企業(yè)檔案管理工作存在的問題及對(duì)策

王蚊宏

摘要：檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的必然需要，“建立、保管、運(yùn)行”是現(xiàn)代企業(yè)檔案管理運(yùn)行的重要內(nèi)容，企業(yè)中檔案文件管理工作通常由文秘崗位人員負(fù)責(zé)，由于檔案的使用保管及相關(guān)手續(xù)繁雜，出現(xiàn)相應(yīng)的失誤，就會(huì)影響檔案資料的使用，給企業(yè)管理帶來負(fù)面影響。同時(shí)檔案信息作為社會(huì)信息構(gòu)成部分，如何在信息化時(shí)代，讓檔案資料高效利用是企業(yè)在檔案管理工作中的難題，本文結(jié)合檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，以供借鑒。

關(guān)鍵詞：檔案資料管理;現(xiàn)狀;問題;處理措施

一、企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

在市場經(jīng)濟(jì)的作用下，企業(yè)得到了快速發(fā)展，但也導(dǎo)致檔案管理水平與企業(yè)發(fā)展不相適應(yīng)，長期落后于企業(yè)發(fā)展，成為企業(yè)自身的短板。在國內(nèi)企業(yè)檔案管理水平主要存在著以下幾種現(xiàn)象：①國有企業(yè)優(yōu)于民營企業(yè)，國有企業(yè)在檔案管理上擁有良好的基礎(chǔ)，與其相關(guān)的管理模式有著直接關(guān)系，民營企業(yè)起步相對(duì)較晚，相應(yīng)的資金基礎(chǔ)力量都比較薄弱，有的民營企業(yè)甚至沒有檔案管理的工作。②產(chǎn)業(yè)之間發(fā)展不平衡，如建筑行業(yè)整體優(yōu)于制造業(yè)，對(duì)與檔案管理的意識(shí)也高于制造業(yè)。③缺少相應(yīng)意識(shí)。相關(guān)企業(yè)的決策部門沒有認(rèn)識(shí)到檔案管理的好處作用，對(duì)于檔案管理的推進(jìn)工作不重視。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）人員流動(dòng)頻繁導(dǎo)致檔案經(jīng)常處于動(dòng)態(tài)變化中

以往的經(jīng)濟(jì)體制下，企業(yè)會(huì)大量裁撤閑置或重復(fù)崗位人員，精簡機(jī)構(gòu)，提升崗位人員職能效益，同時(shí)將空閑出的崗位，吸引引進(jìn)更多的人才，這一過程是人員頻繁流動(dòng)的過程。但在現(xiàn)有經(jīng)濟(jì)體制下，人員的流動(dòng)變化是不可逆的一種形式，會(huì)為企業(yè)帶來一定的發(fā)展動(dòng)力外，同時(shí)企業(yè)也應(yīng)該看到在這一背景下，檔案管理人員的培訓(xùn)的效率是低于人員流動(dòng)速度的，這也導(dǎo)致檔案管理人員的整體水平不夠。另一方面，在企業(yè)崗位中，許多檔案管理人員是由其他工作人員兼職擔(dān)任，不利于其將全部精力投入到檔案管理工作中，在這一背景下，很難實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效利用。

（二）企業(yè)檔案管理隨意性強(qiáng)

在企業(yè)中對(duì)檔案資料的歸檔保管意識(shí)不強(qiáng)，相應(yīng)的資料保管年限，資料保管的規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)制度體系都不健全。在企業(yè)中經(jīng)常可以看到一些本應(yīng)被保管的資料，未入檔保管，一些不用被保管的資料，卻長期大量占用著存儲(chǔ)空間，導(dǎo)致相應(yīng)的保管成本也在提升，對(duì)于檔案資料的保管年限也未進(jìn)行明確的標(biāo)記，一些本應(yīng)銷毀的資料卻依然留存于檔案室內(nèi)。在基層檔案管理工作中，對(duì)于檔案管理的規(guī)范性未有統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，特別是對(duì)于檔案資料的隨意抽取更改這一現(xiàn)象十分嚴(yán)重，檔案的鑒定以及銷毀工作也沒有進(jìn)行明確規(guī)定，這是與單位領(lǐng)導(dǎo)人員重視程度不夠和制度不健全有著直接的關(guān)系。

（三）企業(yè)檔案管理有法不依，執(zhí)法不嚴(yán)

企業(yè)檔案管理法制化水平規(guī)范化，意識(shí)不夠。在相關(guān)的企業(yè)檔案管理工作中，對(duì)于開展檔案管理的依據(jù)，不是相關(guān)制度規(guī)定，而是依照合同文件、人事檔案。有的企業(yè)雖然制定了檔案管理的措施，但由于相關(guān)人員的重視程度不夠，以及相關(guān)監(jiān)管制度不夠健全，依然存在的隨意性，導(dǎo)致制度無法有效落實(shí)。

三、企業(yè)檔案管理問題的解決對(duì)策

（一）充分利用檔案資源調(diào)動(dòng)員工積極性

檔案作為職工自身工作經(jīng)歷表現(xiàn)的依據(jù)，對(duì)職工有著重要的意義，由于檔案自身管理無法產(chǎn)生相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，要投入一定的人力資源，在部分企業(yè)認(rèn)為是一種不必要行為，隨著檔案管理工作改革的深入發(fā)展和職工意識(shí)的提高，檔案管理工作已成為職工保護(hù)自身權(quán)益的一種重要手段，企業(yè)應(yīng)立足長遠(yuǎn)，認(rèn)真保管，收集整理好員工檔案資料，做好全面的檔案資料管理工作，既是對(duì)職工權(quán)益的一種尊重，又在提高員工工作積極性上發(fā)揮著重要的作用。

（二）檔案管理必須規(guī)范化、制度化

檔案管理的規(guī)范化、制度化應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，建立健全完整的檔案管理制度。在檔案管理工作中從事相關(guān)工作的人員必須嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的制度措施，注重好從源頭上提升檔案質(zhì)量，特別是在收集資料、文件的過程中，對(duì)于字跡潦草、圖胡亂涂改的現(xiàn)象，令其相關(guān)人員進(jìn)行糾正，做好分類整理工作，各科室各部門收集到的資料，如文書檔案、人事檔案、實(shí)物檔案、業(yè)務(wù)檔案、聲像檔案，應(yīng)分類收集分類歸放，不能混為一體。

（三）嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律

嚴(yán)肅檔案工作紀(jì)律，對(duì)于檔案管理工作意義重大。主要是1.嚴(yán)禁出現(xiàn)失泄密現(xiàn)象。檔案管理人員不得向無關(guān)人員透露檔案的內(nèi)容，如企業(yè)董事會(huì)決定、重大問題處理意見等，無相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字，不得對(duì)外借閱、摘抄、拍照等泄密行為，對(duì)于留存的檔案應(yīng)加蓋“企業(yè)檔案材料專用章”，電子檔案應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、設(shè)制權(quán)限等相關(guān)技術(shù)手段，保障數(shù)據(jù)安全。2.不得隨意涂改檔案信息。對(duì)于留存檔案不得隨意涂改覆蓋，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)嚴(yán)厲追究檔案管理人員以及相應(yīng)責(zé)任人員的責(zé)任，需要變更的項(xiàng)目應(yīng)填寫相應(yīng)的請(qǐng)示，經(jīng)批準(zhǔn)后加蓋檔案，修改專用章。3.不準(zhǔn)裝入虛假材料。對(duì)于檔案中各類人員提供的學(xué)歷資料、職位變動(dòng)、考核鑒定等有關(guān)個(gè)人切身利益的材料需要進(jìn)行認(rèn)真鑒別，統(tǒng)一集中辦理，嚴(yán)禁經(jīng)過與存檔人員直接或間接經(jīng)手，避免存入虛假檔案，對(duì)于情節(jié)嚴(yán)重的人員應(yīng)給予相應(yīng)的處理。

（四）利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行存儲(chǔ)

計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)相對(duì)于傳統(tǒng)的檔案保管工作具有方便高效的特點(diǎn)，通過硬盤存儲(chǔ)可以避免檔案長期保管中存在的侵蝕、受潮、損壞的問題，不意受到人為因素和自然環(huán)境的影響，是今后檔案管理工作的發(fā)展方向。

四、結(jié)束語

對(duì)于檔案管理工作需要企業(yè)承擔(dān)起相應(yīng)的責(zé)任，認(rèn)真探討新時(shí)代企業(yè)檔案管理工作對(duì)于企業(yè)發(fā)展的重要作用，讓檔案管理工作在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式中發(fā)揮好應(yīng)有的服務(wù)作用，推動(dòng)企業(yè)的健康向上發(fā)展。

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