái)富。唯有確保高校檔案信息的安全，才能為高校未來(lái)的發(fā)展提供一定的安全保障。這就說(shuō)明，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理的優(yōu)化，應(yīng)積極地與相關(guān)技術(shù)機(jī)構(gòu)和大數(shù)據(jù)公司加強(qiáng)合作，在高校檔案管理中運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，提高高校檔案數(shù)字化管理的先進(jìn)性和安全性。除此之外，也要逐步完善高校檔案管理中應(yīng)用到的分布式架構(gòu)技術(shù)，從安全角度健全檔案管理監(jiān)管制度，對(duì)檔案信息實(shí)施準(zhǔn)入制度，避免檔案信息泄露[3]。當(dāng)然，高校管理部門應(yīng)在檔案管理工作中加大投入力度，為檔案的數(shù)字化管理、智能化管理提供資金支持和技術(shù)支持，才能為高校檔案的信息化管理與安全性管理提供一定的保障。

（三）積極地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理與優(yōu)化，應(yīng)積極地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，建立檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。高校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)一旦建立，就能及時(shí)地接收、傳輸和存儲(chǔ)檔案信息，也能在檔案信息管理系統(tǒng)文件中實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。畢竟，在知識(shí)經(jīng)濟(jì)多元化的今天，數(shù)據(jù)庫(kù)管理可實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，并運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)據(jù)存檔，這對(duì)檔案業(yè)務(wù)管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了極大的便利。大數(shù)據(jù)背景下檔案管理也要積極地運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，提高檔案管理的安全性，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校檔案信息的加密，并與時(shí)俱進(jìn)地更新和完善高校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)為高校檔案管理帶來(lái)發(fā)展機(jī)遇時(shí)，也給高校檔案管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)。為此，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理應(yīng)把握大數(shù)據(jù)時(shí)代的契機(jī)，打破檔案管理的傳統(tǒng)理念，在如今的高校檔案管理中注入新的管理理念，并積極地運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高校檔案的智能化管理、數(shù)字化管理以及專業(yè)性管理。與此同時(shí)，大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理也要始終秉承“以人為本”的基本理念，注重檔案管理人員的理念創(chuàng)新與技能提升，也要從安全角度出發(fā)健全檔案管理監(jiān)管制度，更要及時(shí)地更新檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，才能打造出別具一格的高校檔案管理風(fēng)格，為高校管理提供根本保障。

參考文獻(xiàn)：

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