事業(yè)單位檔案信息化管理路徑研究

田岳海

【摘 要】事業(yè)單位檔案管理工作較為復(fù)雜，而且對(duì)其管理質(zhì)量和利用效率有較高要求。文章首先對(duì)事業(yè)單位開展辦公室檔案信息化管理的必要性進(jìn)行分析，并研究當(dāng)前檔案信息化管理中的影響因素。在此基礎(chǔ)上，提出幾點(diǎn)開展信息化檔案管理的合理化建議，以期促進(jìn)事業(yè)單位辦公室檔案管理水平的提升。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位? ?辦公室檔案? ?信息化管理? ?合理化路徑

一、事業(yè)單位開展辦公室檔案信息化管理的必要性

信息化時(shí)代下，檔案資料逐漸向數(shù)字化形式轉(zhuǎn)化，在開展事業(yè)單位辦公室檔案管理工作的過程中，也需要以信息化技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)工作機(jī)制和方法進(jìn)行創(chuàng)新。事業(yè)單位開展辦公室檔案信息化管理的必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.提升檔案管理效率。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作模式下，檔案資料的搜集、整理和分類歸檔工作主要依靠人工操作完成，管理效率低下，而且容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。在事業(yè)單位辦公室檔案數(shù)量、類型不斷增加情況下，檔案管理工作的復(fù)雜性也明顯提升。需要依靠先進(jìn)的信息化技術(shù)手段，提高檔案管理工作效率，保證各項(xiàng)工作開展的及時(shí)性。

2.提升檔案管理安全性。紙質(zhì)檔案管理面臨的首要問題就是檔案資料的安全性問題，由于紙質(zhì)檔案本身容易丟失、損壞，在檔案轉(zhuǎn)移和利用的過程中，難以為其安全性提供保障。采取信息化管理手段，制作電子檔案，并對(duì)其進(jìn)行備份，可以從根本上解決檔案資料的安全問題。但是在檔案的信息化管理過程中，也存在網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)等方面的問題，需要不斷提高信息化管理能力，通過采用先進(jìn)的安全防護(hù)技術(shù)，為檔案存儲(chǔ)及調(diào)用安全提供保障。

3.提升檔案信息傳遞和利用效率。事業(yè)單位辦公室檔案是對(duì)辦公室各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，具有較高的分析利用價(jià)值。通過定期開展檔案分析工作，可以發(fā)現(xiàn)辦公室工作中存在的不足，進(jìn)而采取有針對(duì)性的改進(jìn)措施。通過采取信息化管理手段，可以有效提高檔案信息傳遞效率，并通過利用高效的信息檢索技術(shù)和分析處理技術(shù)，提高檔案利用效率，挖掘出更多有價(jià)值的信息。

二、事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理中的影響因素

在辦公室檔案管理工作環(huán)境的變化下，需要盡快完善辦公室檔案管理體制，注重管理技術(shù)方法的創(chuàng)新，從而真正發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢。但是從目前事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理的開展情況來看，仍存在以下幾方面影響因素：

1.主觀管理理念的影響。事業(yè)單位的辦公室檔案信息化管理，首先需要從管理理念上作出改變，樹立互聯(lián)網(wǎng)思維，加強(qiáng)檔案管理的聯(lián)動(dòng)性。許多檔案管理人員的管理意識(shí)較為落后，未主動(dòng)加強(qiáng)檔案管理及信息反饋工作，導(dǎo)致檔案管理整體效率較低。

2.信息化建設(shè)投入的影響。在事業(yè)單位辦公室檔案的信息化管理建設(shè)發(fā)展過程中，由于信息化建設(shè)投入不足，許多系統(tǒng)和設(shè)備得不到及時(shí)更新，功能性較為落后，難以滿足當(dāng)前大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案管理工作需求。

3.管理工作方法的影響。辦公室檔案管理對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平有較高要求，在信息化發(fā)展過程中，檔案管理人員還需要具備較強(qiáng)的信息操作技能。但是許多事業(yè)單位的檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)存在老化問題，對(duì)新知識(shí)技能的接受較慢，仍采取傳統(tǒng)方法開展檔案管理工作，容易增加檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。

4.部門溝通合作機(jī)制的影響。辦公室檔案管理工作需要各個(gè)部門人員的參與，檔案信息數(shù)據(jù)的產(chǎn)生也來自于多個(gè)部門。由于各部門之間缺乏溝通合作意識(shí)，工作協(xié)調(diào)性不足，也容易對(duì)檔案管理工作的正常開展產(chǎn)生影響。

三、事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理的合理化路徑

1.創(chuàng)新事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理理念。事業(yè)單位的辦公室檔案信息化管理，首先應(yīng)轉(zhuǎn)變管理理念，從電子檔案和網(wǎng)絡(luò)化管理的特點(diǎn)出發(fā)，把握好新時(shí)期的工作要點(diǎn)。在此方面“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”管理理念的提出，為事業(yè)單位改變辦公室檔案管理模式提供了新的途徑。通過構(gòu)建標(biāo)準(zhǔn)化的網(wǎng)絡(luò)檔案管理模式，可以打破辦公室開展檔案管理的時(shí)空局限性，同時(shí)實(shí)現(xiàn)管理資源的整合與優(yōu)化配置。信息時(shí)代下需要的辦公室檔案管理人才是同時(shí)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和信息化操作技能的復(fù)合型人才，針對(duì)許多事業(yè)單位內(nèi)部管理能力不足的問題，可以借助互聯(lián)網(wǎng)渠道，尋求知識(shí)和技術(shù)支持，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新工作。比如在開展辦公室檔案管理工作的過程中，可以通過遠(yuǎn)程視頻會(huì)議等形式，尋求專家的指導(dǎo)和幫助。在“互聯(lián)網(wǎng)+”模式下，還可以保證檔案管理的可追溯性，由系統(tǒng)自動(dòng)記錄檔案管理過程，實(shí)現(xiàn)透明化管理。因此，事業(yè)單位在開展辦公室檔案信息化管理的過程中，應(yīng)做好相關(guān)宣傳和培訓(xùn)工作，促進(jìn)檔案管理工作人員及時(shí)創(chuàng)新工作理念，與時(shí)俱進(jìn)，利用先進(jìn)的信息技術(shù)手段，提高檔案管理技術(shù)水平。

2.加強(qiáng)辦公室檔案信息化管理建設(shè)投入力度。信息化管理軟硬件技術(shù)水平的落后，是制約事業(yè)單位辦公室檔案管理創(chuàng)新的主要因素之一。許多事業(yè)單位在信息化建設(shè)過程中，存在一次性投入現(xiàn)象。即購入信息化設(shè)備后，不重視其維護(hù)管理和后期的升級(jí)換代。而信息技術(shù)的更新速度非?？?，包括計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)關(guān)設(shè)備等的產(chǎn)品更新周期可以以月計(jì)。落后的設(shè)備難以為新技術(shù)的應(yīng)用提供支持，導(dǎo)致事業(yè)單位辦公室檔案管理水平仍然較為落后。因此，在積極轉(zhuǎn)變檔案信息化管理理念的過程中，也需要合理規(guī)劃信息化建設(shè)投資，建立長效投入計(jì)劃，從事業(yè)單位開展辦公室檔案管理的實(shí)際工作需求出發(fā)，確保信息化軟硬件設(shè)備能夠得到及時(shí)更新。在此方面，也需要利用前沿的信息技術(shù)手段，幫助辦公室檔案管理降低信息化成本投入。比如通過租用云端服務(wù)器，降低硬件設(shè)備投入及服務(wù)器維護(hù)成本。此外也可以依靠設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)智能化水平較高的檔案管理系統(tǒng)，減少人工操作，從而降低檔案管理的人工成本。在此情況下，能夠有效提升辦公室檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)辦公室檔案信息化建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

3.開展檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)推動(dòng)工作方法創(chuàng)新。針對(duì)現(xiàn)階段事業(yè)單位辦公室檔案管理的方法落后問題，應(yīng)在更新軟硬件技術(shù)設(shè)備的同時(shí)，及時(shí)開展檔案管理人員培訓(xùn)活動(dòng)，幫助檔案管理人員盡快掌握新的檔案管理技能。針對(duì)目前事業(yè)單位還未完全實(shí)現(xiàn)檔案電子化管理的情況，一方面應(yīng)加快電子檔案建設(shè)進(jìn)程，另一方面應(yīng)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案管理的有效銜接，減少管理漏洞，確保各類檔案歸檔的及時(shí)性。在開展檔案人員培訓(xùn)工作時(shí)，也需要引進(jìn)新的檔案管理方法論，積極關(guān)注于國內(nèi)外相關(guān)領(lǐng)域的研究成果，借鑒成熟的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，促進(jìn)檔案管理工作方法的創(chuàng)新。同時(shí)應(yīng)與檔案管理隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)、學(xué)歷結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，及時(shí)補(bǔ)充學(xué)歷水平較高、具有一定工作經(jīng)驗(yàn)的中青年管理人才。在開展檔案信息化管理工作的過程中，應(yīng)定期組織工作交流活動(dòng)，總結(jié)可行的管理方法，并結(jié)合事業(yè)單位戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，對(duì)辦公室檔案管理工作作出適應(yīng)性的改變，充分為相關(guān)部門工作的開展提供支持。此外，也需要關(guān)注于檔案信息化管理存在的風(fēng)險(xiǎn)問題，提前部署計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，確保檔案資料的安全性。

4.建立檔案管理信息反饋考核機(jī)制促進(jìn)部門溝通。為切實(shí)提升事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理的部門聯(lián)動(dòng)性，應(yīng)從制度建設(shè)出發(fā)，完善檔案管理工作的信息反饋機(jī)制和考核機(jī)制，確保檔案信息化管理工作的規(guī)范化、系統(tǒng)化開展。在基于網(wǎng)絡(luò)的辦公室檔案管理工作模式下，各部門分別負(fù)責(zé)檔案信息的采集和傳遞工作，然后由檔案管理人員進(jìn)行整理和歸檔，并統(tǒng)一采取數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)和管理模式。在此情況下，檔案管理工作的開展需要得到各部門人員的積極配合。應(yīng)通過明確劃分檔案管理責(zé)任，構(gòu)建信息反饋機(jī)制，及時(shí)反映檔案管理工作的開展情況。對(duì)于檔案資料不全、拖延歸檔的部門及人員，需要采取相應(yīng)的懲罰措施。通過制定檔案管理工作考核機(jī)制，對(duì)其具體工作開展效果進(jìn)行跟蹤評(píng)價(jià)，然后與績效管理掛鉤，確保檔案管理責(zé)任能夠得到充分落實(shí)。在各部門人員之間的積極配合和良好溝通下，可以進(jìn)一步提升辦公室檔案管理工作效率，降低檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。在此基礎(chǔ)上，充分發(fā)揮檔案資料的利用價(jià)值，促進(jìn)事業(yè)單位辦公水平的整體提升。

四、結(jié)語

綜上所述，目前事業(yè)單位的辦公室檔案信息化管理水平還有待提高。通過積極創(chuàng)新檔案管理工作理念、加大信息化建設(shè)投入、對(duì)工作方法和溝通機(jī)制進(jìn)行創(chuàng)新，能夠有效提升事業(yè)單位的辦公室檔案管理工作水平。最大化地發(fā)揮信息化管理技術(shù)的優(yōu)勢，促進(jìn)檔案管理安全性、管理效率和檔案信息利用率的提升。

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