如何提高檔案管理科學(xué)化水平

李秀芝

摘 要：檔案是最基礎(chǔ)的社會信息資源，其主要作用在于記載各種生產(chǎn)生活信息。提高檔案管理科學(xué)化水平是新時期檔案工作的重要課題，是提升國家文化軟實力的需要，也是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的必然選擇，對于推動檔案管理規(guī)范化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化具有重要意義。本文就檔案管理科學(xué)化水平的提高進(jìn)行了闡述，著重探討了提高檔案管理水平的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學(xué)化；措施建議

在當(dāng)前的社會發(fā)展中，隨著國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，各項工作中檔案管理的重要性越來越明顯，檔案工作已經(jīng)成為影響人們生活和工作方方面面的大事件，這都對新時期檔案管理工作提出了更高要求，同時，提高檔案管理科學(xué)化水平也是推動檔案管理工作與時俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展的重大課題。

一、提高科學(xué)化水平是檔案管理的時代要求

檔案的科學(xué)化管理從本質(zhì)分析就是以科學(xué)理論為指導(dǎo)，采用科學(xué)的技術(shù)手段和方法對檔案進(jìn)行管理和控制，推動檔案管理規(guī)范化、制度化、信息化，最大限度地提高檔案管理的質(zhì)量和效益。目前檔案管理工作已經(jīng)成為一種重要的信息資源的反饋模式，也是各種單位政策和經(jīng)營模式調(diào)整的主要依據(jù)。面對檔案管理任務(wù)越來越重、信息服務(wù)功能越來越強(qiáng)的新形勢，提高檔案管理科學(xué)化水平的要求日益緊迫。

1.提高檔案管理科學(xué)化水平是順應(yīng)信息化發(fā)展趨勢的需要。

隨著我國國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展步伐的不斷加快，互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)等要求不斷普及，其在應(yīng)用的過程中對于各種工作來說也逐漸得到了提高?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)特別是信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛運用，極大豐富了檔案管理的載體、渠道和樣式，給檔案的收集、館藏及應(yīng)用和傳播等都帶來了深刻變革，系統(tǒng)化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化已成為檔案管理的重要發(fā)展趨勢。特別是《中華人民共和國政府信息公開條例》的頒布實施，賦予了公眾更多的檔案知情權(quán)，也賦予了檔案管理更大的社會責(zé)任，這對檔案管理方式創(chuàng)新、信息資源建設(shè)以及服務(wù)功能提升，都提出了更高的要求。

2.提高檔案管理科學(xué)化水平是推動檔案工作健康發(fā)展的需要。

目前我國的檔案管理工作已日益完善，其范圍由小到大，門類較為齊全，但與新形勢和新任務(wù)相比，檔案管理工作依然面臨許多亟待解決的矛盾和問題，主要表現(xiàn)為：一是檔案管理手段比較陳舊，信息化建設(shè)水平相當(dāng)落后。檔案管理的整體現(xiàn)代化水平還比較低，許多檔案管理還停留在傳統(tǒng)的手工模式上，檔案管理的軟件開發(fā)與應(yīng)用也往往落后于現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，存在檔案檢索效率不高等問題，網(wǎng)絡(luò)信息安全還存在隱患和漏洞。二是從業(yè)人員素質(zhì)有待提高。目前雖然從上至下有了一支穩(wěn)定發(fā)展的檔案管理隊伍，但與形勢發(fā)展的要求相比，仍不同程度地存在著思想觀念落后、創(chuàng)新能力不強(qiáng)、高層次人才缺乏等諸多問題，個別地區(qū)的單位還存在著人崗不符的現(xiàn)象（即專業(yè)的檔案管理人員不在檔案管理崗位上），這些問題、現(xiàn)象制約了檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。三是管理制度不盡完善。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化體系還沒有真正建立起來，特別是一些基層單位，沒有形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量要求，同時也缺乏嚴(yán)格的責(zé)任追究和獎懲體系，一些檔案在管理上存在著卷宗混亂、檔號無序等問題。針對這些問題，就需要不斷提高檔案管理水平，從而推動檔案管理工作進(jìn)一步發(fā)展。

二、提高檔案管理科學(xué)化水平的有效方法

提高科學(xué)化水平，必須深入研究和把握檔案管理工作的規(guī)律，以科學(xué)務(wù)實的態(tài)度，積極推進(jìn)工作創(chuàng)新，努力探索有效方法。

一是找準(zhǔn)定位。檔案工作是為中心工作服務(wù)的，只有自覺把檔案工作融入中心，緊緊圍繞中心工作開展，才能真正有所作為。要注重學(xué)習(xí)貫徹黨的路線方針政策，注重把握形勢的發(fā)展變化，注重研究單位的實際情況，及時了解中心工作的要求，善于從全局的角度考慮和謀劃檔案管理工作，切實增強(qiáng)政治意識、大局意識和責(zé)任意識，在抓好常規(guī)性檔案管理的同時，注重調(diào)整和把握階段性工作重點，增強(qiáng)工作的針對性和實效性。

二是推進(jìn)轉(zhuǎn)變。即推動檔案管理在功能上由館藏型向利用型轉(zhuǎn)變，在手段上由傳統(tǒng)型向科技型轉(zhuǎn)變，在服務(wù)上由封閉型向開放型轉(zhuǎn)變，在資源上由數(shù)量型向質(zhì)量型轉(zhuǎn)變。檔案工作基本的要求是建好管好檔案，保障檔案安全，但管理的目的在于利用，如何把“死檔案”變成“活信息”，最大限度地發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟(jì)效益，是新時期檔案管理工作的重要任務(wù)。檔案管理要善于從浩如煙海的檔案資料中“淘金”，發(fā)現(xiàn)價值，充分挖掘有益的東西。同時，現(xiàn)在的檔案工作已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、實體檔案管理為主變?yōu)閿?shù)字化檔案管理為主，檔案工作的科技化、信息化水平越來越高，這要求我們必須強(qiáng)化科技意識，重視檔案管理信息化建設(shè)，對傳統(tǒng)的工作模式和載體手段進(jìn)行根本性改造，要加強(qiáng)數(shù)字信息資源建設(shè)，積極推動管理技術(shù)的自主創(chuàng)新，注重相關(guān)軟件的開發(fā)和應(yīng)用，建立功能完備、技術(shù)先進(jìn)的檔案信息綜合管理系統(tǒng)、檢索系統(tǒng)和服務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)管理手段的科技轉(zhuǎn)變。其次，新時期檔案工作的覆蓋面更寬，受眾面更廣，體現(xiàn)出更強(qiáng)的社會性、全民性和公益性，檔案利用不再局限于工作考察和學(xué)術(shù)研究，建立覆蓋廣大人民群眾的檔案資源體系和方便人民群眾的檔案利用體系是近幾年來檔案工作的一個重要內(nèi)容。檔案事業(yè)只有走出去，聯(lián)系于社會，植根于大眾，服務(wù)于現(xiàn)實，才能有廣闊的發(fā)展空間。

三、提高檔案管理科學(xué)化水平的保障體系

提高檔案管理科學(xué)化水平是一項系統(tǒng)工作，既需要在組織領(lǐng)導(dǎo)上加大力度，強(qiáng)化舉措，也需要在思想觀念、制度建設(shè)、能力素養(yǎng)等方面有新的提升，從而形成完整的保障體系。簡要來說就是做好以下幾點：一是強(qiáng)化科學(xué)發(fā)展和服務(wù)的觀念，充分發(fā)揮好檔案信息資源服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的作用。二是完善相應(yīng)制度體系，建立良性運行機(jī)制。把檔案工作從資料收集、整理、管理和應(yīng)用等環(huán)節(jié)規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。三是提高檔案管理隊伍的整體素質(zhì)，重視人才的培養(yǎng)和引進(jìn)。

總之，提高檔案管理科學(xué)化水平的工作任重道遠(yuǎn)，需要多方努力，持續(xù)發(fā)力！

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