信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新研究

樊娟娟 馬寶園

摘要：現(xiàn)代社會(huì)的信息傳播速度快、信息量大、對(duì)信息的利用率高，很顯然已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代。檔案作為重要的信息材料，其管理工作在信息時(shí)代面臨著很多挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)社會(huì)需求，需要迎合信息化特點(diǎn)在管理方式上進(jìn)行創(chuàng)新，提高對(duì)信息統(tǒng)計(jì)能力及分析能力。本文筆者對(duì)檔案管理工作的形式進(jìn)行了介紹，并分析了在信息時(shí)代背景下存在的不足，提出了改善管理質(zhì)量及效率的創(chuàng)新措施。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;檔案管理;創(chuàng)新研究

檔案管理工作涉及的領(lǐng)域十分廣泛，企業(yè)、政府、醫(yī)院、學(xué)校等各行各業(yè)的管理中都會(huì)涉及到檔案管理。因此，檔案是非常重要的信息資料，對(duì)于各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展有重要價(jià)值。信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用改變了傳統(tǒng)管理模式的很多不足之處，為檔案管理工作開拓了新的發(fā)展機(jī)遇，并且優(yōu)化了管理質(zhì)量，提高了管理效率，節(jié)省了人力資源，對(duì)信息的利用率也有所提高，使檔案管理更加便捷、高效，但是依然存在一些問題阻礙了工作的順利開展。

一、信息時(shí)代的檔案管理

檔案管理的內(nèi)容包括多個(gè)方面，比如人事檔案是關(guān)于職工的基本資料、晉升、獎(jiǎng)懲等方面的信息;物品檔案記錄的是物品的型號(hào)、種類、價(jià)格、出入庫、存放等信息;而在醫(yī)院的機(jī)構(gòu)還會(huì)涉及到患者檔案，記錄著患者的疾病類型、治療方法、出院時(shí)間等重要信息，因此加強(qiáng)檔案管理至關(guān)重要。檔案不同于普通的信息，它有很強(qiáng)的私密性，不能隨意傳播，部分信息只能在企業(yè)內(nèi)部傳播。檔案的內(nèi)容要求必須真實(shí)、可靠、全面，它不僅是一種信息存在的形式，更是寶貴的社會(huì)資源，可以加以利用成為企業(yè)或者國家發(fā)展的重要參照信息。不管是個(gè)人、企業(yè)或者國家機(jī)關(guān)等，檔案當(dāng)中都會(huì)體現(xiàn)與之相關(guān)的重要信息，記錄的形式包括文字、聲音、影像及圖表等[1]。檔案有歷史研究價(jià)值，因此科學(xué)的管理非常重要。在信息時(shí)代，傳統(tǒng)檔案工作面臨很多挑戰(zhàn)。

二、信息化檔案管理的不足

（一）法律體系不完善

檔案是重要的信息資料，管理不善容易危害個(gè)人、企業(yè)甚至國家的信息安全，造成嚴(yán)重的損失，因此檔案管理必須有法可依、有規(guī)可循。為規(guī)范檔案管理工作，我國制定了部分法律法規(guī)對(duì)管理工作的內(nèi)容、性質(zhì)、流程等進(jìn)行了規(guī)定，但是法律體系還尚不完善，存在一些漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。此外，信息技術(shù)的發(fā)展非常快，而法律法規(guī)的制定需要較長的時(shí)間，也造成了信息時(shí)代下保障檔案管理工作的法律體系不完善的局面。

（二）缺乏專業(yè)人才

傳統(tǒng)檔案管理人員的配置常常是其他部門的人員兼職，即便有專職人員，企業(yè)或者其他組織對(duì)檔案管理的要求也比較低，對(duì)其工作內(nèi)容缺乏監(jiān)管，使檔案管理中存在工作不嚴(yán)謹(jǐn)、專業(yè)的管理人才缺失等現(xiàn)象。信息化檔案管理不僅要求管理人員有相關(guān)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，掌握檔案管理的知識(shí)，同時(shí)要求具備專業(yè)的信息化技術(shù)，會(huì)操作相關(guān)設(shè)備，熟練使用相關(guān)系統(tǒng)，具有加強(qiáng)的溝通能力[2]。

（三）服務(wù)觀念、方式落后

先進(jìn)的信息化技術(shù)為檔案管理提供了便捷，提高了效率，檔案管理工作與信息化技術(shù)的融合越來越緊密，增加了很多的功能，而且隨著人們觀念的不斷改變，檔案信息的價(jià)值被逐漸挖掘，用途越來越多。因此，檔案管理的服務(wù)對(duì)象范圍逐漸擴(kuò)大，對(duì)各行業(yè)的影響也逐漸增大。但是實(shí)際工作中，信息化檔案管理的服務(wù)理念沒有及時(shí)跟上時(shí)代發(fā)展的腳步，還停留在傳統(tǒng)觀念上，而且在管理方式上也僅僅停留在對(duì)信息化技術(shù)的基礎(chǔ)運(yùn)用上，缺乏深入和創(chuàng)新，無法滿足社會(huì)需求。

三、檔案管理的創(chuàng)新措施

（一）制度方面

規(guī)范、健全的管理制度是保障檔案管理工作質(zhì)量及效率的關(guān)鍵，信息時(shí)代背景下，檔案管理的制度建立首先是法律法規(guī)體系的完善，有了國家政策和法律制度的支持和約束，檔案管理工作才能穩(wěn)定、有序的進(jìn)行。其次是日常制度的健全和創(chuàng)新，信息化檔案管理包括的內(nèi)容較多，而且服務(wù)對(duì)象范圍廣，傳統(tǒng)的規(guī)章制度在形式上比較落后，因此需要根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀與問題予以健全和創(chuàng)新，提高管理質(zhì)量和效率，從而更好的為大眾服務(wù)。

（二）人才方面

鑒于檔案管理人才的現(xiàn)狀，檔案館需要加強(qiáng)專業(yè)管理隊(duì)伍的建設(shè)，提升管理人員的綜合素質(zhì)。首先，為了迎合市場(chǎng)發(fā)展需求，高校需要設(shè)定檔案管理專業(yè)，為人們提供接受專業(yè)培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，為社會(huì)輸送優(yōu)質(zhì)的專業(yè)人才，保障檔案管理工作的順利開展。其次，檔案館需要定期組織培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)及技能的培訓(xùn)，并結(jié)合實(shí)際工作中經(jīng)常遇到的問題分析目前管理中的不足，經(jīng)過研討創(chuàng)新工作方法，提高檔案管理隊(duì)伍的工作水平。同時(shí)，檔案館還要進(jìn)行人才儲(chǔ)備，可以和高校進(jìn)行合作，開展相關(guān)項(xiàng)目的研究，為高校檔案管理專業(yè)的學(xué)生提供實(shí)習(xí)和就業(yè)的機(jī)會(huì)，儲(chǔ)備人才以不斷的優(yōu)化管理隊(duì)伍。

（三）意識(shí)方面

面對(duì)信息時(shí)代的快速發(fā)展，檔案管理人員要及時(shí)調(diào)整觀念，跟上信息化時(shí)代的腳步，在工作實(shí)踐中不斷創(chuàng)新方法，學(xué)習(xí)并努力掌握現(xiàn)代化的服務(wù)方式，將其應(yīng)用到工作中提高效率。首先，檔案管理人員要懂得應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)操作技能的鍛煉，不要過于依賴傳統(tǒng)管理方式，不愿接受新鮮事物，那樣終會(huì)被現(xiàn)實(shí)淘汰，只有不斷提高自身技能才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展。其次，檔案管理人員在工作上要加強(qiáng)主動(dòng)性，培養(yǎng)創(chuàng)新意識(shí)，為檔案管理工作提供新的思路，走在時(shí)代發(fā)展的前沿，讓大眾感受到優(yōu)質(zhì)的服務(wù)理念與形式，提升客戶滿意度。

四、結(jié)束語

受傳統(tǒng)管理模式與信息化快節(jié)奏的影響，目前檔案管理工作的信息化建設(shè)還存在一些問題，比如法律體系不健全、缺乏專業(yè)人才、服務(wù)觀念落后等，阻礙了檔案管理工作質(zhì)量的提升。因此，不管在管理模式上，還是服務(wù)理念方面，檔案管理工作都需要進(jìn)行創(chuàng)新和完善，以提高其工作效率，促進(jìn)其健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]魯明君.淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2017 （12）：143.

[2]王倩.基于信息時(shí)代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017 （14）：103-103.