大數(shù)據(jù)環(huán)境下科研管理流程優(yōu)化研究

聶 迪

(黑龍江省科學(xué)院大慶分院，黑龍江 大慶 163319)

良好的科研管理能夠使科研成果更高效、準(zhǔn)確地展現(xiàn)，為社會(huì)做出有益的貢獻(xiàn)?？蒲袉挝蛔裱藗鹘y(tǒng)的客觀管理流程，但效率難以提升，缺乏激勵(lì)性，甚至滋生了學(xué)術(shù)不端現(xiàn)象。在大數(shù)據(jù)信息技術(shù)的推動(dòng)下，科研管理模式發(fā)生了改變。為更好地發(fā)揮大數(shù)據(jù)的作用，需要對流程進(jìn)行改造。

1 科研管理流程

科研管理的主體是科研工作者、科研單位管理人員及上級部門等?？蒲泄芾淼闹饕鞒淌巧霞壊块T先下達(dá)項(xiàng)目申請通知，科研單位在收到通知后進(jìn)行內(nèi)部篩選，確定項(xiàng)目及研究人員，科研人員則對資料進(jìn)行整理，準(zhǔn)備好申請書，科研單位收集項(xiàng)目申請書，并呈交給上級主管部門，上級主管部門審批成功后，進(jìn)入項(xiàng)目中期，即項(xiàng)目實(shí)施階段，項(xiàng)目完成后申請驗(yàn)收報(bào)告，并召開驗(yàn)收的論證會(huì)，最終結(jié)束項(xiàng)目?？蒲泄芾砹鞒叹哂袑蛹壥絺鬟f的特點(diǎn)，由上級部門主導(dǎo)、科研單位管理者承接、科研人員負(fù)責(zé)具體工作。

2 科研管理流程存在的問題

項(xiàng)目前期存在信息共享程度低的情況。上級的指示可能無法及時(shí)下達(dá)，即使能夠在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)傳遞到位，也可能無法將上級的精神完全理解透徹，容易存在誤區(qū)。科研人員無法將自己的想法有效地反饋上報(bào)，存在溝通問題。在這種情況下，科研人員申請的項(xiàng)目和材料都可能非最佳選擇，容易導(dǎo)致項(xiàng)目申請落選。

項(xiàng)目中期缺乏有效控制?？茖W(xué)研究最重要的是項(xiàng)目的研究階段，現(xiàn)有的管理體系沒有對研究階段進(jìn)行充分地管理，只是給以相應(yīng)的時(shí)間，等待科研工作人員完成工作。科研項(xiàng)目的開展中，有很多問題需要與上級管理人員進(jìn)行溝通，探討是否符合預(yù)計(jì)的方向，是否出現(xiàn)差錯(cuò)，是否需要中斷研究等。因?yàn)槿狈τ行У臏贤?，使得科學(xué)研究效率低下，而科研人員的精力與時(shí)間、科研經(jīng)費(fèi)也被大量浪費(fèi)。

科研管理后期過于簡化?？蒲泄芾砣狈τ行У乜刂坪托畔贤?，所以科研成果的實(shí)踐性較差，難以有效地轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，出現(xiàn)了高成本、低產(chǎn)出的問題。

目前，很多科研單位依然采用傳統(tǒng)模式進(jìn)行科研管理工作，缺乏有效的信息溝通和數(shù)據(jù)整合，隨著大數(shù)據(jù)信息化技術(shù)的迅速發(fā)展，亟需改變。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境對科研管理工作的積極作用

大數(shù)據(jù)技術(shù)是指依托數(shù)據(jù)收集和數(shù)據(jù)篩選，對海量的數(shù)據(jù)進(jìn)行多層次地分析，找出內(nèi)部規(guī)律，對傳統(tǒng)的管理工作進(jìn)行指導(dǎo)。大數(shù)據(jù)的技術(shù)環(huán)境對科研管理工作有一定的積極作用?？梢岳么髷?shù)據(jù)技術(shù)判斷新申報(bào)的項(xiàng)目是否有創(chuàng)新性和經(jīng)濟(jì)可行性，對于缺乏創(chuàng)新性、經(jīng)濟(jì)性的項(xiàng)目，在項(xiàng)目初始階段進(jìn)行過濾。管理者可以積極地利用大數(shù)據(jù)的方法，對項(xiàng)目開展中的情況進(jìn)行有效分析，對項(xiàng)目進(jìn)展的各個(gè)階段是否合理和符合預(yù)期進(jìn)行判斷，以做出應(yīng)對措施。利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目篩選與監(jiān)督，可使科研工作者對項(xiàng)目有更清醒地認(rèn)知，應(yīng)優(yōu)化科研管理流程，使其滿足時(shí)代的要求。

4 科研管理流程的創(chuàng)新建議

4.1 改進(jìn)流程的全局性與銜接性

目前，科研管理流程在銜接性和全局性方面存在問題，要從全局的角度對流程進(jìn)行改造，理順各個(gè)事務(wù)的順序和內(nèi)在關(guān)系，對每個(gè)環(huán)節(jié)的必要性和可替代性進(jìn)行總結(jié)分析，并進(jìn)行重新組合和設(shè)計(jì)。

要對信息進(jìn)行合理地收集、存儲(chǔ)和共享，使所有的單位、部門、負(fù)責(zé)人及一線科研人員都能夠根據(jù)自身的需求進(jìn)行信息的輸出和輸入，進(jìn)行總結(jié)和分析。為提升工作效率，避免冗余的流程，需要建成扁平化的流程路線。應(yīng)從全局角度對流程進(jìn)行優(yōu)化，基于系統(tǒng)性的理念對科研流程進(jìn)行梳理，保證各個(gè)環(huán)節(jié)的順暢。

4.2 增強(qiáng)信息的有效溝通

科研管理流程中存在信息溝通難的問題，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，應(yīng)采用多種途徑來加強(qiáng)信息的溝通力度。

項(xiàng)目開展前期，即上級部門下達(dá)通知、科研單位收集材料進(jìn)行申報(bào)時(shí)期，因?yàn)樾畔贤ú涣Γ沟没鶎涌蒲泄ぷ髡唠y以理解上級指示精神，所以反饋信息也有可能無法有效理解。應(yīng)建立無障礙信息溝通模式，使上級部門的意見能夠充分地通過文件、音頻、視頻的方式傳達(dá)給科研人員，能夠隨時(shí)隨地地溝通。

在項(xiàng)目開展中期，應(yīng)建立科研項(xiàng)目的實(shí)時(shí)監(jiān)督機(jī)制，這種機(jī)制是基于信息數(shù)據(jù)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)的。目前，各類科研項(xiàng)目進(jìn)展都可以利用統(tǒng)計(jì)學(xué)方式來體現(xiàn)，因此項(xiàng)目進(jìn)展可以通過數(shù)據(jù)來呈現(xiàn)，科研人員利用數(shù)據(jù)、圖片、視頻等方式反饋項(xiàng)目情況，使管理者能夠?qū)崟r(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展，如果項(xiàng)目出現(xiàn)意外情況，則可及時(shí)采取措施。

在項(xiàng)目開展后期，要利用數(shù)據(jù)技術(shù)對項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)性、實(shí)踐性及其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力的效果與程度等進(jìn)行分析，得出準(zhǔn)確的結(jié)果，為項(xiàng)目的轉(zhuǎn)化提供最佳的適配方向，使項(xiàng)目能夠獲得最大的利潤。

4.3 加強(qiáng)大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用

利用現(xiàn)代化數(shù)據(jù)收集與存儲(chǔ)方式，建立溝通計(jì)劃，確定數(shù)據(jù)的保存、溝通、匯報(bào)、文件格式、數(shù)據(jù)維護(hù)等，并確定工作人員對數(shù)據(jù)內(nèi)容、范圍、時(shí)間段的管理。建議利用數(shù)據(jù)信息流的方式，進(jìn)行基于項(xiàng)目的專題研討、培訓(xùn)以及交流會(huì)議。

在具體科研項(xiàng)目的管理上，基于科研單位的性質(zhì)及科研方向，建立具有大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息收集和篩選系統(tǒng)，對于單個(gè)項(xiàng)目，選定合適的關(guān)鍵詞，面向全網(wǎng)收集研究現(xiàn)狀和報(bào)告，對即將開展的項(xiàng)目的可行性進(jìn)行及時(shí)有效地判斷。同時(shí)對所管轄的科研單位，要對項(xiàng)目涉及的所有人員的基本信息進(jìn)行整理，同時(shí)對學(xué)科、部門、專業(yè)等進(jìn)行匯總。

4.4 完善科研管理信息系統(tǒng)

要進(jìn)一步完善科研管理信息系統(tǒng)，使科研管理的各個(gè)流程和環(huán)節(jié)得以實(shí)現(xiàn)，基于傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)流程，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)的收集和分析，并融入到各個(gè)流程之中，一方面使流程更加科學(xué)合理，另一方面也有助于科研管理的精準(zhǔn)化。

5 科研管理流程的優(yōu)化效果

項(xiàng)目前期，科研單位的管理人員以及具有申請意向的一線科研人員，都可以以在線不間斷、無障礙交流的方式，準(zhǔn)確獲得上級指示，及時(shí)反饋不能充分理解的內(nèi)容，對信息進(jìn)行咨詢，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地的溝通。項(xiàng)目申請書及相關(guān)材料可基于信息系統(tǒng)的智能性進(jìn)行初步篩查，避免申請資料的不足問題。項(xiàng)目中期實(shí)現(xiàn)了過程控制，包括質(zhì)量控制、進(jìn)度控制、產(chǎn)學(xué)研促進(jìn)管理等，開展實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)監(jiān)控，在流程中融入驗(yàn)收、論文發(fā)表、學(xué)術(shù)會(huì)議、專家交流、企業(yè)聯(lián)合等。項(xiàng)目后期，通過項(xiàng)目驗(yàn)收通知和報(bào)告，完成項(xiàng)目鑒定會(huì)議、項(xiàng)目成果轉(zhuǎn)化和成果申報(bào)評獎(jiǎng)工作。

6 結(jié)語

科研管理流程比較簡單，但也存在著諸多問題，在大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)迅速發(fā)展的背景下，亟需進(jìn)行流程改革。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅能夠?qū)⒘鞒虄?yōu)化，也促使科研管理工作在各個(gè)環(huán)節(jié)上更加科學(xué)合理，有效地提升了管理效率。