機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作策略探究

張黎一

摘 要：當(dāng)前，我國檔案管理工作已經(jīng)從傳統(tǒng)模式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化模式。機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要掌握先進的技術(shù)手段，加強對檔案資料的管理，提高管理效率。數(shù)字化檔案管理所帶來的優(yōu)勢不言而喻，需深入了解數(shù)字化檔案管理的重要性，采取有效策略。

關(guān)鍵詞：機關(guān)事業(yè)單位;數(shù)字化;檔案管理

在機關(guān)事業(yè)單位各項工作中，檔案管理是重要的組成部分。檔案管理中資源眾多，關(guān)系到單位的發(fā)展。要積極改進檔案管理，為各項工作提供及時、有效的信息和資源，這樣方可指導(dǎo)工作順利進行。機關(guān)事業(yè)單位要高度重視數(shù)字化檔案管理，提高檔案管理效率。

一、數(shù)字化檔案概述

將傳統(tǒng)的檔案資料以掃描、攝影、多媒體等技術(shù)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案，并得到高效存儲，再通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息共享與管理，就是數(shù)字化檔案。數(shù)字化檔案一般要采用專業(yè)的軟件設(shè)備進行管理，方便工作人員隨時查閱、調(diào)用。數(shù)字化檔案通常會存儲在井然有序的信息庫之中，可以有效提高檔案管理工作效率。

二、數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢

（一）提高辦公自動化水平，減少資源浪費

在機關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作中，傳統(tǒng)的管理方式比較粗放，需要不斷增設(shè)人員，定期更新管理軟件和硬件設(shè)備，不僅會提高管理成本，還會影響檔案管理效率的提升。在數(shù)字化檔案管理模式下，檔案可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式，以數(shù)字化方式儲存在電腦中，便于隨時調(diào)取和使用，可以節(jié)省許多空間，降低管理成本，還能夠提高工作效率。

（二）保證檔案得到充分利用，資源隨時共享

數(shù)字化檔案通過先進技術(shù)的處理后，可以及時得到歸檔與存儲。機關(guān)事業(yè)單位對于檔案資料的應(yīng)用比較普遍，許多部門均需要通過調(diào)用、查詢相應(yīng)的檔案資料指導(dǎo)工作。數(shù)字化檔案管理可以為各部門隨時提供及時有效的信息，為決策提供相應(yīng)的參考依據(jù)。同時，數(shù)字化檔案管理可以實現(xiàn)資源共享，便于人們在不同時間、不同地點隨時使用和查閱信息。

（三）提高檔案管理水平，提高人員綜合素質(zhì)

數(shù)字化檔案管理可以有效提升機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理水平。由于檔案管理工作需要借助先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計算機設(shè)備，因此，檔案管理人員必須要有較高的素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，熟練使用網(wǎng)絡(luò)，正確操作計算機等設(shè)備，還要加強對設(shè)備的維護。隨著數(shù)字化檔案管理軟件不斷升級，檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)，與時俱進。

三、機關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理工作提升措施

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理意識，提高人員素質(zhì)

機關(guān)事業(yè)單位檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思想觀念，樹立數(shù)字化檔案管理意識，不斷創(chuàng)新檔案管理方法，積極學(xué)習(xí)新的知識和技能，保證自身知識結(jié)構(gòu)與時俱進，盡快適應(yīng)數(shù)字化檔案管理節(jié)奏，提高自身業(yè)務(wù)能力。檔案管理人員要具備創(chuàng)新能力和良好的綜合素質(zhì)，這就需要機關(guān)事業(yè)單位加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，加快檔案管理數(shù)字化建設(shè)，在提高數(shù)字化管理水平的同時，建立一批強大的檔案管理人才隊伍。

（二）完善檔案管理制度，完善數(shù)字化管理體制

機關(guān)事業(yè)單位若要加強數(shù)字化檔案管理，就要不斷完善管理制度，結(jié)合本單位的實際情況，積極應(yīng)用信息技術(shù)，保證本單位的檔案管理與時代同步。保證檔案的收集、整理、歸檔、錄入等環(huán)節(jié)操作規(guī)范，以嚴格的制度為依據(jù)，使檔案管理工作得到層層把關(guān)，并實現(xiàn)統(tǒng)一管理。進行檔案調(diào)閱時，要嚴格按照制度和要求，不得有泄密、遺失等問題。在健全制度的同時，要制定數(shù)字化檔案管理體制，結(jié)合本單位的工作情況和檔案管理特點，使該體制能夠方便檔案管理，提高管理效率。要明確各項制度，將制度有效結(jié)合，保障檔案使用安全，并得到保密。加強對文件集成檔案一體化建設(shè)，需以信息資源安全為前提，有效發(fā)揮出軟件和硬件的功效，提高辦公效率，避免信息數(shù)據(jù)出現(xiàn)丟失、篡改等問題。還要保證數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)安全，避免出現(xiàn)病毒感染、黑客入侵等問題，明確權(quán)限。

（三）確保文書與歸檔數(shù)字化，降低工作強度

在機關(guān)事業(yè)單位工作中，文書是一項基礎(chǔ)工作，加強文書管理，保證文書順利執(zhí)行，才會提高檔案管理水平。為滿足機關(guān)事業(yè)單位的需求，在處理文件時，就要提高批量處理效率，利用網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢提高文檔處理效果。工作人員在輸入稿件時，為進一步節(jié)省文檔保存與歸檔時間，要將文檔的審核、修改與、改正、歸檔等一系列工作統(tǒng)一管理，以數(shù)字化方式降低工作人員的工作強度，提高工作效率。

（四）提高安全防護技術(shù)，及時更新軟硬件

要進一步提高安全防護技術(shù)，保證數(shù)字檔案的安全。數(shù)字檔案主要利用網(wǎng)絡(luò)和計算機設(shè)備進行存儲，因此，其安全必須要得到保證，否則一旦遭到黑客、病毒的攻擊與入侵，就會給機關(guān)事業(yè)單位的各項工作造成不利的影響。因此，必須要結(jié)合實際情況，安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻，或者限制訪問權(quán)限;定期更新數(shù)據(jù)庫與病毒庫，做好文件、檔案的備份工作，一旦發(fā)生意外，也不會導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料丟失。加強軟件與硬件的更新和建設(shè)，提高技術(shù)水平，實現(xiàn)對檔案資源的有效利用與共享。機關(guān)事業(yè)單位在重視數(shù)字化檔案管理建設(shè)的基礎(chǔ)之上，要加強對軟硬件的定期維護和檢查，了解其是否存在問題，及時更新，提高檔案的利用率與使用安全。除了數(shù)字化檔案之外，還要加強對傳統(tǒng)檔案的管理，這樣就可以起到雙保險作用，使數(shù)字化檔案管理更有保障。

綜上所述，機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作十分重要，為了方便各項工作順利開展，為各部門提供有效的檔案信息，保證工作效率，就要加強檔案管理數(shù)字化建設(shè)。隨著時代的不斷發(fā)展，機關(guān)事業(yè)單位要高度重視數(shù)字化檔案管理的地位和必要性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平，使其掌握先進的技術(shù)，能夠適應(yīng)數(shù)字化檔案管理所帶來的各項挑戰(zhàn)。嚴格遵守各項制度，保障檔案安全，使其能夠更好地服務(wù)于機關(guān)事業(yè)單位各項工作。

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