對(duì)新形勢(shì)下做好企業(yè)檔案管理的研究與創(chuàng)新

姜莉

摘要：企業(yè)檔案是企業(yè)在其整個(gè)生命周期中，在其全部活動(dòng)中形成的全部檔案的總和。企業(yè)檔案包括計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、決議、記錄、報(bào)告、市場(chǎng)信息、經(jīng)營(yíng)、產(chǎn)品銷售、固定資產(chǎn)、原材料采購(gòu)、物資供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理、勞動(dòng)工資、衛(wèi)生、人事等各方面的材料，真實(shí)反映企業(yè)的整個(gè)發(fā)展歷程[1]。企業(yè)檔案為企業(yè)的生產(chǎn)管理、經(jīng)營(yíng)管理、人力資源管理、產(chǎn)品研發(fā)、財(cái)務(wù)管理提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)、資料。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層可以根據(jù)企業(yè)檔案，了解本企業(yè)每名人員的素質(zhì)、能力、品行，了解本企業(yè)的技術(shù)實(shí)力，從而做出正確、有效的決策，提高企業(yè)的管理水平。一流的企業(yè)靠文化，二流的企業(yè)靠管理，三流的企業(yè)靠業(yè)務(wù)，四流的企業(yè)靠投機(jī)。在建設(shè)企業(yè)文化方面，企業(yè)檔案也發(fā)揮著無可替代的作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;管理工作;現(xiàn)狀與創(chuàng)新

一、現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理功能不足

企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的絕大部分文件資料都需要進(jìn)行歸檔管理，檔案管理工作模式具有很顯著的復(fù)雜性特點(diǎn)，前期管理不到位的問題往往會(huì)增加后續(xù)管理工作的壓力，影響企業(yè)檔案的齊全完整，相關(guān)工作人員的決策調(diào)研工作將沒有準(zhǔn)確依據(jù)，各部門之間的資源共享也成為問題，造成惡性循環(huán)，也會(huì)在一定程度上造成工作矛盾。根據(jù)對(duì)多家企業(yè)的觀察，檔案工作不規(guī)范，往往意味著前期文件沒有進(jìn)行規(guī)范管理。

（二）檔案管理意識(shí)薄弱

現(xiàn)代企業(yè)的管理層在管理方法、企業(yè)經(jīng)營(yíng)方面都有了很大的進(jìn)步，但很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在實(shí)際工作中仍缺乏檔案管理意識(shí)，對(duì)檔案資料的重要性認(rèn)識(shí)不足。有的雖然能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，但是管理重點(diǎn)不突出，在工作擺布發(fā)生沖突時(shí)，檔案工作往往讓位于企業(yè)的其他職能工作，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏必要的人、財(cái)、物支持，工作難以充分開展。一些企業(yè)檔案管理儀器和設(shè)備已經(jīng)老化，想要提升檔案管理工作質(zhì)量，就需要我們不斷更新設(shè)備，滿足高效管理需求，打印機(jī)、掃描儀等必須的設(shè)備都需要優(yōu)化配置，設(shè)備維護(hù)上也要投入部分資金和人力，才能夠提升人員工作效率，促進(jìn)檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

（三）企業(yè)檔案管理有法不依，執(zhí)法不嚴(yán)

目前，很多企業(yè)檔案管理工作的直接依據(jù)不是相關(guān)的法律法規(guī)，而是以一些合同文件和人事檔案作為參考，這些文件中的信息資料沒有形成良好的檔案管理規(guī)定體系。有關(guān)企業(yè)檔案管理法規(guī)規(guī)范對(duì)企業(yè)檔案管理工作作出了明確的規(guī)定，應(yīng)該得到全面深入的貫徹落實(shí)，但顯然很多企業(yè)在檔案管理法治化水平不高，依法管檔沒有得到落實(shí)。

二、關(guān)于新時(shí)代企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的思考

（一）完善檔案保管設(shè)施，認(rèn)真做好檔案保護(hù)

企業(yè)應(yīng)在財(cái)力和物力上給予充分保障，確保檔案的安全完整，切實(shí)做好檔案保管工作。檔案庫房、業(yè)務(wù)技術(shù)用房、閱覽室“三分開”，采用標(biāo)準(zhǔn)檔案裝具和合格的整理工具、材料，配備齊全檔案保護(hù)設(shè)備和技術(shù)設(shè)備，定期備份檔案數(shù)據(jù)，堅(jiān)持檔案借閱登記，并認(rèn)真做好檔案保密、檔案安全利用和日常維護(hù)保管工作，杜絕出現(xiàn)失泄密現(xiàn)象和檔案損毀現(xiàn)象。

（二）積極運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)

重視檔案資源的開發(fā)利用，將檔案工作列入現(xiàn)代化管理計(jì)劃并同步發(fā)展，以此加快檔案信息化進(jìn)程。加強(qiáng)檔案管理軟件應(yīng)用，提高辦事效率，節(jié)約大量的人力，節(jié)約時(shí)間成本。對(duì)企業(yè)各門類檔案實(shí)現(xiàn)全部的案卷級(jí)和文件級(jí)目錄的計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)和檢索，并且對(duì)企業(yè)重要的、永久保管的檔案進(jìn)行掃描和掛接，實(shí)現(xiàn)全文存儲(chǔ)。

（三）認(rèn)真進(jìn)行編撰研究，積極發(fā)揮資政作用

企業(yè)檔案管理部門認(rèn)真開展編研工作，努力為其他各部門工作提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)，為各類專項(xiàng)審計(jì)、項(xiàng)目調(diào)查、工作查考等提供利用做好檔案的編撰研究。編寫全宗介紹、大事記、基本情況匯編、組織機(jī)構(gòu)沿革、部門職能職責(zé)匯編、規(guī)章制度匯編、檔案開發(fā)利用材料匯編、領(lǐng)導(dǎo)班子沿革、領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)分工沿革，以及年度工作總結(jié)與發(fā)展規(guī)劃、人事變動(dòng)、機(jī)構(gòu)設(shè)置撤銷、獲得榮譽(yù)表彰等專題文件目錄，發(fā)揮檔案的資政作用。

（四）加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高檔案人員水平

在認(rèn)真抓好檔案業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，企業(yè)應(yīng)注重加強(qiáng)員工檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化員工檔案意識(shí)，積極組織檔案人員參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)學(xué)習(xí)及研討會(huì)。檔案工作人員經(jīng)培訓(xùn)上崗，了解企業(yè)工作職能，熟悉業(yè)務(wù)，政治素質(zhì)好、責(zé)任心強(qiáng)、愛崗敬業(yè)，檔案工作應(yīng)做到無責(zé)任事故發(fā)生，無履職不力現(xiàn)象存在。企業(yè)還應(yīng)通過召開會(huì)議、制度匯編印發(fā)、上掛企業(yè)網(wǎng)站、自學(xué)輔導(dǎo)（考試）等方式在領(lǐng)導(dǎo)和員工中開展檔案法律法規(guī)及有關(guān)文件精神的學(xué)習(xí)宣傳活動(dòng)。注重對(duì)檔案形成部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極加強(qiáng)與檔案形成部門的溝通與交流，將檔案工作納入各部門年度目標(biāo)考核，認(rèn)真按照檔案法律法規(guī)從檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)立、檔案管理制度的健全、檔案經(jīng)費(fèi)的投入、檔案裝具及保管設(shè)備的配備、檔案收集整理的規(guī)范和檔案的有效利用等方面實(shí)施檢查考核，提升企業(yè)檔案工作水平，更好地為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理服務(wù)。

三、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)代背景下檔案管理人員要想更好地落實(shí)檔案管理工作，其在檔案管理過程中一定要更好地利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘、分析、處理、整合。并加強(qiáng)聯(lián)動(dòng)機(jī)制的建立、人員結(jié)構(gòu)的培養(yǎng)和軟件性能技術(shù)的提高。

參考文獻(xiàn)：

[1]黃燕燕.新時(shí)期如何創(chuàng)新國(guó)企檔案管理工作的若干思考[J].現(xiàn)代國(guó)企研究，2019 （2）.

[2]張幸.新時(shí)期企業(yè)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的途徑探討[J].企業(yè)改革與管理，2019 （1）：43.