淺談如何做好企業(yè)檔案工作的交接

呂龍梅

摘要：企業(yè)檔案工作的交接是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，但是企業(yè)沒(méi)有引起足夠重視，出現(xiàn)不少問(wèn)題，本文就企業(yè)檔案工作交接存在的主要問(wèn)題并提出了解決措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案工作;交接

企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。其中檔案工作的交接是企業(yè)檔案工作的一個(gè)重要基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，它影響著檔案工作質(zhì)量水平。因此，做好檔案工作的交接對(duì)檔案的安全完整和企業(yè)檔案工作的連續(xù)性顯得尤為重要。

一、企業(yè)檔案工作交接存在的主要問(wèn)題

（一）制度方面的問(wèn)題。企業(yè)檔案工作規(guī)章不健全不完善，缺乏檔案工作責(zé)任追究制度和檔案工作交接方面的可操作性的規(guī)定和制度。在沒(méi)有規(guī)章制度的情況下，檔案工作交接往往依靠老檔案人員的綜合素養(yǎng)來(lái)決定交接內(nèi)容。部分企業(yè)雖然也建立了完善的檔案工作交接管理程序，但是企業(yè)往往只關(guān)注形式，并沒(méi)有關(guān)注其具體實(shí)施的效果，嚴(yán)重影響了檔案的安全完整以及檔案的真實(shí)性，也間接的影響了檔案工作交接的質(zhì)量。

（二）人員方面的問(wèn)題。一是分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員還是監(jiān)交人員，對(duì)檔案工作交接都不夠重視，造成交接工作不及時(shí)、不規(guī)范。二是檔案人員的綜合素養(yǎng)問(wèn)題，使得檔案人員在收集、整理、保管、利用等方面檔案工作不到位，在工作交接時(shí)害怕工作存在的問(wèn)題暴露出來(lái)，搞保留交接。個(gè)別檔案人員從心理上不愿意把自己的工作經(jīng)驗(yàn)和竅門分享出來(lái)，在交接時(shí)有所保留，有意回避重要事項(xiàng)和關(guān)鍵問(wèn)題。三是新檔案人員沒(méi)有經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案工作不熟悉，交接工作前也沒(méi)有做好準(zhǔn)備工作，不清楚交什么、接什么、查什么，也看不出問(wèn)題，更找不出問(wèn)題。

（三）交接方面的問(wèn)題。很多企業(yè)往往只重視檔案實(shí)體的交接，不重視整個(gè)檔案工作包括收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等工作的交接。如果檔案人員忽視了檔案工作交接中的重要內(nèi)容和基本要求。容易使檔案工作前后脫節(jié)，工作細(xì)節(jié)和經(jīng)驗(yàn)得不到合理傳承，直接影響企業(yè)檔案工作的順利開(kāi)展。

二、解決檔案工作交接問(wèn)題的有效措施

（一）完善企業(yè)檔案工作規(guī)定和制度。企業(yè)檔案工作規(guī)定，是企業(yè)根據(jù)國(guó)家檔案法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)管理模式和企業(yè)實(shí)際，制定的檔案工作管理方面的綱領(lǐng)性的制度，也是諸項(xiàng)制度中最重要的制度。完善檔案工作規(guī)定是確保檔案工作的重要前提，企業(yè)應(yīng)將檔案工作交接納入企業(yè)檔案工作規(guī)定，明確規(guī)定檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)的要求，同時(shí)制定詳細(xì)的具有操作性的切實(shí)可行的檔案工作交接和監(jiān)督細(xì)則，明確檔案工作交接相關(guān)人員的崗位職責(zé)，檔案工作交接和監(jiān)交的具體內(nèi)容、范圍，交接程序、監(jiān)交規(guī)定和要求。企業(yè)還應(yīng)完善檔案工作責(zé)任追究制度，明確責(zé)任追究的范圍、對(duì)象、內(nèi)容、方式、處理辦法等，使相關(guān)崗位人員，都能夠在具體操作上遵循規(guī)定，做到有章可循、有法可依、手續(xù)嚴(yán)謹(jǐn)、責(zé)任明確，從而保證檔案工作的連續(xù)性，維護(hù)檔案的完整與安全。

（二）重視檔案工作的交接。一是領(lǐng)導(dǎo)要重視。檔案工作交接是企業(yè)檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的重視，把檔案工作交接擺上重要議事日程和工作程序，在檔案人員離崗或調(diào)離工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案工作交接手續(xù)的檔案人員不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知和辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位。二是檔案工作交接相關(guān)人員要重視。第一、交接雙方對(duì)檔案工作交接要有全面、正確的認(rèn)識(shí)，熟悉檔案工作交接有關(guān)規(guī)定和要求。交方除了檔案實(shí)體移交外還需將檔案工作中各環(huán)節(jié)的操作方法、步驟，經(jīng)驗(yàn)、需要注意的事項(xiàng)等進(jìn)行移交，同時(shí)把自已對(duì)工作的熱愛(ài)、認(rèn)真負(fù)責(zé)的精神感染給接方，為接方樹立榜樣。第二，交方做好交接的準(zhǔn)備工作。交方應(yīng)按檔案年度和各類型檔案目錄對(duì)室藏檔案進(jìn)行一次清查，分門類、分載體，逐卷逐件核實(shí);對(duì)外借檔案及時(shí)進(jìn)行催還;未整理的零散文件、歸檔材料進(jìn)行登記造冊(cè)后有序存放。并將各類檔案管理臺(tái)賬、檔案目錄、檔案借閱登記簿、檔案移交接收登記簿、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案匯編、檔案工作中所有記錄等按要求做好交接清冊(cè)。第三、檔案監(jiān)交人員要認(rèn)真履行職責(zé)，堅(jiān)持原則，按規(guī)定程序辦理。交接雙方在監(jiān)交人員的監(jiān)督之下認(rèn)真做好移交、接收工作，做到帳物相符、手續(xù)齊全。并在交接文據(jù)上注明交接時(shí)間、地點(diǎn)和監(jiān)交人、移交人、接收人的姓名職務(wù)及移交清冊(cè)、頁(yè)數(shù)等。交接工作結(jié)束之后，移交人、接收人、監(jiān)交人應(yīng)在移交文據(jù)上簽字蓋章，以示對(duì)交接工作負(fù)責(zé)。

（三）提升檔案人員的綜合素養(yǎng)。要做好檔案工作的交接，確保檔案工作的質(zhì)量和檔案的安全完整，企業(yè)檔案人員必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素養(yǎng)，要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務(wù)素養(yǎng)，要具備檔案專業(yè)知識(shí)，熟悉檔案相關(guān)的法律法規(guī)和所保管的檔案內(nèi)容及操作流程;三是文化素養(yǎng)，要有較高的相關(guān)文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，提高綜合處理問(wèn)題的能力。四是高尚的職業(yè)道德修養(yǎng)。五是敏銳的工作能力和觀察能力，能獨(dú)立處理工作中出現(xiàn)的一些問(wèn)題。同時(shí)企業(yè)也應(yīng)重視新進(jìn)檔案人員的思想教育和檔案業(yè)務(wù)的培訓(xùn)工作。

總之，企業(yè)要保持檔案人員相對(duì)穩(wěn)定，才有利于檔案工作的穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展，人員調(diào)動(dòng)頻繁不利于檔案人員學(xué)習(xí)掌握檔案專業(yè)知識(shí)和操作技能，不利于企業(yè)檔案工作的連續(xù)性和健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]《企業(yè)檔案工作規(guī)范》實(shí)施指南.

[2]王俊華.企業(yè)檔案交接工作需要注意的幾個(gè)問(wèn)題[J].東方企業(yè)文化，2015.