信息化環(huán)境下檔案管理與服務(wù)模式創(chuàng)新研究

李亞菲

關(guān)鍵詞：信息化環(huán)境;檔案管理;服務(wù)模式創(chuàng)新

一、企業(yè)檔案管理創(chuàng)新在實際經(jīng)營中的意義

現(xiàn)階段，企業(yè)在經(jīng)營過程中十分注重創(chuàng)新。管理創(chuàng)新不僅是當(dāng)下信息化時代的需求，也是檔案工作保持生命力的基礎(chǔ)和動力。檔案管理工作需要做到開拓創(chuàng)新，注重與企業(yè)發(fā)展相結(jié)合，在進行檔案管理時應(yīng)用改革創(chuàng)新的思維，使得檔案與當(dāng)前信息化時代相契合。

1.1檔案管理創(chuàng)新是發(fā)展檔案事業(yè)的工具和手段

通過檔案管理創(chuàng)新，相關(guān)工作人員能夠牢牢把握檔案工作過程中的各種改變，包括主觀條件、客觀條件的改變以及檔案工作隊伍人員調(diào)整變化等，將其有效轉(zhuǎn)化為檔案事業(yè)進步的工具和機遇，從而推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展和進步。

1.2檔案管理創(chuàng)新能夠提升檔案工作人員的整體素質(zhì)

想要進行檔案管理的創(chuàng)新，相關(guān)工作人員首先需要提升自身的業(yè)務(wù)水平，通過學(xué)習(xí)相關(guān)科學(xué)技術(shù)來提升自身的創(chuàng)新能力，同時，通過進行檔案的管理創(chuàng)新，又能夠同時提升自身的工作能力，并豐富自身的工作經(jīng)驗，為之后更高難度的檔案管理工作打下基礎(chǔ)。

1.3管理創(chuàng)新帶有學(xué)術(shù)研究性質(zhì)

任何事物的管理創(chuàng)新均具有學(xué)術(shù)性質(zhì)，檔案管理創(chuàng)新工作也不例外，檔案管理創(chuàng)新有效結(jié)合了管理學(xué)、經(jīng)濟學(xué)以及統(tǒng)計學(xué)等多項學(xué)科，通過對其進行管理創(chuàng)新，能夠找到最科學(xué)的管理規(guī)律，結(jié)合之前的成功管理經(jīng)驗，為檔案管理事業(yè)的發(fā)展開辟新的思路和方法。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新過程中存在的問題

2.1在信息資源開發(fā)方面

當(dāng)前，我國企業(yè)的信息資源開發(fā)工作僅僅局限于目錄錄入以及信息化的初級加工，信息資源的深度遠遠不夠。同時，企業(yè)的數(shù)據(jù)庫檢索以及檔案信息的數(shù)字化普及程度不高，導(dǎo)致企業(yè)花費了大量的資金進行信息資源的相關(guān)建設(shè)，但是卻沒有真正發(fā)揮其作用，實現(xiàn)企業(yè)資源的信息化。

2.2在信息利用需求方面

現(xiàn)階段，我國接大部分企業(yè)在進行現(xiàn)有檔案管理時仍然采用傳統(tǒng)的被動管理手段，改革也是一種被動狀態(tài)下的改革。企業(yè)的檔案管理意識淡薄，服務(wù)意識低下，使得整個企業(yè)的數(shù)據(jù)資源利用率低下，利用模式較為單一。同時，企業(yè)的專業(yè)檔案管理以及信息提取人員缺乏，不能實現(xiàn)檔案信息的第一時間錄入以及數(shù)據(jù)信息的共享，整個企業(yè)的檔案管理進展速度緩慢且檔案管理質(zhì)量不高。

2.3制度建設(shè)方面

當(dāng)前，企業(yè)在進行電子檔案管理時尚未建立完善的電子檔案管理制度和管理方案，使得電子檔案的管理以及歸檔是沒有完善的制度可以遵循的，導(dǎo)致在實際進行檔案管理工作時經(jīng)常出現(xiàn)重復(fù)建設(shè)的情況。

2.4管理機制方面

企業(yè)檔案管理在管理機制方面存在的主要問題是檔案管理的動力不足，尚未建立完善的檔案評價機制、反饋機制以及員工激勵機制，同時，對于企業(yè)人才的選拔以及培養(yǎng)機制還不明確，導(dǎo)致檔案工作的開展動力不足，檔案工作人員的工作積極性不強。

三、加強企業(yè)檔案管理改革創(chuàng)新的有效措施

3.1信息資源整合

當(dāng)前，企業(yè)檔案管理存在的主要問題便是信息資源的利用率不高，造成信息資源的浪費，同時，信息較為匱乏且信息管理系統(tǒng)建設(shè)不注重效率。在當(dāng)前大數(shù)據(jù)普及的時代，用戶更加希望通過查詢檔案信息獲得多角度、多層次的信息資源。為了切實滿足用戶的實際需求，提升檔案部門的數(shù)據(jù)查詢效率，企業(yè)需要將信息技術(shù)應(yīng)用其中，有效整合企業(yè)現(xiàn)有的信息資源，顯著提升信息查詢的效率，減少由于長時間查詢造成的市場流失和經(jīng)濟消耗。利用信息技術(shù)進行信息資源的整合，能夠形成一個成規(guī)模的資源池，從而更好的進行數(shù)據(jù)資源的利用，從而結(jié)合這些信息進行資源的開發(fā)、預(yù)測，將大數(shù)據(jù)技術(shù)充分的發(fā)揮。

3.2改變服務(wù)模式

檔案工作主要是為了給用戶提供更好的信息化服務(wù)，現(xiàn)階段，我國絕大部分企業(yè)的檔案服務(wù)模式仍然是傳統(tǒng)的被動模式，造成這一現(xiàn)象的主要原因首先是由于企業(yè)數(shù)字化資源數(shù)量較少，且保存的質(zhì)量較低，無法借助全文檢索的方式來進行信息的查詢;其次，企業(yè)檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平較低，無法為檔案服務(wù)模式的進步提供動力和支持。因此，想要實現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作的進步，需要從以下幾個方面入手：第一，工作人員要改變傳統(tǒng)的工作理念，將傳統(tǒng)的被動工作方式變?yōu)橹鲃映鰮簦訌娕c數(shù)據(jù)需求人員之間的溝通交流，深入了解數(shù)據(jù)需求人員的工作和需求，制定個性化的檔案查詢服務(wù)。同時，還需要建立反饋機制，對享受服務(wù)的人員進行詢問，了解其對檔案查詢服務(wù)的不滿并加以改進。第二，需要改變檔案管理的服務(wù)模式。在了解需求者的實際需求后，可以定期向檔案利用者進行相關(guān)信息的推送，使得信息利用者產(chǎn)生對檔案部門的依賴性，將利用人員將檔案部門當(dāng)作數(shù)據(jù)查閱庫這一傳統(tǒng)觀念進行改變。第三，檔案部門需要改變檔案信息資源的提供方式。簡化信息內(nèi)容，讓信息需求者能夠第一時間發(fā)現(xiàn)其所需要的答案。

四、結(jié)語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在各大行業(yè)都得到了廣泛的應(yīng)用，在檔案管理行業(yè)也是如此。信息化環(huán)境下，檔案管理工作需要不斷的加強創(chuàng)新，并結(jié)合企業(yè)實際情況進行信息整合，從而改變服務(wù)模式，為企業(yè)的正常運作和快速發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。