如何提升企業(yè)辦公室的工作效率

菅培才

摘要：本文主要分析了企業(yè)辦公室的工作職能，根據(jù)此來提出一些提高企業(yè)辦公室工作效率的方法策略，主要由企業(yè)辦公室的企業(yè)文化，減輕企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)擔(dān)以及行政辦公處理這三方面內(nèi)容具體提出優(yōu)化策略，以期為相關(guān)研究人員提供參考價(jià)值。同時(shí)，通過創(chuàng)新方法的實(shí)施，提高企業(yè)辦公室的工作效率。

關(guān)鍵詞：企業(yè);辦公室;辦公職能;工作效率;優(yōu)化策略

辦公室作為企業(yè)的綜合管理部門，其工作內(nèi)容較為復(fù)雜多樣，是企業(yè)日常行政事務(wù)順利進(jìn)行的基礎(chǔ)保障，因而可以影響企業(yè)的后續(xù)發(fā)展。但目前我國(guó)大多數(shù)企業(yè)普遍存在工作者素質(zhì)不高、分工模糊、工作積極性不高、工作壓力大、責(zé)任心有待加強(qiáng)等問題。因此，如何提高企業(yè)辦公室工作效率是目前首要解決的問題。

一、企業(yè)辦公室的職能

首先，企業(yè)辦公室可以代表一個(gè)企業(yè)的文化內(nèi)涵，一個(gè)良好的企業(yè)辦公室文化會(huì)營(yíng)造一種健康的工作環(huán)境和學(xué)習(xí)環(huán)境，有利于企業(yè)內(nèi)部各部門人員提高工作效率。其次，企業(yè)辦公室還作為一個(gè)服務(wù)部門為企業(yè)內(nèi)所有員工服務(wù)，不乏包括領(lǐng)導(dǎo)層。它可以幫助員工收發(fā)文件、采購(gòu)物資，還可以為員工組織活動(dòng)，以此使職工放松心情，緩解壓力，提高員工素養(yǎng)。并且，企業(yè)辦公室作為一個(gè)連接基層部門與領(lǐng)導(dǎo)層之間的關(guān)鍵樞紐，還可以為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層提供基層信息，輔助領(lǐng)導(dǎo)做出正確的決定與合理的建議。

企業(yè)辦公室職能較為復(fù)雜，其管理職能較類似于行政、教育部門的辦公室。以下是對(duì)上述三個(gè)職能的具體闡述。

（一）企業(yè)辦公室屬于企業(yè)行政辦公處理機(jī)構(gòu)

雖說企業(yè)辦公室職能復(fù)雜，但主要還是以處理企業(yè)日常行政事務(wù)為主，維系基層人員與企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員之間的聯(lián)系是其第一要?jiǎng)?wù)。這項(xiàng)工作內(nèi)容主要包括將企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策傳達(dá)給下屬部門以及全體員工，并及時(shí)更新基層人員的信息與事務(wù)，將此反饋給企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層或是管理層，以此保證管理人員合理地制定決策，保證工作人員可以盡快地將決策附以實(shí)踐，提高公司整體的工作效率。因?yàn)槠髽I(yè)辦公室在日常工作中與基層部門聯(lián)系較多，所以高效地分類企業(yè)信息，監(jiān)督管理基層員工的日常工作并及時(shí)解決工作問題也屬于企業(yè)辦公室的工作內(nèi)容。

（二）企業(yè)辦公室輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的工作

在上文中提到，企業(yè)辦公室是基層人員與領(lǐng)導(dǎo)層之間的聯(lián)系樞紐，因此，企業(yè)辦公室在一定程度上承擔(dān)著減輕企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)工作負(fù)擔(dān)的職能。由于基層員工數(shù)量較多，基礎(chǔ)工作內(nèi)容較為豐富，所以對(duì)于基層員工的信息處理以及基層事務(wù)分類是一個(gè)較為龐大的工程。如果將這些工作內(nèi)容交由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層完成，可能會(huì)在一定程度上提高決策的合理性，但更多地卻是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)增加工作負(fù)擔(dān)，不利于領(lǐng)導(dǎo)層高效地制定方案。故此，企業(yè)辦公室可以緩解企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員的工作壓力，提高工作效率。

（三）企業(yè)辦公室是企業(yè)文化的代表“人物”

企業(yè)的文化制度由領(lǐng)導(dǎo)層建立，而該制度的第一執(zhí)行者是辦公室。在企業(yè)的文化制度頒布之后，首先需要企業(yè)辦公室實(shí)踐。其次，企業(yè)辦公室要作為基層部門的監(jiān)督者，負(fù)責(zé)管理基層人員對(duì)該制度的落實(shí)。良好的企業(yè)文化對(duì)于企業(yè)的社會(huì)效益有巨大的幫助，因?yàn)槠髽I(yè)文化是向公眾展示該企業(yè)內(nèi)涵的一個(gè)很好的平臺(tái)，大多數(shù)人對(duì)于企業(yè)的管理水平與人員素質(zhì)的評(píng)估均從企業(yè)文化入手，所以，構(gòu)建優(yōu)秀的企業(yè)文化具有重要意義。

二、提高企業(yè)辦公室工作效率的策略

（一）勤學(xué)善思，提供超前服務(wù)

現(xiàn)在是一個(gè)知識(shí)經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的時(shí)代，各種思維、舉措、技術(shù)和方式的更新速度快到讓人咋舌。因此，處于如此重要地位的辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，提升自身的理論水平與業(yè)務(wù)能力，及時(shí)更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，主要是與企業(yè)相關(guān)的政治理論、現(xiàn)代科技與法律法規(guī)等內(nèi)容，與此同時(shí)，必須要注重理論與實(shí)踐的結(jié)合，努力做到學(xué)以致用。只有通過學(xué)習(xí)來更替自身陳舊的知識(shí)內(nèi)容以及不合時(shí)宜的思維方式，才可以為企業(yè)其他人員提供超前服務(wù)。

（二）雷厲風(fēng)行，加快工作節(jié)奏

在新時(shí)代的背景下，企業(yè)各部門均要圍繞中心工作勵(lì)精圖治，務(wù)實(shí)高效。辦公室工作也只有自覺的適應(yīng)這種新的要求，靈活且快速地轉(zhuǎn)變工作方式和工作作風(fēng)，加快工作節(jié)奏，提高工作效率。辦公室工作要切忌辦事拖拉，作風(fēng)疲沓，時(shí)間觀念不強(qiáng)這三大問題，切實(shí)做到今日事今日畢，急事集辦，特事特辦。并且對(duì)于新精神、新文件、新經(jīng)驗(yàn)、新做法與新方法的學(xué)習(xí)與引進(jìn)要做到快中快，時(shí)刻印在腦海。

（三）綜合協(xié)調(diào)，樹立全局觀念

一再?gòu)?qiáng)調(diào)，企業(yè)辦公室的協(xié)調(diào)工作是其主要的工作內(nèi)容。因此，辦公室一定要綜合全局，協(xié)調(diào)各基礎(chǔ)部門工作，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人員把控全局，以保證政令通暢。辦公室的工作內(nèi)容較為復(fù)雜，多方面且多層次，這就要求辦公室在處理基層信息，安排管理各項(xiàng)工作時(shí)，一定要注意全局意識(shí)的樹立。妥善地處理好各部門之間的工作關(guān)系以及公共關(guān)系，以確保各部門的工作有序、高效地執(zhí)行。腳踏實(shí)地，從全局出發(fā)，兼顧當(dāng)下與未來的效益，有利于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

（四）分清主次，工作有條不紊

辦公室承擔(dān)著大量的辦文辦會(huì)工作，內(nèi)容較為瑣碎，工作人員很容易被動(dòng)的陷入一種應(yīng)付差事的局面。因此，這就需要辦公室在工作時(shí)善于對(duì)事情作出比較，抓住工作重點(diǎn)，結(jié)合個(gè)人特點(diǎn)來安排工作，做到有條不紊。企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃、重要決策的部署與實(shí)施以及對(duì)突發(fā)事件的處理等，此類內(nèi)容均屬工作重點(diǎn)，需要辦公室集中人力、財(cái)力與物力率先解決，以保證日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

（五）強(qiáng)化服務(wù)，態(tài)度決定一切

辦公室服務(wù)態(tài)度的好壞會(huì)影響著公眾對(duì)于企業(yè)形象的評(píng)估。因此，辦公室的工作人員一定要滿懷熱情，積極主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)、各部門與基層服務(wù)。除此之外，還需要注意的是，在接待來人來訪時(shí)，更要面帶微笑，認(rèn)真地為來客服務(wù)。在優(yōu)化員工服務(wù)態(tài)度的同時(shí)，還應(yīng)該根據(jù)企業(yè)辦公室的中心工作，不斷地更新服務(wù)理念、改進(jìn)服務(wù)方式、強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)以及拓寬服務(wù)領(lǐng)域。認(rèn)真將服務(wù)工作做到事無巨細(xì)，確保工作效果。

（六）與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新工作思路

辦公室工作的重要意義不言而喻，可以將其定位成企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的“發(fā)動(dòng)機(jī)”。因此，必須保證“發(fā)動(dòng)機(jī)”要與時(shí)俱進(jìn)，超越傳統(tǒng)的思維方式以及習(xí)慣性做法，以一種嶄新的姿態(tài)迎接新形勢(shì)對(duì)企業(yè)的挑戰(zhàn)。要主動(dòng)地做出改革，而非陷入被動(dòng)的局面。辦公室工作人員一定要將創(chuàng)新的思維融入到日常工作當(dāng)中，并且注重對(duì)成功事例進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)與歸納，以此建立更加有調(diào)理的工作規(guī)范。

（七）積極學(xué)習(xí)，提高團(tuán)隊(duì)素質(zhì)

辦公室工作人員肩負(fù)著重大的責(zé)任，其應(yīng)該具備較高的政治理論水平、文字綜合能力、組織協(xié)調(diào)能力和較為豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，只有這樣才能勝任這一具有挑戰(zhàn)性的工作崗位。因此，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)做到以下三點(diǎn)：

1.樹立終生學(xué)習(xí)的理念。根據(jù)工作要求，不斷更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)。

2.養(yǎng)成勤于思考的習(xí)慣。由于辦公室需要不斷地與基層人員與領(lǐng)導(dǎo)人員進(jìn)行溝通，所以在此過程中勤于思考對(duì)話內(nèi)容與信息，有助于其他人員對(duì)于復(fù)雜問題的理解。

3.勇于在實(shí)踐中增長(zhǎng)才干。企業(yè)辦公室的綜合性較強(qiáng)，工作內(nèi)容涵蓋多個(gè)領(lǐng)域，辦公室工作人員應(yīng)當(dāng)充分利用此優(yōu)勢(shì)，在各領(lǐng)域?qū)嵺`當(dāng)中增長(zhǎng)才干。

三、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)辦公室是企業(yè)行政業(yè)務(wù)管理的重要組成部分，工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。因此，企業(yè)辦公室要不斷地從各方面完善自身建設(shè)，才能夠提升企業(yè)辦公室的工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]宮明月.論如何提升企業(yè)辦公室的工作效率[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2017 （16）：5420-5420.

[2]牛媛媛，李迪，趙蕾等.企業(yè)辦公室工作效率提升策略探討[J].文存閱刊，2017 （17）：174.

[3]劉琳.關(guān)于如何提高企業(yè)辦公室工作效率探討[J].企業(yè)文化（中旬刊），2016 （11）：153.

[4]文軍.提升企業(yè)辦公室管理水平的策略研究[J].中外企業(yè)文化（下旬刊），2014 （12）：90-90.

[5]鐘國(guó)喜.如何提高企業(yè)辦公室工作效率[J].建筑工程技術(shù)與設(shè)計(jì)，2016（33）：2061.